Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) regelt seit 2020, wie elektronische Kassensysteme in Deutschland vor Manipulation geschützt werden müssen. Das Herzstück ist eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE), die jede Kassenbewegung unveränderbar speichert. Wer ein elektronisches oder computergestütztes Kassensystem nutzt, muss die Vorgaben der Kassensicherungsverordnung einhalten – sonst drohen Schätzungen, Hinzuschätzungen und Bußgelder im Rahmen von Betriebsprüfungen und Kassen-Nachschauen.
Was ist die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)?
Die Kassensicherungsverordnung ist eine bundesweit geltende Verordnung auf Basis von § 146a Abgabenordnung (AO). Ziel ist es, Manipulationen an elektronischen Aufzeichnungssystemen zu verhindern und Bargeldumsätze nachvollziehbar zu machen. Sie konkretisiert, wie Kassensysteme technisch auszugestalten sind und welche Daten zu sichern, zu speichern und vorzuhalten sind.
Die KassenSichV ergänzt die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) und die allgemeinen Buchführungspflichten. Sie gilt branchenübergreifend: Kassensystem Gastronomie, Einzelhandel, Handwerk, Dienstleistungen, Gesundheitswesen, Hotellerie, Transport, Franchisesysteme und viele weitere.
Rechtlicher Rahmen: KassenSichV, GoBD und § 146a AO
Für Unternehmen ist es wichtig, die Kassensicherungsverordnung im rechtlichen Gesamtzusammenhang zu sehen:
- § 146a AO: schafft den gesetzlichen Rahmen für elektronische Aufzeichnungssysteme und
technische Sicherheitseinrichtungen. - Kassensicherungsverordnung (KassenSichV): konkretisiert die Anforderungen an TSE, Datenaufbewahrung,
Belegausgabe und digitale Schnittstelle. - GoBD: regeln die Ordnungsmäßigkeit, Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und
Vollständigkeit aller steuerlich relevanten Daten.
In der Praxis bedeutet das: Ihr Kassensystem muss GoBD-konform sein und zugleich alle technischen Vorgaben der Kassensicherungsverordnung erfüllen – vor allem die Anbindung einer zertifizierten TSE sowie die Bereitstellung der einheitlichen digitalen Schnittstelle für die Finanzverwaltung.
Kernanforderungen der Kassensicherungsverordnung im Überblick
Die Kassensicherungsverordnung legt im Wesentlichen vier Pflichtbereiche fest:
- Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) für jede elektronische Kasse
- Belegausgabepflicht für jeden Geschäftsvorfall
- Digitale Schnittstelle für den Datenzugriff durch die Finanzverwaltung (DSFinV‑K)
- Aufbewahrung und Export der Kassendaten in auswertbarer Form
| Pflichtbereich | Was verlangt die Kassensicherungsverordnung? | Praxisrelevanz |
|---|---|---|
| TSE | Jedes elektronische Aufzeichnungssystem muss mit einer zertifizierten TSE gesichert sein. | Hardware-, Stick- oder Cloud‑TSE je nach Kassensystem. |
| Belegausgabe | Für jeden Umsatz ist ein Beleg zu erstellen und dem Kunden anzubieten. | Beleg kann papierhaft oder elektronisch sein. |
| Digitale Schnittstelle | Datenbereitstellung nach DSFinV‑K für Prüfungen und Kassen-Nachschauen. | Schneller, standardisierter Export für die Finanzverwaltung. |
| Aufbewahrung | Unveränderbare Speicherung, maschinelle Auswertbarkeit, i. d. R. 10 Jahre. | GoBD-gerechte Archivierung aller Kassenvorgänge. |
Kassensicherungsverordnung & TSE: Was ist eine technische Sicherheitseinrichtung?
Der wichtigste Baustein der Kassensicherungsverordnung ist die technische
Sicherheitseinrichtung (TSE). Sie besteht typischerweise aus drei Komponenten:
- einem sicheren Speichermedium,
- einer Sicherheitsmodul-Logik (Signatur) und
- einer einheitlichen digitalen Schnittstelle.
Jede Kassenbewegung (Bons, Stornos, Trainings, Pfandbuchungen, Kassensturz etc.) wird über die TSE protokolliert, signiert und mit laufender Transaktionsnummer versehen. So ist eine lückenlose und nachträglich nicht manipulierbare Dokumentation gewährleistet.
Arten von TSE-Lösungen
In der Praxis haben sich drei Kassensystem-Arten etabliert:
- Hardware-TSE (z. B. USB-Stick, SD-Karte): Wird direkt an die Kasse angeschlossen
oder ins Kassenterminal integriert. - Cloud-TSE: Die Sicherung erfolgt über einen zertifizierten Cloud-Dienst. Vor allem bei
verteilten Standorten, Filialsystemen und Cloud-Kassensystemen relevant. - Integrierte TSE im Kassensystem: Der Kassenanbieter stellt die TSE-Funktionalität als
gemanagte Lösung bereit (häufig als monatliches Abo).
Alle TSE-Varianten müssen vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert sein. Zertifikate sind zeitlich befristet; Unternehmen müssen rechtzeitig für Updates oder Austausch sorgen.
Kassensicherungsverordnung: Belegausgabe, Meldepflicht & Datenexport
Neben der TSE-Anbindung schreibt die Kassensicherungsverordnung weitere organisatorische Pflichten vor:
Belegausgabepflicht
- Für jeden Geschäftsvorfall ist ein Beleg zu erstellen.
- Der Beleg muss bestimmte Pflichtangaben enthalten (z. B. Datum, Uhrzeit, Transaktionsnummer,
Betrag, Steuersätze, TSE-Informationen). - Der Kunde muss den Beleg angeboten bekommen, ist aber nicht verpflichtet, ihn mitzunehmen.
- Belege dürfen elektronisch (z. B. per QR‑Code, E‑Mail, Wallet) ausgegeben werden – eine nachhaltige Alternative zum Papierbon.
Meldepflichten und DSFinV‑K
Die KassenSichV sieht ursprünglich eine Meldung elektronischer Kassensysteme beim Finanzamt vor. Die technische Umsetzung wurde allerdings mehrfach verschoben. Unabhängig davon müssen Sie:
- Ihr Kassensystem inklusive TSE bei der Einrichtung sauber dokumentieren (Hersteller, Version, Seriennummern).
- Daten nach der DSFinV‑K (Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme)
exportieren können.
Moderne Kassensysteme wie Tillhub, ready2order, LocaFox, REA oder Lightspeed stellen standardisierte Exportfunktionen bereit, sodass Betriebsprüfer die Kassendaten bei Kassen-Nachschau oder Außenprüfung direkt maschinell auswerten können.
Kassensicherungsverordnung: Ausnahmen – wer ist nicht betroffen?
Die Kassensicherungsverordnung gilt nur für elektronische oder computergestützte Kassensysteme.
Es gibt daher einige Ausnahmen:
- Offene Ladenkasse (z. B. einfache Geldschublade ohne elektronische Aufzeichnung):
keine TSE-Pflicht, aber strenge Anforderungen an Kassenbericht und tägliche Kassenzählung. - Bestimmte Sonderfälle im öffentlichen Bereich, bei Automaten oder in Branchen mit
speziellen Regelungen – hier ist eine Einzelfallprüfung durch den Steuerberater sinnvoll. - Altsysteme ohne Aufrüstbarkeit: Wenn eine zertifizierte Bestätigung vorliegt, dass ein
Gerät technisch nicht TSE-fähig ist, konnten Übergangsregelungen greifen (siehe nächster Abschnitt).
Wichtig: Auch wenn Sie unter eine Ausnahme der Kassensicherungsverordnung fallen, gelten die GoBD und allgemeinen Aufzeichnungspflichten weiter. Kassenführung bleibt prüfungsrelevant.
Kassensicherungsverordnung: Übergangsfristen & Fristen zur Umstellung
Die Einführung der Kassensicherungsverordnung und der TSE-Pflicht erfolgte schrittweise, da viele Unternehmen ihre Kassensysteme anpassen oder austauschen mussten. Besonders relevant waren:
- 01.01.2020: grundsätzlicher Start der TSE-Pflicht.
- Übergangsfrist 2020/2021: In vielen Bundesländern galt eine sogenannte
Nichtbeanstandungsregelung, wenn die TSE-Nachrüstung nachweislich bestellt war. - Verlängerte Fristen für Cloud-TSE: Da Zertifizierungen und technische Lösungen
teilweise verspätet verfügbar waren, wurden Übergangsfristen mehrfach angepasst.
Seit 2023/2024 ist die TSE-Pflicht im Regelbetrieb. Unternehmen, die noch nicht umgestellt haben, bewegen sich in einem steuerlich hoch riskanten Bereich. Neue Kassensysteme müssen von Anfang an KassenSichV- und TSE-konform sein. Für 2025/2026 sind keine allgemeinen Übergangsfristen mehr zu erwarten – nur in technischen Einzelfällen (z. B. TSE-Endzertifizierung) können noch Übergangs- und Austauschfristen greifen.
Wer ist von der Kassensicherungsverordnung betroffen?
Betroffen sind grundsätzlich alle Unternehmen, die ein elektronisches Aufzeichnungssystem zur Erfassung von Bargeldumsätzen einsetzen, darunter insbesondere:
- Restaurants, Cafés, Bars, Imbisse, Foodtrucks, Lieferdienste
- Einzelhandel, Filialisten, Boutiquen, Kioske, Bäckereien, Metzgereien
- Hotels, Pensionen, Hostels
- Handwerk und Dienstleister mit stationärem oder mobilem Verkauf
- Arztpraxen, Apotheken, Physiotherapien (sofern elektronische Kassen genutzt werden)
- Freizeit- und Kulturangebote mit Ticketverkauf, Sportanlagen, Fitnessstudios
Für Konzerne, Systemgastronomie und Franchises spielt neben der Einhaltung der Kassensicherungsverordnung vor allem die einheitliche Umsetzung über alle Standorte und ein zentrales Compliance-Management eine Rolle.
Typische Fehler bei der Umsetzung der Kassensicherungsverordnung
In der Praxis treten immer wieder ähnliche Probleme auf, die Sie vermeiden sollten:
- Kassensystem ohne gültige TSE im Einsatz (z. B. abgelaufenes Zertifikat, nicht angeschlossene TSE, Fehlkonfiguration).
- Fehlende oder unvollständige Belege – Pflichtangaben zur TSE oder zu Steuersätzen fehlen.
- Datenexport nicht möglich oder nicht im DSFinV‑K-Format.
- Unklare Dokumentation der eingesetzten Kassen und TSEs (Seriennummern, Standorte,
Austauschhistorie). - Gemischte Systeme: Einige Filialen oder mobile Geräte TSE-konform, andere nicht.
Eine regelmäßige interne Kassenprüfung und die Zusammenarbeit mit einem steuerlich versierten Berater helfen, diese Risiken frühzeitig zu erkennen.
So setzen Sie die Kassensicherungsverordnung in Ihrem Betrieb um – Schritt für Schritt
- Bestandsaufnahme: Welche Kassensysteme, mobilen Kassen, Apps und Standorte nutzen Sie?
Existieren offene Ladenkassen? - Rechtliche Bewertung: Fallen alle Systeme unter die Kassensicherungsverordnung oder
gelten Ausnahmen? - TSE-Strategie festlegen: Hardware‑TSE, Cloud‑TSE oder vollständig integriertes System –
insbesondere bei mehreren Filialen und mobiler Nutzung. - Geeignetes Kassensystem auswählen: Prüfen Sie, ob das System TSE-, GoBD- und
KassenSichV-konform ist und DSFinV‑K-Exporte unterstützt. - Implementierung & Schulung: Einrichtung der TSE, Konfiguration der Belege, Schulung der Mitarbeitenden in Bedienung und Kassenführung.
- Dokumentation: Anlagenverzeichnis, TSE-Daten, Bedienungsanleitungen, Protokolle von Updates und TSE-Wechseln sauber ablegen.
- Laufende Kontrolle: regelmäßige Kassenstürze, Test-Exporte und Prüfung der TSE-Statusmeldungen.
Kassensicherungsverordnung & moderne Kassensysteme
Statt bestehende Altsysteme aufwendig nachzurüsten, entscheiden sich viele Unternehmen für ein modernes,
cloudbasiertes Kassensystem mit integrierter TSE. Beispiele:
- Tillhub: Cloud-Kasse mit Multichannel-Funktionen, ideal für Einzelhandel und Filialisten.
- ready2order: flexible, offline-fähige Lösung, beliebt in der Gastronomie und bei mobilen Betrieben.
- LocaFox: Omnichannel-Lösung mit Online-Shop-Anbindung für stationäre Händler und KMU.
- REA: robuste Touchkasse mit integrierter Warenwirtschaft für Handel und Dienstleister.
- Sides / Simply Delivery: Spezialist für Lieferdienste und Franchise-Systemgastronomie.
- Smartkasse24: modular und preiswert, insbesondere für kleine Betriebe und Start-ups.
- Lightspeed: Premium-Lösung für Systemgastronomie und große Betriebe mit zentraler Steuerung.
Über unsere Plattform Kassensystem-Experten können Sie TSE-konforme Kassensysteme vergleichen und
Angebote einholen, die zu Ihrer Branche, Unternehmensgröße und Digitalstrategie passen.
Fazit
Die Kassensicherungsverordnung ist mehr als eine lästige Pflicht: Sie schafft klare, einheitliche Standards für Kassenführung und Datensicherheit. Unternehmen, die jetzt auf ein modernes, TSE-konformes Kassensystem setzen, minimieren steuerliche Risiken, beschleunigen Betriebsprüfungen und gewinnen zugleich Transparenz über ihre Umsätze und Filialen.
Wenn Sie Ihre Kasse noch nicht vollständig an die Kassensicherungsverordnung angepasst haben oder ein neues System planen, sollten Sie strukturiert vorgehen und Lösungen vergleichen, statt sich auf Insellösungen oder veraltete Hardware zu verlassen.
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Häufige Fragen zur Kassensicherungsverordnung
Die Kassensicherungsverordnung regelt, wie elektronische Kassensysteme gegen Manipulation zu sichern sind.Sie schreibt den Einsatz einer zertifizierten TSE, die Belegausgabepflicht, die digitale Schnittstelle DSFinV‑K sowie Anforderungen an Speicherung und Export der Kassendaten vor.
Nein, offene Ladenkassen fallen nicht unmittelbar unter die Kassensicherungsverordnung und müssen keine TSE einsetzen. Allerdings gelten weiterhin die GoBD und strenge Anforderungen an die tägliche Kassenführung (z. B. Kassenbericht, Kassensturz). Manipulationen oder formale Mängel können auch hier zu Hinzuschätzungen führen.
Bei einer Kassen-Nachschau oder Betriebsprüfung kann das Finanzamt die Kassenführung als formell nicht ordnungsgemäß bewerten. Die Folge sind Hinzuschätzungen, Steuernachzahlungen und potenziell Bußgelder. Spätestens seit Ablauf der Übergangsfristen wird Nichtkonformität in der Regel nicht mehr toleriert.
Achten Sie auf eine zertifizierte TSE, DSFinV‑K-Export, GoBD-Konformität und eine klare Herstellerdokumentation. Über unabhängige Vergleichsplattformen wie kassensystem-experten.de können Sie TSE-konforme Kassensysteme verschiedener Anbieter vergleichen und Angebote einholen, die zu Ihrer Branche und Unternehmensgröße passen.
