Ein Kassensystem ist die Gesamtheit aus Kassenhardware und Kassensoftware, mit der Unternehmen Verkäufe erfassen, Zahlungen abwickeln, gesetzeskonforme Belege erstellen und betriebswirtschaftliche Auswertungen durchführen. Moderne Kassensysteme sind deutlich mehr als eine Registrierkasse: Sie verbinden Kasse, Warenwirtschaft, Buchhaltung, Zahlungsabwicklung und oft auch Online-Vertrieb in einer integrierten Lösung – GoBD- und TSE-konform nach aktueller KassenSichV.
Was ist ein Kassensystem? Kurz & präzise erklärt
Ein Kassensystem (Point-of-Sale-System, POS-System) ist ein digitales Verkaufssystem, das folgende Kernaufgaben erfüllt:
- Erfassung von Verkäufen und Dienstleistungen
- Abwicklung von Bar- und Kartenzahlungen
- Automatische Erstellung und Archivierung von Belegen
- Gesetzeskonforme Aufzeichnung aller Kassiervorgänge (GoBD, KassenSichV, TSE)
- Auswertungen, Berichte und Übergabe an Buchhaltung/Steuerberatung
Technisch besteht ein Kassensystem aus Hardware (z. B. Tablet, Touchkasse, Bondrucker, Kartenlesegerät) und einer Kassensoftware, die diese Komponenten steuert und die Daten verarbeitet. In vielen Branchen ist ein elektronisches Kassensystem heute faktisch Standard – nicht nur wegen der gesetzlichen Anforderungen, sondern auch aus Effizienz- und Controllinggründen.
Aufbau eines Kassensystems: Hardware und Software
Hardware-Komponenten eines Kassensystems
Zur typischen Kassenhardware gehören:
- Kassenterminal: PC, Touchscreen-Kasse, Tablet oder Smartphone als zentrales Bediengerät
- Bondrucker: Druck von gesetzeskonformen Kassenbelegen
- Kassenschublade: Sichere Aufbewahrung von Bargeld
- Kartenterminal: EC- und Kreditkarten, kontaktloses und mobiles Bezahlen
- Scanner: Barcodescanner oder Handscanner für Artikel- und Warenerfassung
- Kundendisplay (optional): Anzeige von Preisen, Summen und Werbebotschaften
Kassensoftware: Das Herz des Systems
Die Kassensoftware steuert alle Abläufe am Point of Sale. Je nach System können Sie:
- Artikel, Warengruppen und Preise verwalten
- Mitarbeiterrechte und Bediener anlegen
- Rabatte, Gutscheine und Aktionen abbilden
- Tagesabschlüsse, Z-Bons und Kassenberichte erzeugen
- Daten GoBD-konform archivieren und an Steuerberatung/Buchhaltung übergeben
- Filialen, Online-Shop oder Lieferdienste anbinden
Moderne Kassensysteme arbeiten meist cloudbasiert: Daten werden zentral in einem Rechenzentrum gespeichert, Updates erfolgen automatisch, und Sie greifen von verschiedenen Standorten auf Berichte zu.
Gesetzliche Anforderungen an Kassensysteme (GoBD, KassenSichV, TSE)
In Deutschland unterliegen Kassensysteme strengen rechtlichen Vorgaben. Für Sie als Unternehmer ist entscheidend, dass Ihr System:
- GoBD-konform ist (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form)
- der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) entspricht über eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügt
Die GoBD fordern u. a. Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und zeitgerechte Erfassung aller Geschäftsvorfälle. Die KassenSichV konkretisiert dies für elektronische Aufzeichnungssysteme. Die TSE stellt sicher, dass jede Transaktion manipulationssicher protokolliert wird.
Bei einer Kassennachschau oder Betriebsprüfung müssen Sie Ihre Kassendaten in einem maschinell auswertbaren Format (z. B. DSFinV-K) bereitstellen. Ein modernes Kassensystem unterstützt Sie dabei automatisch – veraltete Registrierkassen ohne entsprechende Funktionen sind ein erhebliches Risiko.
Welche Kassensysteme gibt es? Typen & Varianten
Die Frage „Welche Kassensysteme gibt es?“ lässt sich nicht pauschal beantworten, denn der Markt ist vielfältig. Grundsätzlich lassen sich folgende Haupttypen unterscheiden:
| Kassensystem-Typ | Beschreibung | Typische Anwender |
|---|---|---|
| Registrierkasse | Einfache Kasse mit Grundfunktionen (Summieren, Bon-Druck), meist ohne umfangreiche Auswertungen | Kleine Betriebe mit geringem Funktionsbedarf |
| Elektronisches Kassensystem | Programmierbare Kasse mit Artikeln, Berichten und Schnittstellen, häufig stationär | Einzelhandel, kleinere Gastronomie |
| PC-/Touchkasse | Vollwertiges Kassensystem auf PC-Basis oder Touchterminal, oft mit Warenwirtschaft | Filialisten, Fachhandel, Systemgastronomie |
| Cloud-Kassensystem | Software läuft in der Cloud, Zugriff per Tablet, Browser oder App, automatische Updates | Start-ups, KMU, moderne Filialsysteme |
| Mobile Kassensysteme | Kassieren per Smartphone/Tablet, oft kombiniert mit mobilen Kartenterminals | Foodtrucks, Lieferdienste, Handwerker, Außendienst |
| Branchenspezifische POS-Systeme | Lösungen mit spezialisierten Funktionen (Tischpläne, Liefermodule, Rezepturen etc.) | Gastronomie, Hotellerie, Apotheken, Friseure |
Viele moderne Lösungen kombinieren mehrere dieser Typen, etwa Cloud-Kassensysteme mit stationärer Touchkasse und mobilen Endgeräten im Service.
Kassensystem-Einsatzorte: Wo werden Kassensysteme genutzt?
Das Neben-Keyword „Kassensystem Einsatzorte“ zielt auf die Frage, in welchen Branchen und Umgebungen Kassensysteme konkret eingesetzt werden. Typische Einsatzorte sind:
- Einzelhandel: Supermärkte, Fachgeschäfte, Boutiquen, Baumärkte, Kioske
- Gastronomie: Restaurants, Cafés, Bars, Imbisse, Foodtrucks, Systemgastronomie
- Hotellerie & Beherbergung: Hotels, Pensionen, Ferienanlagen mit Restaurant- oder Spa-Anbindung
- Gesundheitswesen: Apotheken, Sanitätshäuser, Optiker
- Handwerk & Dienstleistungen: Friseure, Kosmetikstudios, Werkstätten, Fitnessstudios, Reparaturdienste
- Mobil & Außendienst: Lieferdienste, Event-Verkauf, Messe- und Festivalstände
- Öffentliche Einrichtungen: Museen, Schwimmbäder, kommunale Einrichtungen mit Eintritt oder Verkauf
Je nach Einsatzort unterscheiden sich die Anforderungen: Die Gastronomie benötigt z. B. Tisch- und Kursysteme, Küchenbons und Liefermodule; der Einzelhandel legt Wert auf Lagerverwaltung, Varianten und Inventur; Handwerksbetriebe brauchen oft mobile Kassen mit Leistungsnachweisen vor Ort.
Funktionen moderner Kassensysteme im Überblick
Unabhängig vom Einsatzort sollten Sie auf folgende Kernfunktionen achten:
- Verkauf & Bedienung: Schnelle Artikelbuchung, Rabattfunktionen, Stornorechte, Mischumsätze (Waren/Dienstleistungen)
- Zahlungsabwicklung: Bar, Giro-/Kreditkarte, kontaktlos, Mobile Payment, Rechnung, Gutscheine
- Beleg- & Fiskalfunktionen: Gesetzeskonforme Belege, TSE-Anbindung, Export der Kassendaten (z. B. DSFinV-K)
- Warenwirtschaft: Lagerbestände, Bestellvorschläge, Inventur, Lieferantenverwaltung
- Berichte & Controlling: Tages-, Wochen-, Monatsberichte, ABC-Analysen, Mitarbeiterumsätze
- Mitarbeiterfunktionen: Benutzerrechte, Zeiterfassung, Bedienerumsätze
- Schnittstellen: Finanzbuchhaltung, Steuerberatung, Online-Shop, Warenwirtschaft, CRM
- Cloud & Mobilität: Remote-Zugriff auf Kennzahlen, Filialsteuerung, mobile Endgeräte
Kassensystem vs. Registrierkasse: Wo liegt der Unterschied?
Um zu verstehen, was ein Kassensystem ist, hilft der Vergleich mit der klassischen Registrierkasse:
- Registrierkasse: Meist einfache, in sich geschlossene Kasse, begrenzte Programmierung, geringere Auswertungsmöglichkeiten, häufig keine oder nur eingeschränkte Schnittstellen. Rechtlich nur noch zulässig, wenn sie GoBD- und TSE-konform betrieben wird und nicht unter die „Altgeräte“-Ausnahme fällt.
- Modernes Kassensystem: Integrierte Lösung mit umfangreicher Software, Schnittstellen, Datenexport, Cloud-Funktionen und erweiterter Funktionalität bis hin zur Filial- und Omnichannel-Steuerung.
Für die meisten Unternehmen lohnt sich der Schritt zum Kassensystem, da Sie damit nicht nur rechtliche Risiken reduzieren, sondern auch organisatorische und betriebswirtschaftliche Vorteile erzielen.
On-Premise, Cloud oder Hybrid: Technische Betriebsmodelle
Neben der Frage „Was ist ein Kassensystem?“ sollten Sie auch verstehen, wie dieses technisch betrieben wird:
- On-Premise-Systeme: Software läuft lokal auf Ihrer Kasse oder Ihrem Server. Sie tragen Verantwortung für Updates, Datensicherung und Wartung.
- Cloud-Kassensysteme: Software und Daten liegen im Rechenzentrum des Anbieters; Sie greifen per Internet zu. Updates, Wartung und Backup übernimmt der Anbieter.
- Hybride Systeme: Kombination aus lokaler Kasse und Cloud-Backoffice, oft mit Offline-Funktion, wenn keine Internetverbindung vorhanden ist.
Cloud- und hybride Kassensysteme sind 2025/2026 in vielen Branchen Standard, da sie Filialsteuerung, mobiles Arbeiten und schnelle Anpassungen (z. B. bei Steuersätzen) erleichtern.
Beispiele für moderne Kassensystem-Anbieter
Die Wahl eines Anbieters hängt stark von Branche, Unternehmensgröße und Funktionsumfang ab. Einige typische Beispiele:
- Tillhub (ab ca. 29,80 €/Monat): Cloud-basiertes Kassensystem, stark im Einzelhandel und bei Filialisten, mit Multichannel-Funktionen.
- ready2order (ab ca. 34,90 €/Monat): Flexibel, offline-fähig, für Gastronomie und mobile Betriebe geeignet.
- LocaFox (ab ca. 39 €/Monat): Omnichannel-Lösung für stationäre Händler mit Online-Shop-Anbindung.
- REA (ab ca. 49,90 €/Monat): Robuste Touchkassen mit integrierter Warenwirtschaft, vor allem für Handel und Dienstleister.
- Sides/Simply Delivery (ab ca. 59 €/Monat): Spezialist für Lieferdienste und Franchise-Systeme in der Gastronomie.
- Smartkasse24 (ab ca. 29,99 €/Monat): Modulares, preiswertes System insbesondere für kleine Betriebe und Start-ups.
- LightSpeed (ab ca. 69 €/Monat): Premium-Cloudlösung mit integrierten Payment-Funktionen, für Systemgastronomie und größere Betriebe.
Über einen strukturierten Vergleich finden Sie heraus, welcher dieser oder anderer Anbieter fachlich und wirtschaftlich zu Ihrem Unternehmen passt.
Wie wählen Sie das passende Kassensystem aus?
Damit die Definition „Was ist ein Kassensystem?“ für Ihr Unternehmen konkret wird, sollten Sie systematisch vorgehen:
- Bedarf klären: Branche, Anzahl Arbeitsplätze/Filialen, benötigte Funktionen (z. B. Tischplan, Lager, Liefermodul, Gutscheine).
- Rechtliche Anforderungen prüfen: GoBD, KassenSichV, TSE, DSFinV-K-Export, Verfahrensdokumentation.
- Technik & Integration: Cloud vs. lokal, Schnittstellen zur Buchhaltung, zum Online-Shop oder zur Warenwirtschaft.
- Budget & Laufzeit: Einmalinvestitionen vs. monatliche Gebühren, Hardwaremiete, Service- und Supportkosten.
- Skalierbarkeit: Eignung für zukünftige Filialen, neue Vertriebskanäle oder wachsende Mitarbeiterzahlen.
- Support & Schulung: Erreichbarkeit des Supports, Einrichtungsservice, Schulungen für Mitarbeiter.
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Fazit
Ein Kassensystem ist weit mehr als eine „Kasse mit Bon-Druck“. Es ist das zentrale Drehkreuz für Verkauf, Zahlungsabwicklung, Dokumentation und Auswertung Ihrer Umsätze – und damit ein entscheidender Faktor für Effizienz, Rechtssicherheit und Steuerung Ihres Unternehmens. Wer heute ein professionelles, GoBD- und TSE-konformes Kassensystem einsetzt, reduziert nicht nur das Risiko bei Betriebsprüfungen, sondern gewinnt auch Transparenz über Margen, Bestände und Mitarbeiterleistung.
Nutzen Sie die Chance, Ihr Kassensystem nicht nur als Pflicht, sondern als strategisches Werkzeug zu betrachten – insbesondere, wenn Sie wachsen, Filialen aufbauen oder Online- und Offline-Kanäle verbinden möchten.
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Häufige Fragen zu Kassensystemen
Ein Kassensystem ist eine Kombination aus Kassenhardware (z. B. Touchkasse, Tablet, Bondrucker) und Software, mit der Unternehmen Verkäufe erfassen, Zahlungen abwickeln und Belege erstellen. Es speichert alle Kassiervorgänge gesetzeskonform und ermöglicht Auswertungen für Buchhaltung und Controlling.
Es gibt einfache Registrierkassen, elektronische Kassensysteme, PC- und Touchkassen, Cloud-Kassensysteme, mobile Kassensysteme sowie branchenspezifische POS-Lösungen (z. B. für Gastronomie, Einzelhandel, Apotheken). Moderne Systeme kombinieren oft stationäre Kasse, Cloud-Backoffice und mobile Endgeräte.
Es besteht keine allgemeine Pflicht zum Einsatz eines elektronischen Kassensystems. Wenn Sie jedoch ein elektronisches System nutzen, muss es GoBD- und KassenSichV-konform sein und über eine TSE verfügen. In der Praxis kommen viele Unternehmen ohne modernes Kassensystem kaum noch aus – schon aus Gründen der Effizienz und Rechtssicherheit.
Die Kosten hängen von Funktionsumfang, Hardware und Betriebsmodell ab. Einfache Cloud-Kassensysteme starten bei etwa 30 € pro Monat, umfangreiche Lösungen mit Warenwirtschaft, Filialsteuerung und integriertem Payment können deutlich mehr kosten. Hinzu kommen meist einmalige Kosten für Hardware, Einrichtung und Schulung. Ein Angebotsvergleich hilft, die Gesamtkosten realistisch einzuschätzen.
