Kassensysteme für Optiker 2026, 5 Anbieter im Vergleich

Vom Auftrag bis zur Abholung

Der Brillenverkauf unterscheidet sich deutlich vom normalen Einzelhandel. Nach Sehtest und Beratung wählt die Kundin eine Fassung aus, die passenden Gläser werden bestellt, eingeschliffen und angepasst, und erst Tage später wird die fertige Brille abgeholt. Die Kasse sollte diesen Ablauf als Auftrag abbilden können. Dazu gehören die Positionen für Fassung, Gläser und Leistungen, der Status des Auftrags und der geplante Abholtermin. Viele Optiker arbeiten mit einer spezialisierten Branchensoftware für Refraktionswerte, Gläserbestellung und Abrechnung. Dann ist entscheidend, dass die Kasse an diese Software angebunden ist und Aufträge nicht doppelt erfasst werden müssen. Fragen Sie den Anbieter vor dem Vertragsabschluss konkret nach den unterstützten Schnittstellen.

Anzahlungen richtig verrechnen

Bei hochwertigen Gleitsichtbrillen ist eine Anzahlung üblich. Die Kasse sollte die Anzahlung beim Auftrag erfassen, dem Kunden einen Beleg ausgeben und den Betrag bei der Abholung automatisch mit dem Endpreis verrechnen. Umsatzsteuerlich sind Anzahlungen in der Regel bereits im Zeitpunkt der Vereinnahmung zu berücksichtigen. Wird ein Auftrag storniert, muss die Rückzahlung ebenso nachvollziehbar erfasst werden. Wie Sie Anzahlungen in Ihrer Buchhaltung behandeln, klären Sie mit dem Steuerbüro.

Steuersätze und Heilbehandlung

Nach Paragraf 4 Nummer 14 UStG sind Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin, die von Ärzten oder in arztähnlichen Heilberufen erbracht werden, in der Regel von der Umsatzsteuer befreit. Der Verkauf von Brillen, Kontaktlinsen und Pflegemitteln ist dagegen eine Lieferung von Waren und unterliegt in der Regel dem Regelsatz von 19 Prozent. Das gilt auch für Sonnenbrillen und Zubehör. Die Kasse sollte jedem Artikel und jeder Leistung den passenden Steuersatz fest zuordnen. Bei Sonderfällen hilft Ihr Steuerbüro.

Krankenkassen allgemein

Gesetzliche Krankenkassen beteiligen sich nur für bestimmte Versicherte an den Kosten für Sehhilfen, etwa für Kinder und Jugendliche oder bei bestimmten Sehbeeinträchtigungen. In diesen Fällen rechnet der Optiker den Anteil der Krankenkasse in der Regel direkt mit ihr ab, häufig über eine Abrechnungsstelle oder die Branchensoftware. An der Ladenkasse wird nur der Eigenanteil des Kunden kassiert. Für die Nachvollziehbarkeit ist es hilfreich, wenn auf dem Auftrag erkennbar ist, welcher Teil von der Kasse und welcher vom Kunden bezahlt wird. Private Zusatzversicherungen erstatten oft gegen Rechnung, deshalb sollte die Kasse ausführliche Rechnungen erstellen können.

Kundendaten und Datenschutz

Optiker speichern neben Kontaktdaten oft auch Messwerte und Angaben zum Sehvermögen. Solche Gesundheitsdaten sind nach der Datenschutz-Grundverordnung besonders geschützt. Prüfen Sie, wo die Daten gespeichert werden, wer Zugriff hat und ob ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter besteht. In vielen Fällen ist es sinnvoll, sensible Messwerte nur in der Branchensoftware zu führen und in der Kasse lediglich die für den Verkauf nötigen Angaben zu speichern.

Sortiment und Bestand

Neben den Aufträgen verkaufen Optiker häufig Ware direkt aus dem Regal, etwa Sonnenbrillen, Lesebrillen, Kontaktlinsen, Pflegemittel und Etuis. Für diesen Teil des Sortiments helfen Barcodes und eine Bestandsführung, die zeigt, welche Fassungen vorrätig sind und welche nachbestellt werden sollten. Bei Kontaktlinsen im Abo lohnt eine Erinnerungsfunktion, damit Stammkunden rechtzeitig an die nächste Lieferung denken.

Pflichten für die Kasse

Für die Ladenkasse gelten die allgemeinen Vorgaben. Jede elektronische Kasse braucht seit 2020 eine zertifizierte TSE, jedem Kunden ist ein Beleg anzubieten, und seit 2025 ist jede Kasse über ELSTER zu melden. Bei einer unangekündigten Kassennachschau müssen die Daten im DSFinV-K-Format exportiert werden können.