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In vielen Praxen fallen Zahlungen direkt am Empfang an, etwa für individuelle Gesundheitsleistungen, Atteste oder Produkte. Eine Pflicht zur elektronischen Kasse gibt es nicht, wer aber elektronisch kassiert, hat dieselben Pflichten wie jeder Betrieb. Wir zeigen, worauf Praxen achten sollten, und vergleichen sechs allgemeine Kassensysteme anhand belegter Angaben.
Die Reihenfolge ist alphabetisch und keine Wertung. Die zweite Spalte zeigt, ob der Anbieter Arztpraxen selbst als Zielgruppe nennt.
| Anbieter | Für Arztpraxen ausgewiesen | Einstieg laut Anbieter | TSE | Support |
|---|---|---|---|---|
| helloCash | nicht ausdrücklich | Tarif Gratis 0 Euro im Monat, TSE für Deutschland 199 Euro im Jahr, Herstellerangabe ohne USt, Stand Oktober 2026 | TSE für Deutschland gesondert gebucht, 199 Euro im Jahr ohne USt, unbegrenzte Signaturen | KI-gestützter E-Mail-Support im Gratistarif, Team-Support ab Premium, Premium-Support gegen Aufpreis |
| ready2order | nicht ausdrücklich | Kassensystem-Abo 35,90 Euro im Monat im Jahresabo plus TSE-Paket 15,90 Euro, zusammen 51,80 Euro, Herstellerangabe ohne USt, Stand September 2026 | Cloud-TSE als kostenpflichtiges Zusatzpaket, laut Drittquelle über fiskaly | Kostenloser Telefonsupport täglich 8 bis 22 Uhr, dazu Chat und Kontaktformular |
| Smartkasse24 | ja, ausdrücklich | Basistarif 39 Euro im Monat, Herstellerangabe ohne USt, Stand September 2026 | Cloud-TSE ohne zusätzliche Hardware | Telefon und WhatsApp, Servicezeiten nicht veröffentlicht |
| SumUp | nicht ausdrücklich | Kassensoftware im Basistarif 0 Euro im Monat, SumUp Kasse einmalig 399 Euro, Herstellerangabe ohne USt, Stand Oktober 2026 | TSE-Konformität laut Anbieter in der Kasse enthalten, TSE-Dienst nicht genannt, beim Point-of-Sale-System Cloud-TSE ohne Aufpreis | nicht dokumentiert |
| Tillhub | nicht ausdrücklich | POS Go ab 30 Euro im Monat inklusive TSE, Herstellerangabe ohne USt, Stand September 2026 | Cloud-TSE von fiskaly, Server in Deutschland | Telefonsupport an sieben Tagen, am Wochenende 9 bis 18 Uhr, Werktagszeiten nicht dokumentiert |
| Zettle | nicht ausdrücklich | Kassen-App ohne Monatsgebühr, PayPal Reader ab 29 Euro für Neukunden, Herstellerangabe ohne USt, Stand Oktober 2026 | Cloud-TSE ohne zusätzliches Modul und ohne Monatsgebühr | nicht dokumentiert |
Stand Oktober 2026, Preise ohne Umsatzsteuer nach Anbieterangaben. Maßgeblich ist immer das konkrete Angebot.
Welche branchentypischen Funktionen die Anbieter nach eigenen Angaben mitbringen. Nicht dokumentiert heißt, dass wir dazu keine belastbare Angabe gefunden haben.
| Anbieter | Gutscheine | DATEV-Export | Offlinebetrieb | Mobile Kasse | Eigene Kartenzahlung | Offene API |
|---|---|---|---|---|---|---|
| helloCash | Zusatzmodul | Zusatzmodul | nicht dokumentiert | ja | über Partner | Zusatzmodul |
| ready2order | ja | ja | nicht dokumentiert | ja | ja | ja |
| Smartkasse24 | nicht dokumentiert | ja | ja | ja | ja | nicht dokumentiert |
| SumUp | nicht dokumentiert | ja | nicht dokumentiert | ja | ja | nicht dokumentiert |
| Tillhub | ja | ja | ja | ja | ja | nicht dokumentiert |
| Zettle | nicht dokumentiert | nicht dokumentiert | nicht dokumentiert | ja | ja | nicht dokumentiert |
Aus den 15 von uns erfassten Anbietern nennt Smartkasse24 Arztpraxen ausdrücklich. Dazu haben wir fünf Systeme für Dienstleister gewählt, die Kartenzahlung, DATEV-Export oder einen Einstieg ohne Monatsgebühr dokumentieren.
Ab und zu ein Attest oder eine Bescheinigung, sonst läuft alles über die Kassenärztliche Vereinigung. Gefragt sind geringe Fixkosten und einfache Bedienung am vorhandenen PC.
Individuelle Gesundheitsleistungen und Produkte werden täglich am Empfang bezahlt. Wichtig sind Steuersätze je Leistung, Kartenzahlung und DATEV-Export.
Passende Kandidaten ready2order, Smartkasse24, Tillhub
Mehrere Empfänge, zentrale Auswertung und Abstimmung mit der Buchhaltung. Gefragt sind zentrale Verwaltung und Export.
Passende Kandidaten Tillhub, SumUp, ready2order
Was die Systeme im Alltag eines Betriebs leisten, wo ihre Stärken liegen und wo Sie genauer hinsehen sollten.
helloCash ist eine Browserkasse, die auf dem vorhandenen Empfangsrechner läuft. Für Praxen mit wenigen Barzahlungen ist der Gratistarif ein Weg, ohne neue Hardware gesetzeskonform zu kassieren. helloCash nennt Arztpraxen nicht ausdrücklich als Zielgruppe, die Funktionen passen aber zum typischen Ablauf.
Passt, wenn Ihre Praxis nur gelegentlich bar kassiert und keine neue Hardware anschaffen will.
ready2order läuft auf Windows, macOS, iOS und Android und hat eine vollständig veröffentlichte Preisliste. Steuersätze je Artikel, eine offene API und der Export nach DATEV helfen, steuerfreie und steuerpflichtige Leistungen sauber zu trennen. ready2order nennt Arztpraxen nicht ausdrücklich als Zielgruppe, die Funktionen passen aber zum typischen Ablauf.
Passt, wenn Ihre Praxis regelmäßig Selbstzahlerleistungen und Produkte am Empfang abrechnet.
Smartkasse24 nennt Arztpraxen ausdrücklich als Zielgruppe. Einrichtung, Schulung und Support sind laut Anbieter im Monatspreis enthalten, und die Kasse arbeitet auch offline. Smartkasse24 nennt Arztpraxen ausdrücklich als Zielgruppe.
Passt, wenn Sie eine betreute Kasse für den Empfang mit persönlicher Einrichtung suchen.
SumUp verbindet Kartenterminal und Kasse. Für Praxen, in denen Patienten Selbstzahlerleistungen meist mit Karte bezahlen, ist der kostenlose Basistarif ein unkomplizierter Einstieg. SumUp nennt Arztpraxen nicht ausdrücklich als Zielgruppe, die Funktionen passen aber zum typischen Ablauf.
Passt, wenn Sie am Empfang vor allem Kartenzahlung anbieten wollen.
Tillhub bietet Cloud-TSE mit Servern in Deutschland, über 60 Statistiken und DATEV-Export. Für größere Praxen oder medizinische Versorgungszentren mit mehreren Standorten ist die zentrale Verwaltung interessant. Tillhub nennt Arztpraxen nicht ausdrücklich als Zielgruppe, die Funktionen passen aber zum typischen Ablauf.
Passt, wenn Ihre Praxis mehrere Standorte hat oder viele Selbstzahlerleistungen und Produkte verkauft.
Zettle von PayPal bietet eine Kassen-App ohne Monatsgebühr mit Cloud-TSE ohne Aufpreis. Für Praxen mit wenigen Zahlungen am Empfang ist das ein schlanker Einstieg ohne Vertragsbindung. Zettle nennt Arztpraxen nicht ausdrücklich als Zielgruppe, die Funktionen passen aber zum typischen Ablauf.
Passt, wenn Ihre Praxis nur wenige Zahlungen vor Ort hat und keine Fixkosten will.
Selbstzahlerleistungen, Atteste und Bescheinigungen als Artikel mit richtigem Steuersatz anlegen.
Belege auf Papier oder digital für jede Barzahlung.
Kartenzahlung am Empfang statt Bargeldkasse.
Möglichst wenig Patientendaten in der Kasse, Gesundheitsdaten bleiben in der Praxissoftware.
Pflegeprodukte oder Hilfsmittel getrennt vom Leistungsumsatz erfassen.
DATEV-Export für das Steuerbüro.
Heilbehandlungen sind nach Paragraf 4 Nummer 14 UStG in der Regel umsatzsteuerfrei. Leistungen ohne therapeutisches Ziel, etwa manche Schönheitsbehandlungen oder Produktverkäufe, können steuerpflichtig sein. Lassen Sie die Steuersätze in der Kasse mit Ihrem Steuerbüro festlegen.
Neben der Monatsgebühr zählen Hardware, TSE, Einrichtung, Laufzeit und Gebühren je Kartenzahlung. Wie das konkret aussieht, zeigt unser Ratgeber zu den Kosten.
Geben Sie Ihren Bedarf im Preisrechner an und erhalten Sie passende Angebote, kostenlos und unverbindlich.
In den meisten Arztpraxen läuft der größte Teil der Einnahmen nicht über eine Kasse. Leistungen für gesetzlich Versicherte rechnet die Praxis über die Kassenärztliche Vereinigung ab, Privatpatienten erhalten eine Rechnung. Am Empfang bleiben trotzdem Zahlungen, die sofort beglichen werden, etwa für individuelle Gesundheitsleistungen, Atteste, Bescheinigungen, Reiseimpfberatung oder Produkte. Ob sich dafür ein Kassensystem lohnt und welche Regeln dann gelten, zeigen die folgenden Abschnitte.
Eine allgemeine Pflicht, ein elektronisches Kassensystem zu nutzen, gibt es in Deutschland nicht, auch nicht für Arztpraxen. Wer nur selten bar kassiert, kann eine offene Ladenkasse mit Kassenbuch führen oder Barzahlungen vermeiden, indem Patienten mit Karte oder per Überweisung zahlen. Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Aufzeichnung gelten aber immer, auch ohne elektronische Kasse. Sobald die Praxis elektronisch kassiert, kommen feste Pflichten hinzu. Mehr zur Abgrenzung lesen Sie im Ratgeber zur Kassenpflicht.
Jede elektronische Kasse braucht seit dem 1. Januar 2020 eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung nach Paragraf 146a AO und der Kassensicherungsverordnung, unabhängig vom Umsatz und auch dann, wenn ein großer Teil der Leistungen umsatzsteuerfrei ist. Für jeden Vorgang ist ein Beleg auszugeben, gedruckt oder digital. Eine Befreiung von der Belegausgabe gibt es nur auf Antrag beim Finanzamt nach Paragraf 148 AO. Seit dem 1. Januar 2025 ist jede elektronische Kasse über ELSTER zu melden, neue Kassen innerhalb eines Monats nach Anschaffung. Bei einer unangekündigten Kassennachschau nach Paragraf 146b AO müssen die Kassendaten im DSFinV-K-Format exportiert werden können. Verstöße gegen die Vorgaben können mit einem Bußgeld von bis zu 25.000 Euro geahndet werden.
Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin sind nach Paragraf 4 Nummer 14 UStG in der Regel von der Umsatzsteuer befreit. Entscheidend ist das therapeutische Ziel. Leistungen ohne diesen Bezug, etwa manche Schönheitsbehandlungen, bestimmte Gutachten oder der Verkauf von Produkten, können umsatzsteuerpflichtig sein. In der Kasse sollten Leistungen deshalb in Gruppen mit der passenden steuerlichen Behandlung angelegt sein, damit steuerfreie und steuerpflichtige Umsätze getrennt ausgewertet werden. Die Abgrenzung im Einzelfall klären Sie mit Ihrem Steuerbüro, denn sie hängt von der konkreten Leistung ab.
Individuelle Gesundheitsleistungen werden von Patienten selbst bezahlt. Für die Abrechnung gilt grundsätzlich die Gebührenordnung für Ärzte, und Patienten erhalten eine Rechnung. Wird diese sofort am Empfang bar oder mit Karte bezahlt, sollte die Kasse die Zahlung der Rechnung zuordnen, statt einen neuen Umsatz zu buchen. Das vermeidet doppelte Erfassung zwischen Praxissoftware und Kasse. Fragen Sie den Anbieter Ihrer Praxissoftware, ob er selbst eine Kassenfunktion anbietet oder eine Schnittstelle zu einer Kasse hat.
Gesundheitsdaten sind nach der Datenschutz-Grundverordnung besonders geschützt. In die Kasse gehören deshalb nur die Angaben, die für den Zahlungsvorgang nötig sind. Diagnosen oder Behandlungsdetails bleiben in der Praxissoftware. Achten Sie bei Cloud-Kassen auf einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und darauf, wo die Daten gespeichert werden. Belege sollten Leistungen so benennen, dass sie steuerlich eindeutig sind, ohne mehr preiszugeben als nötig.
Viele Patienten möchten auch kleine Beträge mit Karte oder Smartphone bezahlen. Ein mit der Kasse verbundenes Kartenterminal übernimmt den Betrag automatisch und vermeidet Tippfehler. Der Tagesabschluss zeigt getrennt, was bar und was unbar eingegangen ist. So lässt sich die Handkasse am Empfang sauber führen, auch wenn mehrere Mitarbeitende kassieren. Kassendaten bewahren Sie grundsätzlich zehn Jahre auf, einzelne Buchungsbelege seit 2025 acht Jahre.
Für Heilpraktiker, Psychotherapeuten mit Privatpraxis oder andere Heilberufe gelten bei der Kasse dieselben Regeln. Weil dort oft alle Leistungen privat bezahlt werden, ist der Anteil der Zahlungen vor Ort häufig höher. Wer eine elektronische Kasse nutzt, braucht TSE, Belegausgabe und Meldung, wer keine nutzt, führt ein Kassenbuch. Die steuerliche Behandlung der einzelnen Leistungen klären Sie mit Ihrem Steuerbüro.
Vergleichen Sie die Anbieter oben anhand der Funktionsmatrix und der Szenarien und holen Sie über den Preisrechner passende Angebote für Ihre Praxis ein.
Nicht zwingend. Eine allgemeine Pflicht zur elektronischen Kasse gibt es nicht. Wer nur selten bar kassiert, kann ein Kassenbuch führen. Sobald die Praxis elektronisch kassiert, braucht die Kasse eine zertifizierte TSE nach Paragraf 146a AO, Belege und die Meldung über ELSTER.
Smartkasse24 nennt Arztpraxen ausdrücklich. Für wenige Zahlungen reichen schlanke Lösungen wie helloCash, SumUp oder Zettle, für Praxen mit vielen Selbstzahlerleistungen oder mehreren Standorten eher ready2order oder Tillhub. Eine Rangliste erstellen wir nicht.
Heilbehandlungen sind nach Paragraf 4 Nummer 14 UStG in der Regel steuerfrei. Leistungen ohne therapeutisches Ziel und Produktverkäufe können steuerpflichtig sein. Lassen Sie die Steuersätze in der Kasse mit Ihrem Steuerbüro festlegen.
Ja. Die TSE-Pflicht gilt für jede elektronische Kasse unabhängig vom Umsatz und von der Umsatzsteuerpflicht der einzelnen Leistungen.
Patienten erhalten eine Rechnung nach der Gebührenordnung für Ärzte. Wird sie sofort am Empfang bezahlt, sollte die Kasse die Zahlung der Rechnung zuordnen, damit nichts doppelt erfasst wird.
Laut Herstellerangaben ohne USt kosten die Kassen-App von Zettle und die Basissoftware von SumUp keine Monatsgebühr, helloCash hat einen Gratistarif mit TSE für 199 Euro im Jahr, Smartkasse24 beginnt bei 39 Euro und ready2order bei 35,90 Euro plus 15,90 Euro TSE im Monat. Stand September und Oktober 2026.
Nur was für den Zahlungsvorgang nötig ist. Gesundheitsdaten sind nach der Datenschutz-Grundverordnung besonders geschützt und bleiben in der Praxissoftware. Bei Cloud-Kassen brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Ja, für die Kasse gelten dieselben Regeln. Wer elektronisch kassiert, braucht TSE, Belegausgabe und Meldung, wer keine elektronische Kasse nutzt, führt ein Kassenbuch.
Zuzahlungen und Selbstzahler abrechnen.
Aufträge, Zuzahlungen und Verkauf.
Anbieter für Service-Betriebe im Vergleich.
Behandlungen und Produktverkauf.
Kompakte Kasse für den Empfang.
Selbstzahlerleistungen per Karte.
Kasse auf dem vorhandenen Empfangsrechner.
Wann eine elektronische Kasse Pflichten auslöst.
Welche Daten in die Kasse gehören.
Meldung über ELSTER Schritt für Schritt.
Tarife, Hardware und Funktionen im Detail.
Gratistarif, TSE und Funktionen im Detail.
Die Angaben zu Anbietern beruhen auf Anbieterangaben und öffentlich zugänglichen Quellen, Stand Oktober 2026. Die Reihenfolge ist alphabetisch, eine Nennung ist keine Empfehlung und bedeutet nicht, dass ein Anbieter Partner von Kassensystem Experten ist. Bilder der Kassensysteme stammen von den jeweiligen Herstellern, Bilder zur Branche sind redaktionelle Symbolbilder. Steuerliche Hinweise ersetzen keine Beratung.
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