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Seit 1. Januar 2025 müssen Betriebe ihre elektronischen Kassen dem Finanzamt über ELSTER mitteilen. Die Pflicht ergibt sich aus Paragraf 146a Absatz 4 der Abgabenordnung und betrifft jede elektronische Kasse, vom Tablet im Café bis zur Filialkasse im Handel. Die erste große Meldewelle ist vorbei, doch jede neue Kasse und jede Außerbetriebnahme löst eine neue Mitteilung aus. Dieser Leitfaden erklärt, wer melden muss, welche Angaben Sie brauchen, wie die Meldung abläuft und welche Fristen gelten.
Mit der Mitteilungspflicht erhält das Finanzamt einen Überblick darüber, welche elektronischen Aufzeichnungssysteme in einem Betrieb eingesetzt werden und welche technische Sicherheitseinrichtung sie schützt. Das erleichtert die Vorbereitung einer Kassennachschau oder Betriebsprüfung. Die Pflicht stand bereits seit 2020 im Gesetz, war aber ausgesetzt, bis die Finanzverwaltung ein elektronisches Verfahren bereitgestellt hatte. Dieses Verfahren steht seit 1. Januar 2025 zur Verfügung.
Die Meldung ersetzt keine andere Pflicht. Die TSE nach Paragraf 146a AO und KassenSichV gilt seit 1. Januar 2020 für jede elektronische Kasse, unabhängig vom Umsatz. Mehr dazu lesen Sie im Beitrag zur TSE im Kassensystem und im Beitrag zur Kassensystem Pflicht.
Meldepflichtig ist jeder Steuerpflichtige, der elektronische Aufzeichnungssysteme im Sinne von Paragraf 146a AO einsetzt. Dazu zählen nach Angaben der Finanzverwaltung unter anderem diese Geräte.
Wer ausschließlich eine offene Ladenkasse ohne elektronische Aufzeichnung führt, hat keine Kasse zu melden. Die Pflicht trifft damit Betriebe jeder Größe, von der Gastronomie über den Einzelhandel bis zu Dienstleistern. Gemeldet wird jedes einzelne Gerät, nicht nur der Betrieb.
| Fall | Frist | Hinweis |
|---|---|---|
| Kasse vor dem 1. Juli 2025 angeschafft | bis 31. Juli 2025 | Erstmeldung des Bestands, inzwischen abgelaufen |
| Kasse ab dem 1. Juli 2025 angeschafft | innerhalb eines Monats nach Anschaffung | gilt auch für Ersatzgeräte |
| Kasse außer Betrieb genommen | innerhalb eines Monats nach Außerbetriebnahme | etwa bei Verkauf, Verschrottung oder Diebstahl |
| Angaben haben sich geändert | zeitnah mit einer neuen vollständigen Mitteilung | Abstimmung mit dem Steuerbüro empfohlen |
Wer die Erstmeldung bis 31. Juli 2025 versäumt hat, sollte sie jetzt nachholen und mit dem Steuerbüro klären, ob weitere Schritte sinnvoll sind. Eine fehlende Meldung fällt spätestens bei einer Kassennachschau auf.
Paragraf 146a Absatz 4 AO nennt die Angaben, die eine Mitteilung enthalten muss. Viele Kassenanbieter stellen die technischen Daten in ihrer Verwaltungsoberfläche oder als Datei bereit.
Fragen Sie Ihren Kassenanbieter nach einer Aufstellung der meldepflichtigen Daten, etwa Seriennummern von Kasse und TSE, Softwarebezeichnung und Version. Manche Anbieter bieten eine Datei für den Upload in ELSTER an.
Die Mitteilung ist nur elektronisch möglich. Die Finanzverwaltung bietet drei Wege an, die direkte Eingabe im Formular in Mein ELSTER, den Upload einer Datei auf elster.de und die Übertragung aus geeigneter Software über die ERiC Schnittstelle.
Die Meldung kann auch über Ihr Steuerbüro erfolgen. Das ist besonders dann sinnvoll, wenn mehrere Betriebsstätten oder viele Geräte zu melden sind.
Die Finanzverwaltung verlangt je Betriebsstätte eine Mitteilung, in der sämtliche elektronischen Aufzeichnungssysteme dieser Betriebsstätte enthalten sind. Bei einer Änderung wird deshalb nicht nur das einzelne Gerät gemeldet, sondern die Betriebsstätte mit allen Kassen erneut vollständig übermittelt. Wer mehrere Filialen betreibt, gibt für jede Filiale eine eigene Mitteilung ab.
Führen Sie deshalb eine einfache Liste je Standort mit Gerät, Seriennummer, TSE, Anschaffungsdatum und gegebenenfalls Außerbetriebnahme. Mit einer solchen Liste ist jede neue Mitteilung in wenigen Minuten erledigt. In einem Cloud Kassensystem lassen sich die Daten mehrerer Standorte oft zentral abrufen, was die Pflege erleichtert. Bei mobilen Einsätzen, etwa mit einem Foodtruck oder auf Events, klären Sie mit dem Steuerbüro, welche Betriebsstätte anzugeben ist.
Nach der Erstmeldung entsteht eine neue Meldepflicht vor allem in diesen Situationen. Planen Sie die Meldung bei jedem Kassenwechsel fest ein.
Innerhalb eines Monats nach Anschaffung melden, zusammen mit allen anderen Kassen der Betriebsstätte.
Das alte Gerät mit Datum der Außerbetriebnahme und das neue mit Anschaffungsdatum angeben.
Innerhalb eines Monats melden, etwa nach Verkauf, Defekt, Diebstahl oder Betriebsaufgabe.
Ob ein TSE Tausch eine neue Mitteilung erfordert, klären Sie mit Steuerbüro oder Anbieter.
Auch nach der Außerbetriebnahme bleiben die Aufbewahrungspflichten bestehen. Kassendaten sind grundsätzlich zehn Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege wie einzelne Bons seit 2025 acht Jahre. Klären Sie im Zweifel mit dem Steuerbüro, was für Ihre Unterlagen gilt.
Die meisten Fehler lassen sich mit einer festen Routine vermeiden. Legen Sie fest, wer im Betrieb für die Meldung zuständig ist, und verknüpfen Sie jede Kassenänderung mit einem kurzen Prüfschritt. Bitten Sie Ihren Anbieter bei jedem Gerätetausch um die aktualisierten Daten. Prüfen Sie außerdem einmal im Jahr, ob die in ELSTER hinterlegten Angaben noch zum tatsächlichen Gerätebestand passen. So fällt eine vergessene Meldung auf, bevor das Finanzamt danach fragt.
Eine fehlende oder unvollständige Meldung ist ein Mangel in der Kassenführung. Bei Verstößen gegen die Kassenpflichten sind Bußgelder bis 25.000 Euro möglich. Zudem kann das Finanzamt die Kassenführung kritischer prüfen. Die Kassennachschau nach Paragraf 146b AO ist jederzeit unangekündigt möglich. Was dabei passiert, erklärt der Beitrag zur Kassenprüfung durch das Finanzamt. Welche Nachweise zur TSE sinnvoll sind, lesen Sie im Beitrag zur Kassensystem Zertifizierung.
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Die Kassensystem ELSTER Meldung ist kein einmaliger Vorgang. Nach der Erstmeldung bis 31. Juli 2025 löst jede Anschaffung und jede Außerbetriebnahme innerhalb eines Monats eine neue Mitteilung aus, jeweils mit allen Kassen der Betriebsstätte. Mit einer gepflegten Geräteliste, den Daten Ihres Anbieters und gespeicherten Übermittlungsbestätigungen bleibt der Aufwand gering. Die Angaben beruhen auf Paragraf 146a AO sowie Informationen der Finanzverwaltung, Stand Oktober 2026. Dieser Beitrag ist keine Steuerberatung.
Ja, jedes elektronische Aufzeichnungssystem wird erfasst. Die Mitteilung erfolgt aber je Betriebsstätte und enthält alle Kassen dieser Betriebsstätte.
Innerhalb eines Monats nach Anschaffung. Diese Frist gilt für Kassen, die ab dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden.
Kassen, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, waren bis 31. Juli 2025 zu melden.
Ja, die Außerbetriebnahme ist innerhalb eines Monats mitzuteilen, wenn die Kasse zuvor gemeldet war oder in derselben Mitteilung erfasst wird.
Ja, die Mitteilung kann auch durch das Steuerbüro übermittelt werden.
Nein, die Mitteilung erfolgt elektronisch, über Mein ELSTER, per Datei Upload oder aus geeigneter Software.
Nein. Gemeldet werden nur elektronische Aufzeichnungssysteme.
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