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Viele Betriebe suchen nach einem zertifizierten Kassensystem und erwarten ein Siegel für die gesamte Kasse. In Deutschland ist das anders geregelt. Zertifiziert wird die technische Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik. Für alles andere, also Aufzeichnung, Beleg, Meldung, Export und Aufbewahrung, ist der Betreiber selbst verantwortlich. Dieser Beitrag erklärt, was die Kassensystem Zertifizierung tatsächlich umfasst, welche Nachweise sinnvoll sind und wie Sie ein bestehendes oder neues System strukturiert prüfen.
Im Alltag wird der Begriff Zertifizierung für unterschiedliche Dinge verwendet. Rechtlich vorgeschrieben ist in Deutschland eine Zertifizierung nur für die TSE. Sie besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle und signiert jeden Kassenvorgang so, dass nachträgliche Änderungen erkennbar werden. Das BSI prüft und zertifiziert diese Einrichtungen nach seinen technischen Richtlinien und veröffentlicht eine Liste der zertifizierten TSE.
Die Kassensoftware und die Hardware selbst brauchen kein staatliches Zertifikat. Ob eine Kasse ordnungsgemäß eingesetzt wird, hängt davon ab, wie sie konfiguriert ist und wie der Betrieb sie nutzt. Wer also nach einem zertifizierten Kassensystem fragt, meint in der Praxis ein System mit zertifizierter TSE, das alle steuerlichen Anforderungen technisch unterstützt. Die Grundlagen der Verordnung finden Sie im Beitrag zur Kassensicherungsverordnung.
| Anforderung | Grundlage | Seit wann | Verantwortlich |
|---|---|---|---|
| Zertifizierte TSE | Paragraf 146a AO, KassenSichV | 1. Januar 2020 | Betreiber, Umsetzung mit dem Anbieter |
| Belegausgabe, gedruckt oder digital | Paragraf 146a AO | 1. Januar 2020 | Betreiber |
| Meldung über ELSTER | Paragraf 146a AO | 1. Januar 2025 | Betreiber |
| Export im DSFinV-K Format | KassenSichV | 1. Januar 2020 | Betreiber, technische Grundlage durch den Anbieter |
| Ordnungsgemäße Aufzeichnung und Aufbewahrung | AO und GoBD | dauerhaft | Betreiber |
| Duldung der Kassennachschau | Paragraf 146b AO | jederzeit | Betreiber |
Bei Verstößen gegen die Kassenpflichten sind Bußgelder bis 25.000 Euro möglich. Schwerer wiegt oft, dass das Finanzamt die Buchführung verwerfen und Umsätze hinzuschätzen kann. Eine Befreiung von der Belegausgabepflicht gibt es nur auf Antrag beim Finanzamt nach Paragraf 148 AO.
Beide Varianten sind zulässig, wenn die TSE zertifiziert ist. Sie unterscheiden sich vor allem im Betrieb. Welche Bauform passt, hängt von Gerät, Internetverbindung und Zahl der Kassen ab. Mehr zur Technik lesen Sie im Beitrag zur TSE im Kassensystem und auf der Produktseite zur TSE.
Als USB Stick, SD oder microSD Karte direkt am Gerät. Arbeitet ohne Internet, muss bei Ablauf oder Defekt getauscht werden.
Das Sicherheitsmodul liegt beim Dienstleister, die Kasse verbindet sich über das Internet. Zentral verwaltbar, braucht eine stabile Verbindung.
Wichtig für beide Varianten ist, dass Zertifikate der TSE zeitlich begrenzt gültig sind. Fragen Sie den Anbieter, wann die Laufzeit Ihrer TSE endet und wie der Wechsel organisiert wird. Fällt die TSE aus, muss der Ausfall dokumentiert und schnell behoben werden. Ein Cloud Kassensystem arbeitet häufig mit Cloud TSE, eine stationäre Kasse oft mit einem Hardwaremodul. Die Unterschiede der Betriebsarten erklärt der Beitrag Kassensystem Cloud oder lokal.
Da es kein Gesamtzertifikat für Kassen gibt, sind Unterlagen des Anbieters umso wichtiger. Sie helfen bei einer Kassennachschau oder Betriebsprüfung und sind die Grundlage Ihrer Verfahrensdokumentation.
Aussagen wie rechtssicher oder finanzamtkonform sind keine amtliche Bestätigung. Prüfen Sie die genannte TSE selbst auf der Liste des BSI und lassen Sie sich Unterlagen schriftlich geben.
Die Kasse ist ausgestattet, aber einzelne Vorgänge oder Geräte laufen ohne Signatur.
Die Kasse wurde nicht oder nicht vollständig über ELSTER gemeldet.
Stornos, Trainingsbuchungen oder Entnahmen werden nicht sauber erfasst.
Es fehlen Verfahrensdokumentation, Programmierprotokolle oder Unterlagen zur TSE.
Viele dieser Lücken entstehen nicht bei der Einrichtung, sondern später im Betrieb, etwa nach Updates, einem Gerätewechsel oder einem neuen Standort. Regelmäßige Kontrollen helfen. Hinweise dafür finden Sie im Beitrag Kassensystem richtig pflegen.
Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung im Detail beschreibt der Beitrag zum GoBD konformen Kassensystem. Zur Meldung lesen Sie den Beitrag Kassensystem über ELSTER melden.
Die Kassennachschau nach Paragraf 146b AO kann jederzeit und ohne Ankündigung stattfinden. Prüfer beobachten dabei oft zunächst den normalen Kassierablauf, bevor sie sich zu erkennen geben. Danach verlangen sie Einblick in Unterlagen und Daten. Gut vorbereitet sind Sie, wenn Sie die wichtigsten Dinge schnell vorlegen können und Ihr Team weiß, wer im Betrieb Ansprechpartner ist.
Legen Sie diese Unterlagen an einem festen Ort ab und informieren Sie Ihr Team, wo sie liegen. Einen ausführlichen Überblick über Ablauf und Rechte gibt der Beitrag zur Kassenprüfung durch das Finanzamt. Wer hier vorbereitet ist, zeigt zugleich, dass die eingesetzte Kasse nicht nur auf dem Papier, sondern auch im Alltag den Vorgaben entspricht.
Die gesetzlichen Grundfunktionen bieten etablierte Systeme in aller Regel. Unterschiede liegen eher darin, wie bequem Export, Meldung und Dokumentation für Sie sind. Fragen Sie im Gespräch konkret nach den Punkten oben und lassen Sie sich die Abläufe zeigen. Unsere Profile, etwa zu Lightspeed, ready2order und Tillhub, fassen Anbieterangaben zusammen. Branchen mit hohem Bargeldanteil wie Gastronomie und Einzelhandel stehen häufiger im Fokus von Kassennachschauen, hier lohnt eine besonders sorgfältige Dokumentation.
Geben Sie Ihren Bedarf im Preisrechner an und erhalten Sie kostenlos Angebote passender Anbieter.
Eine Kassensystem Zertifizierung im Sinne eines Gesamtsiegels gibt es in Deutschland nicht. Zertifiziert ist die TSE, alles weitere liegt in Ihrer Verantwortung als Betreiber. Mit einer zertifizierten TSE, vollständigen Belegen, rechtzeitiger ELSTER Meldung, funktionierendem DSFinV-K Export und einer gepflegten Dokumentation sind Sie gut aufgestellt. Klären Sie Einzelfragen mit Ihrem Steuerbüro.
Zertifiziert sein muss die technische Sicherheitseinrichtung. Die Kasse als Ganzes braucht kein staatliches Zertifikat, muss aber alle steuerlichen Anforderungen erfüllen.
Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik. Es veröffentlicht eine Liste der zertifizierten Sicherheitseinrichtungen.
Seit 1. Januar 2020 für jede elektronische Kasse, unabhängig vom Umsatz, nach Paragraf 146a AO und KassenSichV.
Ja, wenn sie zertifiziert ist. Der Unterschied liegt im Betrieb, die Cloud TSE braucht eine Internetverbindung, die Hardware TSE muss bei Ablauf getauscht werden.
Sie ist hilfreich, ersetzt aber nicht die eigene Prüfung. Gleichen Sie die TSE mit der BSI Liste ab und kontrollieren Sie Belege, Meldung und Export.
Es drohen Bußgelder bis 25.000 Euro. Außerdem kann das Finanzamt bei Mängeln Umsätze hinzuschätzen.
Ja. Seit 1. Januar 2025 wird jede elektronische Kasse über ELSTER gemeldet, neue Kassen innerhalb eines Monats nach Anschaffung.
Geben Sie Ihren Bedarf an und erhalten Sie kostenlos Angebote passender Anbieter.
Bauformen und Aufgaben der Sicherheitseinrichtung.
Was die Verordnung regelt und für wen sie gilt.
Anforderungen an Aufzeichnung und Aufbewahrung.
Kassen mit Datenhaltung beim Anbieter.
Ablauf von Kassennachschau und Prüfung.