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Wer ein neues Kassensystem anschafft, steht früh vor einer Grundsatzfrage. Sollen Software und Daten in der Cloud des Anbieters liegen oder lokal im eigenen Betrieb? Beide Wege haben klare Stärken, und beide haben Grenzen. Dazu kommen hybride Lösungen, die beides verbinden. Dieser Vergleich zeigt, wie sich Cloud-Kasse und lokale Kasse in Kosten, Offline-Betrieb, Datensicherheit, Wartung und Pflichten unterscheiden, und hilft Ihnen, die passende Variante für Ihren Betrieb zu finden.
Bei einem Cloud-Kassensystem läuft die Kassensoftware ganz oder teilweise auf Servern des Anbieters. Die Geräte im Betrieb, oft ein Tablet oder Smartphone, greifen per App oder Browser darauf zu. Verkäufe, Artikel und Berichte liegen zentral und sind von überall abrufbar.
Bei einer lokalen Kasse ist die Software auf dem Kassengerät oder einem Server im Betrieb installiert. Die Daten bleiben im Haus. Typisch sind stationäre Kassen und PC-Kassen, die seit Jahren in Handel und Gastronomie im Einsatz sind. Eine Internetverbindung brauchen sie für den Verkauf nicht, höchstens für Kartenzahlung, Updates und Datensicherung.
| Kriterium | Cloud-Kasse | Lokale Kasse |
|---|---|---|
| Speicherort | Rechenzentrum des Anbieters | Gerät oder Server im Betrieb |
| Internet | Nötig, oft mit Offline-Modus | Für den Verkauf nicht nötig |
| Kostenmodell | Meist monatliche Gebühr | Häufig Kauf plus Wartungsvertrag |
| Updates | Automatisch durch den Anbieter | Manuell oder durch Techniker |
| Datensicherung | Beim Anbieter, zusätzlich eigene Exporte | In Ihrer Verantwortung |
| Mehrere Standorte | Einfach, zentrale Verwaltung | Aufwendiger, eigene Vernetzung |
| Zugriff von unterwegs | Per App oder Browser | Nur mit zusätzlicher Technik |
| Abhängigkeit | Vom Anbieter und seiner Plattform | Von Hardware und Dienstleister vor Ort |
Die Tabelle zeigt typische Eigenschaften. Im Einzelfall unterscheiden sich die Angebote stark, prüfen Sie deshalb immer die konkreten Bedingungen des Anbieters.
Auf den ersten Blick wirken lokale Systeme günstiger, weil sie einmal gekauft werden. Dazu kommen aber oft Kosten für Einrichtung, Wartungsvertrag, Updates, Ersatzgeräte und Datensicherung. Cloud-Kassen starten meist mit geringeren Anschaffungskosten, verursachen dafür laufende Gebühren pro Monat und Kassenplatz. Wer vergleichen will, rechnet die Gesamtkosten über die geplante Nutzungsdauer, etwa fünf Jahre.
Mehr zu den einzelnen Kostenblöcken lesen Sie im Beitrag Kassensystem Kosten. Konkrete Preise erhalten Sie über den Preisrechner direkt von passenden Anbietern.
Der häufigste Einwand gegen Cloud-Kassen ist die Abhängigkeit vom Internet. Viele Anbieter lösen das mit einem Offline-Modus. Die App speichert Verkäufe lokal und überträgt sie, sobald die Verbindung wieder steht. Wie lange dieser Modus funktioniert und welche Funktionen dann zur Verfügung stehen, ist je nach System unterschiedlich. Fragen Sie konkret nach, wie die TSE im Offline-Fall arbeitet, denn eine Cloud-TSE braucht für die Signatur eine Verbindung.
Lokale Kassen haben dieses Problem beim Kassieren nicht. Kartenzahlungen benötigen aber in beiden Fällen eine Verbindung zum Zahlungsdienst. Für Betriebe auf Märkten, bei Veranstaltungen oder in Regionen mit schwachem Netz kann ein mobiler Router mit Mobilfunk eine sinnvolle Absicherung sein.
Trennen Sie im Testzugang die Internetverbindung und kassieren Sie einige Vorgänge. Prüfen Sie danach, ob alle Verkäufe korrekt übertragen und signiert wurden.
Bei der Cloud sorgen sich viele um die Frage, wer Zugriff auf die Daten hat. Seriöse Anbieter speichern Daten verschlüsselt, sichern sie mehrfach und schließen mit Ihnen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Datenschutzgrundverordnung. Achten Sie auf Angaben zum Standort der Rechenzentren und zur Herausgabe der Daten bei Vertragsende.
Bei lokalen Systemen liegt die Verantwortung bei Ihnen. Ein Defekt, ein Diebstahl oder ein Wasserschaden kann ohne aktuelle Sicherung zum Verlust der Kassendaten führen. Weil Kassenbuch und Kassendaten grundsätzlich zehn Jahre aufzubewahren sind, brauchen Sie regelmäßige Sicherungen an getrennten Orten. Mehr dazu erklärt der Beitrag Kassensystem und Datenschutz.
Rechtlich macht der Speicherort keinen Unterschied. Jede elektronische Kasse braucht seit dem 1. Januar 2020 eine zertifizierte TSE nach Paragraf 146a AO und KassenSichV. Bei lokalen Systemen ist das häufig ein USB-Stick oder eine Speicherkarte, bei Cloud-Kassen oft eine Cloud-TSE. Außerdem müssen alle Kassen Belege ausgeben, Daten im DSFinV-K-Format exportieren und über ELSTER gemeldet werden. Die Grundsätze der ordnungsmäßigen Kassenführung erläutert der Beitrag Kassensystem GoBD-konform.
Gesetzliche Änderungen, neue Steuersätze oder Sicherheitslücken erfordern regelmäßig Updates. Bei Cloud-Kassen spielt der Anbieter diese meist zentral ein, oft außerhalb der Öffnungszeiten. Bei lokalen Kassen ist ein manueller Eingriff nötig, durch Sie selbst oder einen Techniker. Klären Sie vertraglich, welche Updates enthalten sind und wer dafür verantwortlich ist. Welche Pflichten dabei gelten, beschreibt der Beitrag zu den Update-Pflichten der Kasse.
Planen Sie Updates bei lokalen Kassen bewusst außerhalb der Stoßzeiten und testen Sie danach einen Verkauf mit Beleg, bevor der Betrieb weiterläuft. Halten Sie Datum, Version und Inhalt jedes Updates fest, denn diese Angaben gehören in die Verfahrensdokumentation. Bei Cloud-Kassen lohnt ein Blick in die Hinweise des Anbieters, damit Ihr Team neue Funktionen oder geänderte Abläufe rechtzeitig kennt.
Hybride Systeme kassieren lokal und spiegeln die Daten in die Cloud. Der Verkauf läuft auch bei einer Störung weiter, während Inhaber Berichte und Artikelpflege bequem online erledigen. Viele Tablet-Kassensysteme arbeiten auf diese Weise. Achten Sie darauf, dass der Abgleich zuverlässig läuft und Sie jederzeit sehen, ob noch Daten auf die Übertragung warten.
Mehrere Standorte, wachsende Betriebe, Inhaber, die von unterwegs auf Zahlen zugreifen wollen, Betriebe ohne eigene IT.
Schwache Internetverbindung, große Betriebe mit eigener IT, Wunsch nach voller Kontrolle über die Daten.
Häufig hybrid mit Hauptkasse und Handgeräten, damit der Service bei Störungen weiterläuft.
Cloud bei Onlineshop und mehreren Filialen, lokal bei großem Sortiment ohne Vernetzung.
Geben Sie im Preisrechner an, wie Ihr Betrieb arbeitet, und erhalten Sie Angebote für beide Varianten.
Eine Cloud-Kasse überzeugt mit geringem Einstieg, automatischen Updates und Zugriff von überall. Eine lokale Kasse punktet mit Unabhängigkeit vom Internet und voller Kontrolle über die Daten. Hybride Systeme verbinden beides. Rechtlich gelten für alle Varianten dieselben Pflichten. Entscheidend sind Ihre Abläufe, Ihre Internetverbindung und die Frage, wie viel Technik Sie selbst betreuen wollen. Weitere Bauarten vergleicht der Beitrag Kassensystem Arten.
Ja, wenn der Anbieter die Vorgaben umsetzt. Dazu gehören eine zertifizierte TSE, unveränderbare Einzelaufzeichnungen, Protokolle und der Export im DSFinV-K-Format. Prüfen Sie die Angaben des Anbieters.
Viele Cloud-Kassen haben einen Offline-Modus und übertragen die Verkäufe später. Fragen Sie nach, wie lange der Modus funktioniert und wie die TSE dabei arbeitet.
Exportieren Sie vor Vertragsende alle Daten, insbesondere den DSFinV-K-Export und die TSE-Daten. Klären Sie vertraglich, wie lange Sie nach Kündigung noch Zugriff haben.
Nicht automatisch. Die Daten bleiben im Haus, Sie sind aber selbst für Sicherung und Schutz verantwortlich. Ohne regelmäßige Sicherung droht bei einem Defekt Datenverlust.
Das hängt vom Angebot ab. Vergleichen Sie die Gesamtkosten über mehrere Jahre inklusive Hardware, Lizenzen, Wartung, TSE und Kartengebühren.
Ein System, das lokal kassiert und die Daten in die Cloud spiegelt. So läuft der Verkauf bei Störungen weiter, und Berichte sind trotzdem online verfügbar.
Ja. TSE, Belegausgabepflicht, DSFinV-K-Export, Aufbewahrung und Meldung über ELSTER gelten unabhängig davon, wo die Daten liegen.
Geben Sie Ihren Bedarf an und erhalten Sie kostenlos Angebote passender Anbieter.
Kasse mit zentralem Datenbestand und automatischen Updates.
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Alle Bauarten im Vergleich.
Datenfluss, Speicherung und TSE technisch erklärt.
Was Sie beim Schutz von Kundendaten beachten.