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GoBD-konform ist eines der meistgenutzten Schlagworte in der Werbung für Kassensysteme. Doch ein Siegel dafür gibt es nicht, und die Verantwortung liegt am Ende beim Betrieb. Die GoBD sind die Grundsätze, nach denen das Finanzamt elektronische Aufzeichnungen beurteilt. Für die Kasse bedeuten sie, dass jeder Vorgang vollständig, richtig, zeitnah, geordnet und unveränderbar erfasst wird. Dieser Beitrag erklärt die Grundsätze, zeigt, was ein System technisch leisten muss, und was Sie selbst tun müssen.
Die GoBD sind ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums, das die Vorgaben der Abgabenordnung für elektronische Aufzeichnungen auslegt. Sie gelten für alle Systeme, die steuerlich relevante Daten erzeugen, also auch für die Kasse. Die Finanzverwaltung prüft danach, ob Ihre Aufzeichnungen ordnungsgemäß sind.
Die GoBD stehen neben der Kassensicherungsverordnung. Die KassenSichV regelt die technische Absicherung durch die TSE. Die GoBD beschreiben die allgemeinen Grundsätze, die das ganze Verfahren erfüllen muss. Eine Kasse mit zertifizierter TSE ist deshalb nicht automatisch GoBD-konform. Es kommt auch darauf an, wie sie eingerichtet ist und genutzt wird.
Für die Kassenführung lassen sich die GoBD in einigen Kernpunkten zusammenfassen.
| Grundsatz | Bedeutung für die Kasse |
|---|---|
| Vollständigkeit | Jeder Verkauf, jedes Storno und jede Entnahme wird erfasst |
| Einzelaufzeichnung | Jeder Vorgang wird einzeln mit Inhalt, Betrag und Zeitpunkt gespeichert |
| Richtigkeit | Preise, Mengen, Zahlarten und Steuersätze stimmen |
| Zeitgerechte Erfassung | Kasseneinnahmen und Ausgaben werden täglich festgehalten |
| Ordnung | Daten sind systematisch abgelegt und auffindbar |
| Unveränderbarkeit | Änderungen sind nur nachvollziehbar und protokolliert möglich |
| Nachvollziehbarkeit | Ein sachverständiger Dritter versteht die Abläufe in angemessener Zeit |
In der Gastronomie gehört zur Richtigkeit besonders die Trennung der Steuersätze. Speisen werden seit dem 1. Januar 2026 dauerhaft mit 7 Prozent besteuert, Getränke grundsätzlich mit 19 Prozent. Die Kasse muss diese Sätze korrekt zuordnen.
Das System muss die Grundsätze technisch unterstützen. Achten Sie bei der Auswahl auf folgende Funktionen.
Moderne Kassensoftware bringt diese Funktionen in der Regel mit. Prüfen Sie trotzdem die Angaben des Herstellers und lassen Sie sich die Dokumentation aushändigen. Ein Cloud-Kassensystem nimmt Ihnen die Datensicherung ab, ersetzt aber nicht Ihre eigenen Exporte.
Die Verantwortung für eine ordnungsgemäße Kassenführung trägt immer der Unternehmer, nicht der Kassenanbieter. Auch das beste System hilft nicht, wenn es falsch eingerichtet oder umgangen wird.
Jeder Mitarbeitende kassiert mit eigenem Zugang, Sammelzugänge vermeiden.
Tagesabschluss erstellen und Kassenbestand zählen, Differenzen dokumentieren.
Neue Artikel, Preise und Updates in der Dokumentation nachtragen.
Exporte regelmäßig erstellen und an getrennten Orten aufbewahren.
Die GoBD verlangen eine Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt, wie Ihr Kassensystem aufgebaut ist und wie es im Betrieb genutzt wird. Ein Prüfer soll daraus verstehen, wie Daten entstehen, verarbeitet und aufbewahrt werden. Die Dokumentation muss nicht kompliziert sein, sollte aber vollständig und aktuell sein.
Viele Kassenanbieter und Steuerbüros stellen Vorlagen für die Verfahrensdokumentation bereit. Passen Sie diese an Ihren Betrieb an und aktualisieren Sie sie nach jeder größeren Änderung.
Die GoBD erwarten, dass Sie Kontrollen einrichten, die Fehler und Manipulationen erschweren. Man spricht vom internen Kontrollsystem. Gemeint sind keine aufwendigen Konzepte, sondern klare Regeln im Alltag. Wer darf stornieren? Wer zählt die Kasse am Abend, und wer prüft das Ergebnis? Wer darf Preise ändern? Halten Sie diese Regeln schriftlich fest und nutzen Sie die Rechteverwaltung Ihrer Kasse, um sie technisch abzusichern.
Hilfreich sind auch regelmäßige Auswertungen. Eine ungewöhnlich hohe Zahl an Stornos, viele Rabatte bei einer Person oder häufige Differenzen beim Kassensturz sind Hinweise, denen Sie nachgehen sollten. So erkennen Sie Probleme früh, bevor sie bei einer Prüfung auffallen.
Die GoBD regeln auch, wie das Finanzamt auf Ihre Daten zugreift. Bei einer Außenprüfung kann der Prüfer die Daten selbst am System einsehen, Sie auffordern, die Daten nach seinen Vorgaben auszuwerten, oder sich die Daten auf einem Datenträger übergeben lassen. Für Kassen erfolgt die Übergabe in der Regel im DSFinV-K-Format. Bei einer unangekündigten Kassennachschau nach Paragraf 146b AO werden die Daten ebenfalls angefordert. Wie das abläuft, beschreibt der Beitrag zur Kassenprüfung durch das Finanzamt.
Elektronisch erzeugte Kassendaten müssen elektronisch aufbewahrt werden, ein Ausdruck reicht nicht. Kassenbuch und Kassendaten bewahren Sie grundsätzlich zehn Jahre auf. Für Buchungsbelege wie einzelne Bons und Kassenberichte gilt seit 2025 eine Frist von acht Jahren. Im Zweifel klären Sie die Einordnung mit Ihrem Steuerbüro.
Beim Wechsel der Kasse bleiben die alten Daten aufbewahrungspflichtig. Exportieren Sie vor dem Wechsel alle Daten vollständig und stellen Sie sicher, dass Sie sie später noch lesen können. Das gilt auch für gemietete Geräte und gekündigte Cloud-Verträge. Mehr dazu lesen Sie im Vergleich Kassensystem Cloud oder lokal.
Stellt das Finanzamt erhebliche Mängel fest, kann es die Kassenführung als nicht ordnungsgemäß verwerfen und Umsätze schätzen. Das führt oft zu Nachzahlungen und Zinsen. Kleine formelle Fehler führen nicht automatisch zur Schätzung, sie summieren sich aber. Bei Verstößen rund um die TSE sind außerdem Bußgelder bis 25.000 Euro möglich. Besonders im Blick stehen Betriebe mit hohem Baranteil, etwa in der Gastronomie, im Einzelhandel oder in der Boutique mit vielen Barzahlungen.
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Ein Kassensystem ist dann GoBD-konform, wenn Technik und Nutzung zusammenpassen. Das System muss jeden Vorgang vollständig und unveränderbar erfassen und exportieren können. Der Betrieb muss es richtig einrichten, dokumentieren und konsequent nutzen. Wer beides im Blick hat, besteht Prüfungen ohne große Sorgen. Die allgemeine Pflichtlage fasst der Beitrag zur Kassenpflicht zusammen.
Dass das System und seine Nutzung die Grundsätze ordnungsmäßiger elektronischer Buchführung erfüllen, also vollständige, richtige, zeitnahe, geordnete und unveränderbare Aufzeichnungen.
Nein. Es gibt kein amtliches Siegel. Hersteller können Gutachten vorlegen, die Verantwortung für die ordnungsgemäße Nutzung bleibt aber beim Betrieb.
Nicht automatisch. Die TSE sichert die Daten ab. GoBD-konform wird die Kassenführung erst, wenn Einrichtung, Nutzung, Dokumentation und Aufbewahrung stimmen.
Ja. Die GoBD verlangen eine Beschreibung, wie Ihr Kassensystem aufgebaut ist und genutzt wird. Viele Anbieter und Steuerbüros stellen Vorlagen bereit.
Kassenbuch und Kassendaten grundsätzlich zehn Jahre, Buchungsbelege wie einzelne Bons und Kassenberichte seit 2025 acht Jahre. Klären Sie Einzelfälle mit dem Steuerbüro.
Nein. Korrekturen erfolgen als Storno oder Gegenbuchung. Der ursprüngliche Vorgang bleibt gespeichert und nachvollziehbar.
Das Finanzamt kann die Kassenführung verwerfen und Umsätze schätzen. Bei Verstößen rund um die TSE drohen Bußgelder bis 25.000 Euro.
Ja. Die GoBD gelten für alle Unternehmen, die steuerlich relevante Daten elektronisch aufzeichnen, unabhängig von Größe und Umsatz. Der Umfang der Dokumentation darf aber zur Größe des Betriebs passen.
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KassenSichV und TSE im Überblick.
Bauformen der Sicherheitseinrichtung.
Kassennachschau und Außenprüfung.
Die allgemeine Pflichtlage.
Updates planen und dokumentieren.