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Die Kassensicherungsverordnung, kurz KassenSichV, ist das technische Regelwerk hinter der Pflicht zur manipulationssicheren Kasse. Sie legt fest, welche Kassen betroffen sind, wie die technische Sicherheitseinrichtung aufgebaut sein muss und welche Angaben auf den Beleg gehören. Für Betriebe ist sie oft schwer greifbar, weil sie eng mit der Abgabenordnung und weiteren Vorgaben verzahnt ist. Dieser Beitrag ordnet die Kassensicherungsverordnung ein, erklärt die TSE und zeigt, wie Sie die Anforderungen in Ihrem Betrieb umsetzen.
Grundlage ist Paragraf 146a der Abgabenordnung. Er verpflichtet Unternehmen, die Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfassen, dieses System durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen. Die Kassensicherungsverordnung füllt diese Pflicht mit Details. Sie bestimmt, welche Systeme gemeint sind, wie Vorgänge protokolliert und gespeichert werden, wie die Schnittstelle für Prüfungen aussieht und welche Angaben ein Beleg enthalten muss.
Die technischen Einzelheiten der TSE beschreibt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik in technischen Richtlinien. Das BSI zertifiziert auch die TSE-Lösungen der Hersteller. Die allgemeine Pflichtlage für Betriebe mit Kasse fasst der Beitrag zur Kassenpflicht zusammen.
Nach Paragraf 1 der Verordnung sind elektronische Aufzeichnungssysteme elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen. Dazu zählen stationäre Kassen ebenso wie Tablet- und Smartphone-Kassen. Auch Taxameter und Wegstreckenzähler sind inzwischen erfasst. Ausdrücklich ausgenommen sind unter anderem Fahrschein- und Parkscheinautomaten, Buchhaltungsprogramme, Waren- und Dienstleistungsautomaten, Geldautomaten sowie Geld- und Warenspielgeräte.
Betroffen, braucht eine zertifizierte TSE.
Betroffen, meist mit Cloud-TSE oder TSE am Drucker.
Betroffen, auch wenn nur wenig Umsatz anfällt.
Betroffen, ältere Geräte ohne TSE dürfen nicht mehr genutzt werden.
Die offene Ladenkasse ohne elektronisches System fällt nicht unter die KassenSichV. Wer sie nutzt, muss die Einnahmen trotzdem vollständig und nachvollziehbar aufzeichnen.
Die technische Sicherheitseinrichtung ist seit dem 1. Januar 2020 für jede elektronische Kasse Pflicht, unabhängig vom Umsatz. Sie besteht aus drei Teilen. Das Sicherheitsmodul erzeugt für jeden Vorgang eine Signatur und sorgt dafür, dass Aufzeichnungen nicht unbemerkt verändert werden können. Das Speichermedium hält die signierten Daten fest. Die einheitliche digitale Schnittstelle ermöglicht den Export für Prüfungen.
| Bauform | Funktionsweise | Typischer Einsatz |
|---|---|---|
| USB-TSE | Stick an der Kasse oder am Drucker | Stationäre Kassen, PC-Kassen |
| TSE als Speicherkarte | Karte im Gerät oder Drucker | Registrierkassen, Handgeräte |
| Cloud-TSE | Signatur in einem zertifizierten Rechenzentrum | Tablet- und Smartphone-Kassen |
Welche Bauform passt, hängt vor allem von der Kasse ab. Eine Übersicht mit Vor und Nachteilen finden Sie auf der Seite TSE für die Kasse. Kosten und Meldung behandelt der Beitrag TSE im Kassensystem.
Die Verordnung verlangt, dass jeder Vorgang mit Beginn und Ende protokolliert wird. Die TSE vergibt eine fortlaufende Transaktionsnummer, Zeitstempel, einen Signaturzähler und einen Prüfwert. Die Daten müssen vollständig, unverändert und verlustsicher gespeichert werden.
Für Prüfungen muss die Kasse ihre Daten über die einheitliche digitale Schnittstelle bereitstellen. Für Kassensysteme ist das die DSFinV-K. Dieser Export muss jederzeit möglich sein, etwa bei einer unangekündigten Kassennachschau nach Paragraf 146b AO. Wie eine solche Prüfung abläuft, beschreibt der Beitrag zur Kassenprüfung durch das Finanzamt.
Eng mit der Verordnung verbunden sind zwei weitere Pflichten. Seit dem 1. Januar 2020 gilt die Belegausgabepflicht. Zu jedem Vorgang ist ein Beleg mit den Angaben der TSE zu erstellen und anzubieten, gedruckt oder digital. Eine Befreiung gibt es nur auf Antrag beim Finanzamt nach Paragraf 148 AO. Details erläutert der Beitrag zur Bonpflicht.
Außerdem ist jede elektronische Kasse seit dem 1. Januar 2025 über ELSTER beim Finanzamt zu melden. Kassen, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, waren bis zum 31. Juli 2025 zu melden. Seither gilt eine Frist von einem Monat nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme. Die Schritte zeigt der Beitrag zur Meldung der Kasse über ELSTER.
Die heutigen Pflichten sind schrittweise entstanden. Die Übersicht hilft, ältere Hinweise richtig einzuordnen, etwa wenn ein Gerät mit Verweis auf eine Übergangsregel angeboten wird.
| Zeitpunkt | Was geschah |
|---|---|
| Ende 2016 | Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen schafft Paragraf 146a AO |
| September 2017 | Kassensicherungsverordnung tritt in Kraft |
| 1. Januar 2020 | TSE-Pflicht und Belegausgabepflicht gelten |
| Ende 2022 | Übergangsregel für bestimmte alte Registrierkassen ohne Nachrüstmöglichkeit läuft aus |
| 1. Januar 2025 | Meldung elektronischer Kassen über ELSTER wird möglich und Pflicht |
| 31. Juli 2025 | Frist für die Meldung von Kassen, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden |
Seit dem Auslaufen der Übergangsregel gibt es keine Ausnahme mehr für alte Geräte. Jede elektronische Kasse muss heute mit zertifizierter TSE arbeiten.
Viele dieser Fehler fallen im Alltag nicht auf, sondern erst bei einer Prüfung. Kontrollieren Sie deshalb regelmäßig einen Bon und erstellen Sie testweise einen Export.
Wer eine Kasse ohne zertifizierte TSE betreibt oder die Sicherheitseinrichtung nicht richtig einsetzt, handelt ordnungswidrig. Dafür sind Bußgelder bis 25.000 Euro möglich. Schwerer wiegt oft die Folge für die Buchführung. Ist die Kassenführung nicht ordnungsgemäß, kann das Finanzamt Umsätze schätzen. Das führt häufig zu Nachzahlungen, die deutlich höher ausfallen als die Kosten einer neuen Kasse.
Die Kassensicherungsverordnung ist ein technisches Regelwerk. Ob Ihr konkretes System alle Anforderungen erfüllt, sollten Sie mit Kassenanbieter und Steuerbüro klären. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.
Wer eine alte Kasse nicht sinnvoll nachrüsten kann, findet unter den Kassensystem Produkten aktuelle Bauarten mit integrierter TSE. In der Gastronomie und im Einzelhandel sind Cloud- und Tablet-Kassen mit Cloud-TSE inzwischen weit verbreitet.
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Die Kassensicherungsverordnung macht die zertifizierte TSE zum Kern jeder elektronischen Kasse. Daraus folgen Pflichten für Protokollierung, Speicherung, Export, Beleg und Meldung. Wer eine aktuelle Kasse mit aktiver TSE nutzt, sie gemeldet hat und die Unterlagen pflegt, erfüllt die Anforderungen ohne großen Aufwand. Wie sich die Verordnung in die allgemeinen Grundsätze der Buchführung einfügt, erklärt der Beitrag Kassensystem GoBD-konform.
Sie legt fest, welche elektronischen Kassen eine zertifizierte TSE brauchen, wie Vorgänge protokolliert und gespeichert werden, wie der Export für Prüfungen aussieht und welche Angaben ein Beleg enthält.
Die TSE-Pflicht und die Belegausgabepflicht gelten seit dem 1. Januar 2020. Die Meldung der Kassen über ELSTER ist seit dem 1. Januar 2025 möglich und vorgeschrieben.
Ja. Die TSE-Pflicht gilt für jede elektronische Kasse, unabhängig vom Umsatz. Auch eine Smartphone-Kasse ist betroffen.
Nein. Die offene Ladenkasse ist kein elektronisches Aufzeichnungssystem. Die Einnahmen müssen aber vollständig aufgezeichnet werden.
Unter anderem Fahrschein- und Parkscheinautomaten, Buchhaltungsprogramme, Waren- und Dienstleistungsautomaten, Geldautomaten sowie Geld- und Warenspielgeräte.
Bußgelder bis 25.000 Euro sind möglich. Dazu kann das Finanzamt Umsätze schätzen, wenn die Kassenführung nicht ordnungsgemäß ist.
Das hängt von Ihrer Kasse ab. Stationäre Kassen nutzen oft eine USB-TSE, Tablet- und Smartphone-Kassen häufig eine Cloud-TSE. Ihr Kassenanbieter nennt die passende Lösung.
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Bauformen und Auswahl der Sicherheitseinrichtung.
Pflicht, Varianten, Kosten und Meldung.
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Die allgemeine Pflichtlage im Überblick.
Kassennachschau und Außenprüfung vorbereiten.