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Das Finanzamt kontrolliert Kassen heute häufiger und gezielter als früher. Besonders in bargeldintensiven Branchen gehören unangekündigte Besuche zum Alltag. Wer vorbereitet ist, kann einer Kassenprüfung gelassen entgegensehen. Dieser Beitrag erklärt, welche Prüfungsformen es gibt, wie eine Kassennachschau abläuft, welche Rechte und Pflichten Sie haben, welche Unterlagen bereitliegen sollten und welche Fehler Prüfer besonders oft finden. Er ersetzt keine Steuerberatung, im Einzelfall hilft Ihr Steuerbüro.
Unter dem Begriff Kassenprüfung fassen viele Unternehmer unterschiedliche Kontrollen zusammen. Für die Kasse sind vor allem zwei Formen wichtig. Die Kassennachschau ist ein kurzfristiger, unangekündigter Besuch, der sich auf die Kasse konzentriert. Die Außenprüfung, früher Betriebsprüfung genannt, wird angekündigt und umfasst die gesamte Buchführung eines oder mehrerer Jahre. Die Kasse ist dabei ein zentraler Teil.
| Merkmal | Kassennachschau | Außenprüfung |
|---|---|---|
| Grundlage | Paragraf 146b AO | Paragrafen 193 ff. AO |
| Ankündigung | Keine, jederzeit unangekündigt | Mit Prüfungsanordnung |
| Umfang | Kasse und Kassenführung | Gesamte Buchführung |
| Ort | In den Geschäftsräumen | Im Betrieb oder beim Steuerbüro |
| Dauer | Meist wenige Stunden | Tage bis Wochen |
Ergeben sich bei einer Kassennachschau Auffälligkeiten, kann der Prüfer nach Paragraf 146b Absatz 3 AO ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergehen. Darauf wird schriftlich hingewiesen.
Die Kassennachschau beginnt oft unbemerkt. Prüfer dürfen zunächst als normale Kunden beobachten, etwa ob Bons ausgegeben werden und wie kassiert wird. Erst wenn sie nicht öffentliche Räume betreten oder Unterlagen verlangen, weisen sie sich aus.
Bei einer Kiosk-Kasse oder einem kleinen Imbiss ist die Nachschau oft schnell erledigt, wenn die Unterlagen geordnet sind. Bei Betrieben mit mehreren Kassen dauert sie entsprechend länger.
Im Mittelpunkt steht die Frage, ob die Kasse alle Geschäftsvorfälle vollständig, richtig und unveränderbar aufzeichnet. Daraus ergeben sich typische Prüfpunkte.
Ist eine zertifizierte TSE angeschlossen und aktiv, und stimmen die Daten auf dem Beleg?
Wird zu jedem Verkauf ein Beleg erstellt und angeboten, gedruckt oder digital?
Ist die Kasse seit 2025 über ELSTER beim Finanzamt gemeldet?
Lassen sich die Daten im DSFinV-K-Format und aus der TSE exportieren?
Passt der gezählte Bestand zum Sollbestand der Kasse?
Gibt es Verfahrensdokumentation, Handbücher und Programmierprotokolle?
Ein Prüfer erwartet nicht, dass Sie alles auswendig wissen. Er erwartet aber, dass die Unterlagen schnell auffindbar sind. Legen Sie am besten eine Mappe an, analog oder digital, und informieren Sie Ihr Team, wo sie liegt.
Oft ist der Inhaber nicht vor Ort, wenn das Finanzamt kommt. Legen Sie fest, wer die Prüfer empfängt, wer Exporte erstellen kann und wer das Steuerbüro informiert.
Bei einer Kassennachschau haben Sie Mitwirkungspflichten, aber auch Rechte. Wer beides kennt, bleibt ruhig und sachlich.
Zutritt zu Geschäftsräumen während der Geschäftszeiten gewähren, Zugang zu Kasse und Daten ermöglichen, Auskünfte zur Kasse geben, Unterlagen vorlegen.
Dienstausweis zeigen lassen, Steuerbüro hinzuziehen, soweit das ohne Verzögerung möglich ist, Fragen zum Umfang stellen, Feststellungen notieren.
Bleiben Sie kooperativ. Verzögerungen oder fehlende Unterlagen werden häufig negativ ausgelegt. Notieren Sie, was geprüft und welche Daten übergeben wurden.
Viele Beanstandungen haben einfache Ursachen. Prüfer kennen die typischen Muster genau.
Werden schwere Mängel festgestellt, kann das Finanzamt die Kassenführung als nicht ordnungsgemäß einstufen und Umsätze schätzen. Daraus können Steuernachzahlungen und Zinsen folgen. Verstöße gegen die Pflichten rund um die TSE können mit Bußgeldern bis 25.000 Euro geahndet werden. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Kassenführung erläutert der Beitrag Kassensystem GoBD-konform.
Kassennachschauen finden in allen Branchen statt. Erfahrungsgemäß stehen aber Betriebe mit vielen Barzahlungen häufiger im Mittelpunkt. Dazu gehören die Gastronomie mit Restaurants, Bars und Imbissen, Bäckereien, Kioske, Friseure und Kosmetikstudios sowie Marktstände. Ein Friseursalon mit vielen kleinen Barbeträgen sollte deshalb ebenso vorbereitet sein wie ein Restaurant. In der Gastronomie achten Prüfer zusätzlich auf die richtige Trennung der Steuersätze, für Speisen gelten seit dem 1. Januar 2026 dauerhaft 7 Prozent, für Getränke grundsätzlich 19 Prozent.
Ein modernes System nimmt Ihnen viel Arbeit ab. Achten Sie bei der Auswahl auf einen Export, den Sie selbst auslösen können, und auf eine verständliche Dokumentation. Passende Systeme finden Sie unter den Kassensoftware-Lösungen und im Anbietervergleich.
Geben Sie im Preisrechner an, was Ihre Kasse können muss, und erhalten Sie passende Angebote.
Endet die Kassennachschau ohne Beanstandung, ist der Besuch meist schnell vorbei. Wurden Mängel festgestellt, erhalten Sie in der Regel eine Mitteilung oder es folgt eine Außenprüfung. Besprechen Sie das Ergebnis zeitnah mit Ihrem Steuerbüro. Prüfen Sie gemeinsam, ob die Feststellungen zutreffen, und beheben Sie technische Mängel sofort, etwa eine fehlende Kassenmeldung oder eine inaktive TSE.
Nutzen Sie die Prüfung außerdem als Anlass, Ihre Abläufe zu überprüfen. Wurde etwas nicht gefunden, gehört es künftig in die Prüfungsmappe. Wurden Fragen zu Stornos oder Rabatten gestellt, klären Sie mit dem Team, wie diese Vorgänge dokumentiert werden. So sind Sie beim nächsten Besuch noch besser vorbereitet.
Eine Kassenprüfung durch das Finanzamt ist kein Ausnahmefall, sondern Routine. Wer eine Kasse mit aktiver TSE nutzt, sie gemeldet hat, Belege ausgibt, Exporte erstellen kann und seine Unterlagen geordnet hält, hat wenig zu befürchten. Wichtig ist, dass auch Ihr Team weiß, was bei einem Besuch zu tun ist. Bei Unsicherheiten hilft Ihr Steuerbüro, die technischen Anforderungen erklärt der Beitrag zur Kassensicherungsverordnung.
Ja. Die Kassennachschau nach Paragraf 146b AO ist jederzeit unangekündigt möglich, während der üblichen Geschäfts und Arbeitszeiten.
Unter anderem TSE, Belegausgabe, Kassenmeldung, Kassenbestand, Dokumentation und die Exportfähigkeit der Daten im DSFinV-K-Format.
Sie müssen den Zutritt zu den Geschäftsräumen während der Geschäftszeiten gewähren und an der Prüfung mitwirken. Lassen Sie sich den Dienstausweis zeigen.
Ja, soweit das ohne Verzögerung der Prüfung möglich ist. Informieren Sie das Steuerbüro am besten sofort.
Je nach Schwere reichen die Folgen von Hinweisen bis zur Schätzung der Umsätze mit Steuernachzahlung. Bei Verstößen rund um die TSE drohen Bußgelder bis 25.000 Euro.
Ja. Bei Auffälligkeiten kann der Prüfer ohne vorherige Prüfungsanordnung zur Außenprüfung übergehen. Darauf wird schriftlich hingewiesen.
Legen Sie fest, wer die Prüfer empfängt, wo die Unterlagen liegen und wer Exporte erstellen kann. Eine kurze Übung im Jahr schafft Sicherheit.
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