Bis zu 40% sparen
Kassensystem ist nicht gleich Kassensystem. Zwischen einer kompakten Registrierkasse und einer vernetzten Filiallösung mit Handgeräten und Self-Checkout liegen Welten. Wer die Kassensystem Arten kennt, kann schneller eingrenzen, was zum eigenen Betrieb passt. Dieser Beitrag ordnet die Bauarten nach Gerät, Speicherort und Funktionsumfang, vergleicht Stärken und Grenzen und verweist auf unsere ausführlichen Produktseiten. Wenn Sie zuerst die Grundbegriffe klären möchten, lesen Sie den Beitrag Was ist ein Kassensystem.
Die Vielfalt am Markt wirkt auf den ersten Blick unübersichtlich. Sie lässt sich aber mit drei Fragen ordnen. Erstens, auf welchem Gerät wird kassiert? Zweitens, wo liegen die Daten? Drittens, wie viel kann das System und für welche Branche ist es gebaut? Fast jede Kasse lässt sich anhand dieser drei Merkmale beschreiben. Ein Tablet-System kann zum Beispiel in der Cloud arbeiten und speziell für die Gastronomie entwickelt sein. Eine PC-Kasse kann lokal laufen und eine umfangreiche Warenwirtschaft mitbringen.
Das Gerät bestimmt, wo und wie Ihr Team kassiert. Die folgenden Bauarten stellen wir jeweils auf einer eigenen Produktseite ausführlich vor.
Kompaktes Gerät mit Grundfunktionen, Tasten und eingebautem Drucker, für wenige Artikel.
Fester Kassenplatz mit Touchscreen, Drucker und Lade, robust für hohe Frequenz.
Kassensoftware auf einem PC, oft mit umfangreicher Warenwirtschaft.
App auf einem Tablet, schnell eingerichtet und flexibel erweiterbar.
Kassieren mit dem Handy, ideal für kleine Umsätze und unterwegs.
Robustes Handgerät für Bestellung und Zahlung direkt am Tisch.
Kasse ohne festen Platz für Markt, Event und Außendienst.
Kunden scannen und bezahlen selbst, entlastet das Personal.
Eine Sonderform ist SoftPOS. Dabei wird das Smartphone selbst zum Kartenterminal, ein zusätzliches Lesegerät entfällt. Für Küche und Theke ergänzen viele Gastronomen ihre Kasse außerdem um einen Küchenmonitor, der Bestellungen ohne Papier anzeigt.
Unabhängig vom Gerät stellt sich die Frage, wo die Kassendaten liegen. Das beeinflusst Kosten, Wartung und Verhalten bei einer Internetstörung.
| Variante | Funktionsweise | Stärken | Grenzen |
|---|---|---|---|
| Lokal | Software und Daten auf Gerät oder Server im Betrieb | Unabhängig vom Internet, volle Kontrolle | Updates und Sicherung liegen bei Ihnen |
| Cloud | Daten im Rechenzentrum des Anbieters | Zugriff von überall, Updates automatisch | Braucht Verbindung, Abhängigkeit vom Anbieter |
| Hybrid | Lokal kassieren, Daten in der Cloud abgleichen | Arbeitet bei Störungen weiter | Mehr Komponenten, Abgleich muss sauber laufen |
Welche Variante zu Ihrem Betrieb passt, vertieft der Beitrag Kassensystem Cloud oder lokal.
Ein weiteres Unterscheidungsmerkmal ist der Aufbau. Bei All in One Geräten sind Bildschirm, Rechner, Drucker und oft auch das Kartenterminal in einem Gehäuse vereint. Das spart Platz an kleinen Theken und reduziert Kabel. Fällt ein Teil aus, ist allerdings oft das ganze Gerät betroffen.
Modulare Systeme bestehen aus einzelnen Komponenten, die Sie nach Bedarf kombinieren, etwa ein Tablet mit separatem Bondrucker, Kassenlade und Kartenterminal. Auch die Kassensoftware ist häufig modular, Warenwirtschaft, Kundenkartei oder Terminbuch lassen sich zubuchen. So wächst die Kasse mit dem Betrieb.
Viele Anbieter entwickeln ihre Systeme für bestimmte Branchen. Die Bauart ist dabei oft dieselbe, der Unterschied liegt in den Funktionen.
Alle Branchen mit ihren typischen Anforderungen finden Sie in der Branchenübersicht.
Die Tabelle fasst zusammen, wie sich die häufigsten Gerätearten in typischen Kriterien unterscheiden. Sie ersetzt keinen Vergleich konkreter Angebote, hilft aber bei der Vorauswahl.
| Bauart | Mobilität | Funktionsumfang | Typischer Betrieb |
|---|---|---|---|
| Registrierkasse | Gering | Grundfunktionen | Kleiner Laden, Kiosk |
| Stationäre Kasse | Gering | Hoch | Supermarkt, Restaurant mit Theke |
| PC-Kasse | Gering | Sehr hoch | Fachhandel, Filialbetrieb |
| Tablet-Kasse | Mittel | Mittel bis hoch | Café, Boutique, Salon |
| Smartphone-Kasse | Hoch | Grundfunktionen bis mittel | Markt, Foodtruck, Dienstleister |
| Handheld | Hoch | Ergänzend zur Hauptkasse | Restaurant, Biergarten, Event |
| Self-Checkout | Gering | Spezialisiert | Supermarkt, Kantine |
Wie viel eine Kasse kostet, hängt weniger von der Bauart als vom Gesamtpaket ab. Trotzdem lassen sich Tendenzen beschreiben. Smartphone- und Tablet-Kassen haben meist niedrige Einstiegskosten, weil vorhandene Geräte genutzt werden können, dafür fallen monatliche Gebühren für die Software an. Stationäre Kassen und PC-Kassen verursachen höhere Kosten für Hardware und Einrichtung, laufen aber oft viele Jahre. Bei Self-Checkout-Terminals kommen Planung, Montage und Wartung hinzu.
Vergleichen Sie deshalb immer die Gesamtkosten über die geplante Laufzeit, inklusive Hardware, Lizenzen, TSE, Kartengebühren und Support. Einen Überblick über die Kostenblöcke gibt der Beitrag Kassensystem Kosten. Konkrete Preise nennen Ihnen die Anbieter auf Anfrage oder über den Preisrechner.
Ob Registrierkasse oder Smartphone-App, rechtlich macht die Bauart keinen Unterschied. Jede elektronische Kasse braucht seit dem 1. Januar 2020 eine zertifizierte TSE nach Paragraf 146a AO und KassenSichV, unabhängig vom Umsatz. Es gilt die Belegausgabepflicht, die Kasse muss Daten im DSFinV-K-Format exportieren können, und seit dem 1. Januar 2025 ist jede elektronische Kasse über ELSTER zu melden. Bei Verstößen drohen Bußgelder bis 25.000 Euro. Einen Überblick gibt der Beitrag zur Kassenpflicht.
Wenn Sie mehrere Kassen oder Handgeräte nutzen, kann jedes Gerät ein eigenes Aufzeichnungssystem sein. Klären Sie mit Anbieter und Steuerbüro, welche Geräte Sie melden müssen.
Beschreiben Sie Ihren Betrieb im Preisrechner und erhalten Sie Angebote für die Bauart, die zu Ihnen passt.
Die passende Kasse ergibt sich aus Gerät, Speicherort und Funktionsumfang. Stationäre und PC-Kassen spielen ihre Stärken bei hoher Frequenz und großem Sortiment aus, Tablet und Smartphone bei Flexibilität, Handgeräte am Tisch und Self-Checkout bei vielen Kunden mit wenigen Artikeln. Viele Betriebe kombinieren mehrere Arten. Wie ein Verkauf im Alltag abläuft, zeigt der Beitrag Wie funktioniert ein Kassensystem. Anbieter für jede Bauart finden Sie im Anbietervergleich.
Nach Gerät unterscheidet man Registrierkasse, stationäre Kasse, PC-Kasse, Tablet-Kasse, Smartphone-Kasse, Handheld und Self-Checkout. Nach Speicherort gibt es lokale, Cloud- und hybride Systeme.
Oft eine Tablet- oder Smartphone-Kasse, weil sie schnell eingerichtet ist und mitwachsen kann. Bei sehr wenigen Artikeln kann auch eine Registrierkasse reichen.
Die stationäre Kasse steht fest an einem Platz und ist für hohe Frequenz gebaut. Eine mobile Kasse läuft auf Tablet, Smartphone oder Handgerät und kann überall genutzt werden.
Cloud beschreibt den Speicherort der Daten. Eine Cloud-Kasse kann auf Tablet, Smartphone oder stationärem Gerät laufen.
Ja. Viele Betriebe nutzen eine Hauptkasse und ergänzen sie um Handgeräte, eine mobile Kasse für Veranstaltungen oder einen Self-Checkout.
Ja. Jede elektronische Kasse braucht eine zertifizierte TSE, muss Belege ausgeben, Daten im DSFinV-K-Format exportieren und beim Finanzamt gemeldet werden.
Beschreiben Sie, wie und wo Sie verkaufen, und vergleichen Sie mehrere Angebote. Der Preisrechner hilft Ihnen dabei kostenlos.
Geben Sie Ihren Bedarf an und erhalten Sie kostenlos Angebote passender Anbieter.
Definition und Überblick für Einsteiger.
Kasse mit zentralem Datenbestand und automatischen Updates.
Kassensoftware auf dem PC mit umfangreichen Funktionen.
Kassieren mit dem Handy.
Unterschiede und Einsatzbereiche.
Kunden kassieren selbst.