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Wer einen Laden, ein Café oder einen Salon eröffnet, kommt an der Frage nach der Kasse kaum vorbei. Doch was ist ein Kassensystem eigentlich genau, und worin unterscheidet es sich von einer einfachen Registrierkasse? Dieser Beitrag gibt Einsteigern einen verständlichen Überblick. Sie erfahren, welche Aufgaben ein Kassensystem übernimmt, aus welchen Teilen es besteht, welche Arten es gibt und welche Regeln in Deutschland gelten. Am Ende finden Sie erste Schritte für die Auswahl.
Ein Kassensystem ist ein elektronisches System, mit dem ein Betrieb seine Verkäufe abwickelt. Es besteht aus einer Kassensoftware und den passenden Geräten wie Bildschirm, Bondrucker, Kassenlade und Kartenterminal. Die Software kennt Artikel und Preise, berechnet Beträge und Steuern, nimmt Zahlungen entgegen und speichert jeden Vorgang. Im englischen Sprachraum heißt ein solches System POS-System. Der Begriff meint dasselbe und wird in Deutschland zunehmend gleichbedeutend verwendet.
Im Unterschied zu einer einfachen Registrierkasse ist ein Kassensystem meist vernetzt und erweiterbar. Es kann mit Warenwirtschaft, Buchhaltung oder Onlineshop zusammenarbeiten, mehrere Kassenplätze verbinden und Berichte für die Steuerung des Betriebs liefern.
Die Kernaufgabe ist das Kassieren. Daneben übernimmt ein Kassensystem viele Aufgaben, die früher von Hand erledigt wurden.
Artikel erfassen, Betrag berechnen, bar, mit Karte oder per Smartphone kassieren.
Bon ausgeben, jeden Vorgang speichern und durch die TSE absichern.
Umsätze nach Tag, Artikel, Mitarbeiter oder Filiale auswerten.
Bestände führen, Nachbestellungen vorbereiten, Inventur unterstützen.
Gerade die Auswertungen werden oft unterschätzt. Wer täglich sieht, welche Artikel gut laufen, zu welchen Zeiten viel los ist und wie sich der Umsatz im Vergleich zum Vorjahr entwickelt, kann Einkauf, Personalplanung und Angebot gezielt anpassen. Viele Systeme zeigen diese Zahlen zusätzlich in einer App, sodass Inhaber auch unterwegs den Überblick behalten. Eine Kasse mit Schnittstellen zur Buchhaltung spart zudem Zeit beim Monatsabschluss.
Jedes Kassensystem setzt sich aus Software und Hardware zusammen. Welche Geräte Sie brauchen, hängt von Ihrem Betrieb ab. Ein Imbiss kommt mit wenigen Teilen aus, ein Supermarkt braucht deutlich mehr.
Eine ausführliche Übersicht finden Sie im Beitrag zu den Bestandteilen eines Kassensystems. Einzelne Geräte stellen wir auf unseren Produktseiten vor, etwa die Kassensoftware, die TSE und das Kartenterminal.
Kassensysteme unterscheiden sich vor allem nach Gerät und Speicherort der Daten. Die Tabelle zeigt die gängigen Bauarten in der Übersicht. Einen ausführlichen Vergleich mit Vor und Nachteilen finden Sie im Beitrag Kassensystem Arten.
| Bauart | Kurz beschrieben | Typischer Einsatz |
|---|---|---|
| Registrierkasse | Kompaktes Gerät mit Grundfunktionen | Kleine Betriebe mit wenigen Artikeln |
| Stationäre Kasse | Fester Kassenplatz mit Touchscreen | Handel, Gastronomie mit Theke |
| Tablet-Kasse | App auf einem Tablet, oft mit Cloud | Café, Boutique, Dienstleister |
| Mobile Kasse | Smartphone oder Handgerät | Markt, Foodtruck, Service am Tisch |
| Cloud-Kasse | Daten liegen beim Anbieter im Rechenzentrum | Mehrere Standorte, Zugriff von überall |
| Self-Checkout | Kunden kassieren selbst | Supermarkt, Kantine, Kiosk |
Kassensysteme finden sich überall dort, wo regelmäßig Ware oder Leistungen gegen Bezahlung abgegeben werden. Jede Branche hat dabei eigene Anforderungen. Im Einzelhandel stehen Scanner, Artikelvarianten und Lagerbestand im Vordergrund. In der Gastronomie zählen Tischplan, Küchenbons und getrennte Rechnungen. Ein Friseur braucht Terminbuch und Kundenkartei, eine Bäckerei schnelle Abläufe und oft mehrere Filialen. Auch Hotels, Fitnessstudios, Vereine und Veranstalter nutzen Kassensysteme. Alle Branchen finden Sie in unserer Branchenübersicht.
In Deutschland gibt es keine allgemeine Pflicht, eine elektronische Kasse zu nutzen. Wer eine einsetzt, muss aber eine Reihe von Vorgaben erfüllen. Die wichtigsten sind seit Jahren bekannt und gelten für jeden Betrieb unabhängig vom Umsatz.
Die Einzelheiten erklären die Beiträge zur Kassenpflicht und zur Kassensicherungsverordnung. Bei Fragen zu Ihrem Einzelfall hilft Ihr Steuerbüro.
Eine Registrierkasse ist ein geschlossenes Gerät mit festen Funktionen. Sie summiert, druckt Bons und erstellt Tagesberichte. Ein Kassensystem bietet darüber hinaus Auswertungen, Schnittstellen, mehrere Kassenplätze und oft den Zugriff per App. Beide müssen dieselben gesetzlichen Vorgaben erfüllen. Für sehr kleine Betriebe kann eine Registrierkasse reichen, wer wachsen oder Abläufe verknüpfen will, ist mit einem Kassensystem meist besser beraten. Den Unterschied im Detail zeigt der Beitrag Kassensystem oder Registrierkasse.
Die Kosten setzen sich aus Hardware, Software und laufenden Gebühren zusammen. Viele Anbieter arbeiten mit monatlichen Tarifen für die Software, dazu kommen Geräte zum Kauf oder zur Miete sowie Gebühren für Kartenzahlungen. Wie hoch die Summe ausfällt, hängt stark von Branche, Anzahl der Kassenplätze und gewünschten Modulen ab. Einen Überblick über Kostenblöcke gibt der Beitrag Kassensystem Kosten. Konkrete Angebote erhalten Sie kostenlos über den Preisrechner.
Anbieter im Überblick finden Sie in unserem Anbietervergleich, darunter Profile von Lightspeed, rea card, ready2order, SmartKasse24 und Tillhub. Die Reihenfolge ist alphabetisch und keine Wertung.
Geben Sie Ihren Bedarf im Preisrechner an und erhalten Sie kostenlos Angebote passender Anbieter.
Ein Kassensystem ist weit mehr als eine Geldschublade mit Bondrucker. Es erfasst Verkäufe, nimmt Zahlungen an, gibt Belege aus, sichert alle Daten ab und liefert die Grundlage für Buchhaltung und Steuerung. Welche Bauart passt, hängt von Ihrem Betrieb ab. Wie ein Verkauf im Alltag abläuft, zeigt der Beitrag Wie funktioniert ein Kassensystem, die technische Seite erklärt der Beitrag zur Funktionsweise eines Kassensystems.
Ein Kassensystem ist die Kombination aus Software und Geräten, mit der ein Betrieb Verkäufe erfasst, Zahlungen annimmt, Belege ausgibt und alle Vorgänge speichert.
POS steht für Point of Sale, also den Ort des Verkaufs. Ein POS-System ist ein anderes Wort für ein Kassensystem.
Es gibt keine allgemeine Pflicht zur elektronischen Kasse. Wer eine nutzt, braucht aber eine zertifizierte TSE, muss Belege ausgeben und die Kasse beim Finanzamt melden.
Eine Registrierkasse ist ein geschlossenes Gerät mit Grundfunktionen. Ein Kassensystem ist meist vernetzt, erweiterbar und bietet Auswertungen und Schnittstellen.
In der Regel ein Bediengerät, eine TSE, ein Bondrucker, eine Kassenlade und ein Kartenterminal. Je nach Betrieb kommen Scanner, Waage oder Küchenmonitor hinzu.
Nicht zwingend. Lokale Systeme arbeiten ohne Internet, Cloud-Kassen brauchen eine Verbindung, viele puffern aber kurze Ausfälle.
Beschreiben Sie Ihren Bedarf, vergleichen Sie mehrere Angebote mit allen Kosten und testen Sie das System. Der Preisrechner hilft beim Einholen von Angeboten.
Geben Sie Ihren Bedarf an und erhalten Sie kostenlos Angebote passender Anbieter.
Bauarten im Vergleich mit Vor und Nachteilen.
Der Ablauf eines Verkaufs Schritt für Schritt.
Architektur, Datenfluss und TSE-Signatur.
Unterschiede und Einsatzbereiche.
Kasse als App auf dem Tablet.
Schritt für Schritt zur passenden Kasse.