Bis zu 40% sparen
Ein Kassensystem ist mehr als ein Bildschirm mit Geldlade. Es besteht aus mehreren Bausteinen, die zusammenarbeiten, vom Kassenterminal und der Kassensoftware über Bondrucker, Scanner und Kartenterminal bis zur technischen Sicherheitseinrichtung, die das Gesetz vorschreibt. Welche Teile Sie brauchen, hängt von Branche, Sortiment und Ablauf ab. Dieser Beitrag erklärt die Kassensystem-Bestandteile Schritt für Schritt, ordnet sie nach Pflicht, Standard und Erweiterung und zeigt, worauf Sie bei der Zusammenstellung achten sollten.
Ein Kassensystem lässt sich in drei Ebenen gliedern. Die Software steuert Verkauf, Artikel, Berichte und Schnittstellen. Die Hardware erfasst Eingaben und gibt Belege, Bons und Geld aus. Die Pflichtkomponenten sichern die Aufzeichnungen steuerlich ab. Erst wenn alle drei Ebenen zusammenpassen, entsteht eine Kasse, die im Alltag schnell und rechtlich sauber arbeitet. Was ein Kassensystem grundsätzlich leistet, erklärt der Beitrag Was ist ein Kassensystem.
Bei vielen Anbietern bekommen Sie die Bausteine als Paket. Andere lassen Ihnen die Wahl, welche Geräte Sie verwenden. Beides hat Vorteile. Ein Paket ist aufeinander abgestimmt, eine freie Auswahl kann günstiger sein oder vorhandene Geräte weiter nutzen.
Das Kassenterminal ist das Gerät, an dem kassiert wird. Das kann ein Tablet, ein PC mit Touchscreen oder eine spezielle Kassenhardware sein. Auf dem Terminal läuft die Kassensoftware. Sie enthält den Artikelstamm, berechnet Preise und Steuern, verwaltet Benutzer und erstellt Tagesabschlüsse und Berichte.
Achten Sie bei der Wahl des Terminals auf Bildschirmgröße, Helligkeit und die Zahl der Anschlüsse. Ein Gerät, das in der hellen Mittagssonne am Fenster schlecht ablesbar ist oder nicht genügend Anschlüsse für Drucker, Lade und Scanner hat, wird im Alltag schnell zum Ärgernis.
| Bauform | Typischer Einsatz |
|---|---|
| Tablet Kassensystem | Café, kleiner Laden, Dienstleister |
| Stationäre Kasse | Restaurant, Bäckerei, Handel mit hoher Frequenz |
| PC Kasse | Handel mit großem Sortiment und Warenwirtschaft |
| Registrierkasse | sehr einfache Abläufe mit wenigen Warengruppen |
Die Software kann lokal auf dem Gerät, in der Cloud oder in einer Mischform laufen. Welche Variante zu Ihnen passt, lesen Sie im Beitrag Kassensystem Cloud oder lokal.
Einige Bestandteile sind nicht Geschmackssache, sondern gesetzlich vorgegeben. Sie betreffen jede elektronische Kasse, unabhängig von Größe und Umsatz.
Bei Verstößen gegen die Kassenpflichten drohen Bußgelder bis 25.000 Euro. Hintergründe lesen Sie im Beitrag zur TSE im Kassensystem.
Neben Terminal und Software gibt es Geräte, die an fast jeder Kasse stehen. Sie entscheiden im Alltag oft darüber, wie schnell ein Verkauf abläuft. Ein langsamer Drucker oder eine klemmende Lade fällt zur Stoßzeit sofort auf, deshalb lohnt sich hier solide Qualität.
Druckt Kundenbelege und oft auch Bons für Küche oder Theke, meist als Thermodrucker.
Verwahrt Bargeld sicher und öffnet sich gesteuert durch die Kasse.
Nimmt Giro, Kredit und mobile Zahlungen an, idealerweise mit der Kasse verbunden.
Verbindet Kasse, Drucker, Terminal und Cloud, am besten in einem eigenen Netz.
Ob ein Bondrucker über USB, Netzwerk oder Bluetooth angeschlossen wird, hängt von Terminal und Software ab. Prüfen Sie vor dem Kauf die Kompatibilitätsliste Ihres Anbieters.
Viele Bestandteile sind nur in bestimmten Betrieben sinnvoll. Die folgende Auswahl zeigt typische Erweiterungen.
Für Selbstbedienung gibt es zusätzlich Self-Checkout Kassen, die Scanner, Zahlung und Belegausgabe in einem Gerät vereinen. Starten Sie mit den Erweiterungen, die einen klaren Engpass lösen, etwa lange Wege zwischen Tisch und Kasse oder häufige Tippfehler bei Preisen. Weitere Geräte lassen sich bei den meisten Systemen später ergänzen, wenn der Bedarf wächst.
Neben der eigentlichen Kassenfunktion bieten viele Systeme Module, die als Teil der Software oder als Zusatz gebucht werden. Sie sind keine Hardware, gehören aber zu den wichtigsten Bestandteilen eines modernen Systems.
Wie Kasse und Lager zusammenarbeiten, zeigt der Beitrag zum Kassensystem mit Warenwirtschaft. Externe Apps beschreibt der Beitrag zur App Integration im Kassensystem.
| Betrieb | Typische Bestandteile |
|---|---|
| Café mit Theke | Tablet Kasse, Bondrucker, Kassenlade, Kartenterminal, TSE |
| Restaurant mit Service | stationäre Kasse, Handhelds, Küchendrucker oder Küchenmonitor, Kartenterminal, TSE |
| Boutique | Tablet oder PC Kasse, Barcodescanner, Etikettendrucker, Bondrucker, Kartenterminal, TSE |
| Hofladen | Kasse mit Waage, Bondrucker, Kassenlade, Kartenterminal, TSE |
| Friseursalon | Tablet Kasse mit Terminbuchung, Bondrucker oder digitaler Beleg, Kartenterminal, TSE |
Diese Beispiele sind Orientierung, keine Vorgabe. Ihre konkrete Zusammenstellung hängt von Abläufen, Platz und Budget ab. Lassen Sie sich vom Anbieter ein Angebot mit genau den Geräten erstellen, die Sie wirklich nutzen werden.
Hardware können Sie meist kaufen oder mieten. Beim Kauf zahlen Sie einmal und sind frei in der Nutzung, tragen aber das Risiko eines Defekts nach Ablauf der Gewährleistung. Bei der Miete sind Austausch und Service oft enthalten, dafür fallen laufende Kosten an und der Vertrag bindet Sie. Für Geräte, die im Betrieb unverzichtbar sind, etwa den Bondrucker oder das Kartenterminal, kann ein Ersatzgerät im Lager oder eine Austauschgarantie den Unterschied machen. Fragen Sie den Anbieter, wie schnell ein defektes Gerät ersetzt wird und ob Sie in der Zwischenzeit weiter kassieren können.
Beschreiben Sie Ihren Betrieb im Preisrechner und erhalten Sie kostenlos Angebote mit passender Hardware.
Die Kassensystem-Bestandteile lassen sich in Software, Hardware und Pflichtkomponenten gliedern. Terminal, Software und TSE bilden den Kern, Bondrucker, Kassenlade und Kartenterminal gehören fast immer dazu. Scanner, Waage, Küchenmonitor oder Handgeräte ergänzen das System je nach Branche. Wer die Bausteine passend zum eigenen Ablauf auswählt und auf Kompatibilität achtet, bekommt eine Kasse, die schnell, zuverlässig und prüfungssicher arbeitet. Wie sich ein vernetztes System von einer einfachen Registrierkasse unterscheidet, erklärt der Beitrag Kassensystem oder Registrierkasse.
Kassenterminal und Kassensoftware, eine zertifizierte TSE, meist Bondrucker, Kassenlade und Kartenterminal. Je nach Branche kommen Scanner, Waage, Küchenmonitor oder Handgeräte hinzu.
Pflicht ist eine zertifizierte TSE für jede elektronische Kasse. Außerdem muss ein Beleg ausgegeben werden können, gedruckt oder digital, und der Export im DSFinV-K Format möglich sein.
Nicht zwingend, wenn Sie Belege digital ausgeben. Viele Betriebe nutzen trotzdem einen Drucker, weil Kunden häufig einen Papierbeleg wünschen.
Oft ja, wenn sie mit der neuen Software kompatibel sind. Lassen Sie sich das vom Anbieter bestätigen.
Das Terminal ist das Gerät, die Software steuert Verkauf, Artikel, Berichte und Schnittstellen. Bei Tablet Kassen sind beide klar getrennt.
Wenn Sie kein Bargeld annehmen, nicht unbedingt. Bei Bargeld ist eine von der Kasse gesteuerte Lade sinnvoll.
Handhelds für den Service, Küchendrucker oder Küchenmonitor und ein mit der Kasse verbundenes Kartenterminal.
Geben Sie Ihren Bedarf an und erhalten Sie kostenlos Angebote passender Anbieter.
Thermodrucker für Kasse und Küche.
Artikel schnell und fehlerfrei erfassen.
Bauformen und Aufgaben der Sicherheitseinrichtung.
Bestellungen digital in der Küche anzeigen.
Kasse und Lager verbinden.