Kassensysteme für Tattoostudios 2026, 6 Anbieter im Vergleich

Ein Kassensystem für Tattoostudios muss mit Einzelstücken umgehen. Fast jedes Motiv hat einen eigenen Preis, Termine werden mit Anzahlung reserviert, und neben den Sitzungen laufen Piercingschmuck, Pflegeprodukte und Gutscheine über die Theke. Die folgenden Abschnitte zeigen, worauf es dabei ankommt.

Individuelle Preise statt fester Artikel

Ein Tattoo ist ein Einzelstück. Der Preis hängt von Größe, Motiv, Körperstelle und Aufwand ab und wird oft nach Stunden oder als Festpreis für das Motiv vereinbart. Eine Kasse für das Tattoostudio braucht deshalb eine schnelle freie Preiseingabe. Der Betrag sollte dabei einer Leistungsgruppe zugeordnet werden, etwa Tattoo, Cover-up, Nachstechen oder Piercing. So bleiben die Auswertungen aussagekräftig, und Sie sehen, welcher Teil des Umsatzes aus welcher Leistung kommt. Für feste Preise, zum Beispiel für Standardpiercings, sind Schnelltasten sinnvoll.

Anzahlungen und Termine

In den meisten Studios wird ein Termin erst mit einer Anzahlung fest reserviert. Die Anzahlung sichert die Zeit des Artists und den Aufwand für den Entwurf ab. In der Kasse sollte sie mit Beleg erfasst und dem Kunden sowie dem Termin zugeordnet werden. Bei der Sitzung wird die Anzahlung automatisch mit dem Endpreis verrechnet, sodass der Kunde nur den Restbetrag zahlt. Bei großen Motiven, die über mehrere Sitzungen gehen, hilft eine Übersicht, wie viel bereits bezahlt wurde. Umsatzsteuerlich sind Anzahlungen in der Regel bereits im Zeitpunkt der Vereinnahmung zu berücksichtigen. Wird ein Termin abgesagt und die Anzahlung einbehalten, kann das steuerlich anders zu beurteilen sein. Klären Sie solche Fälle mit Ihrem Steuerbüro. Ideal ist eine Kasse, die mit dem Terminkalender verbunden ist, damit Termin und Zahlung immer zusammenpassen.

Schmuck, Pflege und Gutscheine

Neben den Leistungen verkaufen viele Studios Piercingschmuck, Pflegecremes und Folien. Für diesen Teil des Sortiments sind Barcodes und eine Bestandsführung hilfreich, damit Sie wissen, welcher Schmuck in welcher Größe vorrätig ist. Gutscheine sind ein beliebtes Geschenk. Die Kasse sollte Gutscheine verkaufen, einlösen und Restbeträge verwalten können. Umsatzsteuerlich wird zwischen Einzweckgutscheinen und Mehrzweckgutscheinen unterschieden. Da im Studio in der Regel einheitlich 19 Prozent gelten, kommt oft ein Einzweckgutschein in Betracht, der bereits beim Verkauf besteuert wird. Die Einordnung klären Sie mit dem Steuerbüro.

Mehrere Artists und Gastartists

In vielen Studios arbeiten mehrere Artists, teilweise auch Gastartists für einige Tage oder Wochen. Die Kasse sollte Umsätze einzelnen Personen zuordnen und getrennt auswerten können. Das erleichtert die Abrechnung von Provisionen oder Mietmodellen. Wie die Umsätze von Gastartists steuerlich und vertraglich einzuordnen sind, hängt von der Gestaltung der Zusammenarbeit ab und sollte mit dem Steuerbüro geklärt werden.

Auswertungen für die Planung

Auswertungen der Kasse zeigen, wie sich Umsätze über das Jahr verteilen, welche Leistungen gefragt sind und wie gut die Termine der einzelnen Artists ausgelastet sind. Daraus lassen sich Entscheidungen ableiten, etwa ob sich ein weiterer Artist lohnt, ob Gastartists in ruhigen Monaten sinnvoll sind oder welche Pflegeprodukte nachbestellt werden sollten. Achten Sie darauf, dass sich die Daten einfach exportieren lassen, damit auch Ihr Steuerbüro damit arbeiten kann.

Kartenzahlung und Pflichten

Tattoos sind oft hohe Beträge, die viele Kunden lieber mit Karte bezahlen. Ein mit der Kasse verbundenes Kartenterminal vermeidet Tippfehler und erleichtert den Tagesabschluss. Vergleichen Sie die Gebühren je Zahlung, denn bei hohen Beträgen fallen prozentuale Gebühren stärker ins Gewicht. Für die Kasse gelten die allgemeinen Pflichten. Seit 2020 ist eine zertifizierte TSE vorgeschrieben, jedem Kunden ist ein Beleg anzubieten, gedruckt oder digital, und seit 2025 ist jede Kasse über ELSTER zu melden. Bei einer unangekündigten Kassennachschau müssen die Daten im DSFinV-K-Format exportiert werden können. Kundendaten und Einverständniserklärungen gehören nicht in die Kasse, sondern in eine geschützte Kundenverwaltung.

Kasse oder Studiosoftware

Viele Studios nutzen für Termine, Entwürfe und Einverständniserklärungen eine eigene Studiosoftware. Die Kasse übernimmt dann nur Zahlungen, Belege und den Verkauf. Das funktioniert gut, solange Anzahlungen und Endbeträge nicht doppelt erfasst werden. Fragen Sie den Kassenanbieter deshalb, ob es eine Schnittstelle zu Ihrem Terminprogramm gibt oder ob Anzahlungen in der Kasse einem Kunden und einem Termin zugeordnet werden können. Von den hier verglichenen Anbietern dokumentieren helloCash eine Online-Terminvergabe und Tillhub eine Online-Terminbuchung als Zusatzmodul. Lassen Sie sich in jedem Fall in der Vorführung zeigen, wie eine Anzahlung bei der Sitzung verrechnet wird.

Vergleichen Sie die Anbieter oben anhand der Funktionsmatrix und der Szenarien und holen Sie über den Preisrechner passende Angebote für Ihr Studio ein.