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Im Handel laufen jeden Tag tausende Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen zwischen Lieferanten und Händlern hin und her. In vielen Unternehmen geschieht das längst ohne Papier und ohne Abtippen, über den elektronischen Datenaustausch, kurz EDI. Für Kunden bleibt er unsichtbar, für den Betrieb ist er ein wichtiger Motor. Dieser Beitrag erklärt, was EDI ist, welche Nachrichten und Standards im Handel üblich sind, wie EDI mit Kasse und Warenwirtschaft zusammenspielt und was die E-Rechnungspflicht für bestehende EDI-Verfahren bedeutet.
Electronic Data Interchange bezeichnet den elektronischen Austausch strukturierter Geschäftsdokumente zwischen den IT-Systemen zweier Unternehmen. Strukturiert heißt, dass die Daten nicht als Text oder PDF, sondern in einem festen Format vorliegen, das ein Programm ohne menschliches Zutun lesen kann. Eine Bestellung aus der Warenwirtschaft des Händlers landet so direkt im System des Lieferanten, die Lieferung wird automatisch angekündigt, und die Rechnung kommt ebenso automatisch zurück.
Der Vorteil liegt auf der Hand. Es entfallen Abtippen, Scannen und Nachfragen. Fehler durch manuelle Eingaben werden seltener, Abläufe schneller, und große Datenmengen lassen sich problemlos verarbeiten. Im Lebensmittelhandel, in Drogerien und im Fachhandel mit vielen Lieferanten ist EDI deshalb seit Jahren verbreitet.
Jede Art von Geschäftsdokument hat im EDI einen eigenen Nachrichtentyp. Im Handel begegnen Ihnen vor allem die folgenden.
| Nachricht | Bezeichnung im Standard | Zweck |
|---|---|---|
| Bestellung | ORDERS | Händler bestellt Ware beim Lieferanten |
| Bestellbestätigung | ORDRSP | Lieferant bestätigt oder ändert die Bestellung |
| Lieferavis | DESADV | Lieferant kündigt Lieferung mit Inhalt an |
| Rechnung | INVOIC | Lieferant stellt die Lieferung in Rechnung |
| Preis und Artikelliste | PRICAT | Neue Artikel, Preise und Stammdaten |
| Abverkaufsbericht | SLSRPT | Händler meldet Verkäufe an den Lieferanten |
| Zahlungsavis | REMADV | Käufer kündigt eine Zahlung an |
Damit beide Seiten die Daten verstehen, braucht es einen gemeinsamen Standard. In Europa ist EDIFACT verbreitet, ein Standard der Vereinten Nationen. Für den Handel gibt es mit EANCOM eine schlankere Variante, die auf den Artikelnummern von GS1 aufbaut. In Nordamerika ist ANSI X12 üblich. Daneben werden XML-Formate genutzt, für Rechnungen in Deutschland zunehmend XRechnung und ZUGFeRD.
Der Standard beschreibt den Inhalt, der Übertragungsweg den Transport. Verbreitet sind AS2 für verschlüsselte Verbindungen im Handel, SFTP für den Dateiaustausch, OFTP2 in der Automobilindustrie und zunehmend Programmierschnittstellen für Echtzeitdaten. Kleinere Lieferanten ohne eigenes EDI-System nutzen häufig Web-EDI, ein Portal, in dem Nachrichten im Browser erfasst oder abgerufen werden.
Etablierte Standards für Bestellungen, Lieferavis und Rechnungen im Handel.
Sichere Wege für den Transport der Nachrichten zwischen Partnern.
Portal für kleine Partner ohne eigenes EDI-System.
Programmierschnittstellen für schnellen Austausch in Echtzeit.
Für einen Händler beginnt und endet der Warenfluss an der Kasse. Jeder Verkauf senkt den Bestand in der Warenwirtschaft der Kasse. Erreicht ein Artikel den Meldebestand, entsteht ein Bestellvorschlag, der als ORDERS an den Lieferanten geht. Der Lieferant kündigt die Lieferung per DESADV an. Beim Wareneingang wird die Lieferung mit einem Barcodescanner gegen das Avis geprüft und der Bestand erhöht. Neue Preise und Artikel kommen per PRICAT und fließen in den Artikelstamm der Kasse.
So entsteht ein geschlossener Kreislauf. Gerade im Supermarkt, im Getränkemarkt oder in der Buchhandlung mit vielen Artikeln und Lieferanten spart das täglich Zeit. Voraussetzung ist eine Kasse, deren Warenwirtschaft EDI-Daten verarbeiten oder an ein Warenwirtschaftsprogramm weitergeben kann.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 alle. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto sind ausgenommen. Als E-Rechnung gelten Formate nach der Norm EN 16931 wie XRechnung und ZUGFeRD. Andere Formate können vereinbart werden, wenn sich die Angaben richtig und vollständig in ein normgerechtes Format übertragen lassen.
Für bestehende EDI-Verfahren gibt es eine Übergangsregel. Nach Angaben des Bundesfinanzministeriums dürfen EDI-Verfahren, die die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht ohnehin erfüllen, noch bis Ende 2027 genutzt werden. Danach muss der Inhalt der Rechnungsnachricht passen. Die Übertragungswege selbst können bleiben. Was die Pflicht für Betriebe mit Kasse bedeutet, erklärt der Beitrag zur E-Rechnungspflicht.
Die E-Rechnungspflicht gilt nur zwischen Unternehmen. Bons an Privatkunden sind keine E-Rechnungen und unterliegen weiter der Belegausgabepflicht.
Die Umwandlung klingt einfach, steckt aber im Detail. Fehlende Pflichtangaben oder falsch zugeordnete Steuersätze führen zu formal fehlerhaften Rechnungen. Testen Sie neue Formate deshalb mit einigen Partnern, bevor Sie umstellen, und beziehen Sie Ihr Steuerbüro ein.
Die Einführung von EDI lohnt sich vor allem, wenn viele Lieferanten oder große Handelspartner beteiligt sind. Oft geben große Abnehmer oder Lieferanten den Anstoß, weil sie EDI voraussetzen. Planen Sie die Einführung in Schritten.
Herausforderungen sind unterschiedliche Anforderungen der Partner, die Pflege der Stammdaten und das nötige Fachwissen. Ältere Warenwirtschaftsprogramme sind oft nicht EDI-fähig. Wer ohnehin über eine neue Kasse nachdenkt, sollte die Anbindung an Warenwirtschaft und Lieferanten deshalb gleich mitdenken. Systeme mit Warenwirtschaft und Schnittstellen finden Sie unter den Kassensoftware-Lösungen und für den Einzelhandel in unserer Branchenübersicht.
Geben Sie im Preisrechner an, welche Lieferanten und Abläufe Sie verbinden möchten, und erhalten Sie passende Angebote.
EDI verbindet Händler und Lieferanten ohne Papier und Abtippen. Bestellungen, Lieferavis, Preise und Rechnungen fließen automatisch zwischen den Systemen. Zusammen mit einer Kasse, deren Warenwirtschaft die Daten verarbeitet, entsteht ein geschlossener Warenkreislauf. Die E-Rechnungspflicht verändert vor allem den Inhalt der Rechnungsnachrichten, bestehende EDI-Verfahren dürfen bis Ende 2027 weiterlaufen. Wer jetzt plant, stellt ohne Zeitdruck um.
EDI steht für Electronic Data Interchange, den elektronischen Austausch strukturierter Geschäftsdokumente wie Bestellungen und Rechnungen zwischen den Systemen zweier Unternehmen.
Vor allem EDIFACT und die Handelsvariante EANCOM, daneben XML-Formate. Für Rechnungen kommen zunehmend XRechnung und ZUGFeRD hinzu.
Die Kasse senkt mit jedem Verkauf den Bestand. Daraus entstehen Bestellungen, die per EDI an Lieferanten gehen. Abverkaufsdaten können an Lieferanten zurückgemeldet werden.
Nicht automatisch. Bestehende EDI-Verfahren dürfen nach Angaben des Bundesfinanzministeriums bis Ende 2027 weiter genutzt werden. Danach muss die Rechnung die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen.
Nicht zwingend. Wenn große Partner EDI verlangen, ist Web-EDI oft ein einfacher Einstieg ohne eigene Technik.
Ein Portal, in dem kleinere Partner EDI-Nachrichten im Browser erfassen oder abrufen können, ohne ein eigenes EDI-System zu betreiben.
Klären Sie die Anforderungen Ihrer Partner, prüfen Sie Kasse und Warenwirtschaft auf Schnittstellen, testen Sie die Zuordnung der Daten und dokumentieren Sie die Abläufe.
Manche Kassensysteme mit integrierter Warenwirtschaft bieten EDI-Schnittstellen oder arbeiten mit einem EDI-Dienstleister zusammen. Häufiger übernimmt ein angebundenes Warenwirtschaftsprogramm diese Aufgabe. Fragen Sie Ihren Anbieter gezielt danach.
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Fristen und Umsetzung für Betriebe mit Kasse.
Bestände, Bestellungen und Wareneingang.
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Schnelle Erfassung an Kasse und Wareneingang.