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Die E-Rechnungspflicht verändert den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen in Deutschland. Viele Inhaber von Läden, Restaurants und Handwerksbetrieben fragen sich, ob nun auch jeder Kassenbon eine E-Rechnung sein muss. Die kurze Antwort lautet nein. Trotzdem betrifft die Umstellung fast jeden Betrieb mit Kasse, denn Lieferanten schicken Rechnungen künftig strukturiert, und Rechnungen an Geschäftskunden müssen ab 2027 oder 2028 elektronisch ausgestellt werden. Dieser Beitrag zeigt, welche Fristen gelten, wo die Kasse betroffen ist und wie Sie Kasse, Warenwirtschaft und Buchhaltung sinnvoll verbinden.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das sich automatisch verarbeiten lässt. Grundlage ist die europäische Norm EN 16931. In Deutschland sind vor allem die Formate XRechnung und ZUGFeRD verbreitet. Ein PDF, ein Foto oder ein eingescannter Beleg erfüllen die Anforderung nicht, auch wenn sie per E-Mail verschickt werden. Diese Dokumente gelten künftig als sonstige Rechnung.
Eingeführt wurde die Pflicht mit dem Wachstumschancengesetz. Sie betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmen, also den sogenannten B2B Bereich. Rechnungen an Privatpersonen sind ausdrücklich nicht erfasst. Für Betriebe mit Kasse ist diese Unterscheidung entscheidend, denn der Großteil ihrer Umsätze entsteht mit Endkunden.
Die Umstellung erfolgt in mehreren Stufen. Für den Empfang gibt es keine Übergangszeit mehr, für das Ausstellen gelten Fristen, die von Ihrem Vorjahresumsatz abhängen.
| Zeitpunkt | Was gilt | Wen es betrifft |
|---|---|---|
| 1. Januar 2025 | Empfang von E-Rechnungen muss möglich sein | Alle inländischen Unternehmen |
| bis 31. Dezember 2026 | Papier und andere Formate dürfen noch ausgestellt werden | Alle Unternehmen |
| 1. Januar 2027 | Ausstellen von E-Rechnungen wird Pflicht | Vorjahresumsatz über 800.000 Euro |
| 1. Januar 2028 | Ausstellen von E-Rechnungen wird Pflicht | Alle Unternehmen |
| bis Ende 2027 | Bestehende EDI-Verfahren dürfen weiter genutzt werden | Unternehmen mit EDI |
Die Angaben zur Übergangszeit und zum EDI-Verfahren entsprechen den Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung, Stand Oktober 2026. Ob Ihr Betrieb die Umsatzgrenze überschreitet, klären Sie am besten mit Ihrem Steuerbüro.
An der Kasse entstehen täglich viele Belege. Für diese Bons gilt weiterhin die Bonpflicht nach der Abgabenordnung. Sie ist von der E-Rechnungspflicht zu trennen. Ein Kassenbon an einen Privatkunden bleibt ein normaler Beleg, gedruckt oder digital, und muss nicht im Format XRechnung oder ZUGFeRD vorliegen.
Anders sieht es aus, wenn ein Geschäftskunde an der Kasse eine Rechnung verlangt. Liegt der Betrag bis 250 Euro brutto, handelt es sich um eine Kleinbetragsrechnung, und die ist ausgenommen. Darüber greift nach Ablauf der Übergangsfristen die Pflicht zur E-Rechnung. Typische Fälle sind eine Firmenfeier im Restaurant, ein größerer Einkauf eines Handwerksbetriebs im Fachhandel oder ein Catering bei Veranstaltungen.
Bleibt ein normaler Kassenbeleg mit TSE-Daten, keine E-Rechnung nötig.
Auch bei Geschäftskunden ausgenommen, ein Bon mit den Pflichtangaben genügt.
Ab 2027 oder 2028 als E-Rechnung in einem strukturierten Format.
Kommen bereits heute als E-Rechnung und müssen verarbeitet werden.
Viele Betriebe schreiben Rechnungen an Geschäftskunden direkt aus der Kasse. Prüfen Sie deshalb, ob Ihre Kassensoftware E-Rechnungen erzeugen kann oder ob sie Rechnungsdaten an ein Programm übergibt, das diese Aufgabe übernimmt. Bei einem Cloud-Kassensystem kommen solche Funktionen oft per Update hinzu, bei lokal installierten Systemen ist manchmal ein Versionswechsel nötig.
Fragen Sie diese Punkte direkt bei den Anbietern nach. In unseren Anbieterprofilen finden Sie die Funktionen, die Hersteller selbst angeben. Wenn ein System keine E-Rechnung erzeugen kann, ist eine Rechnungssoftware mit Schnittstelle zur Kasse eine übliche Lösung.
Der Empfang betrifft Sie bereits heute. Großhändler, Getränkelieferanten und Dienstleister stellen zunehmend auf E-Rechnungen um. Eine XML-Datei ist für Menschen ohne passendes Programm kaum lesbar. Sie brauchen deshalb eine Software, die die Datei anzeigt und prüft, etwa Ihre Buchhaltungssoftware oder ein Programm Ihres Steuerbüros.
Spannend wird es, wenn die Rechnungsdaten direkt in die Warenwirtschaft der Kasse fließen. Dann lassen sich Wareneingänge, Einkaufspreise und Bestände ohne Abtippen aktualisieren. Im Einzelhandel und in der Gastronomie spart das bei vielen Lieferungen pro Woche spürbar Zeit.
Für den Empfang genügt nach Angaben des Bundesfinanzministeriums ein E-Mail-Postfach. Entscheidend ist, dass Sie die Datei im Originalformat aufbewahren und lesbar machen können.
Als E-Rechnung gelten Formate nach EN 16931, darunter XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Daneben können Rechnungssteller und Empfänger andere strukturierte Formate vereinbaren, wenn sich die nötigen Angaben richtig und vollständig auslesen lassen.
Im Handel ist der elektronische Datenaustausch über EDI seit Jahren verbreitet. Bestehende EDI-Verfahren dürfen nach Angaben des Bundesfinanzministeriums noch bis Ende 2027 weiter genutzt werden. Die Übertragungswege bleiben dabei nutzbar, angepasst werden muss vor allem der Inhalt der Rechnungsnachricht. Mehr dazu erklärt unser Beitrag EDI im Handel.
E-Rechnungen sind Buchungsbelege. Für Buchungsbelege gilt seit 2025 eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Bewahren Sie den strukturierten Teil der Rechnung im Originalformat auf, denn er ist maßgeblich. Ein Ausdruck oder eine Bilddatei ersetzt ihn nicht. Die Archivierung muss den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen, die unser Beitrag Kassensystem GoBD-konform erklärt.
Kassendaten selbst unterliegen eigenen Regeln. Kassenbuch und Kassendaten bewahren Sie grundsätzlich zehn Jahre auf. Klären Sie die Einordnung einzelner Unterlagen im Zweifel mit Ihrem Steuerbüro.
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Die E-Rechnungspflicht macht den Kassenbon nicht zur E-Rechnung. Für Betriebe mit Kasse zählen drei Punkte. Sie müssen E-Rechnungen von Lieferanten empfangen und aufbewahren können, Sie brauchen ab 2027 oder 2028 einen Weg für Rechnungen über 250 Euro an Geschäftskunden, und Sie gewinnen Zeit, wenn Rechnungsdaten direkt in Warenwirtschaft und Buchhaltung fließen. Wer jetzt prüft, was die eigene Kasse kann, stellt ohne Druck um.
Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt nur für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Bons an Privatkunden bleiben normale Kassenbelege, gedruckt oder digital.
Nein. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto sind ausgenommen und können weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden, also auch auf Papier.
Bei einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro ab dem 1. Januar 2027, sonst ab dem 1. Januar 2028. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025.
Nein. Ein reines PDF ist kein strukturiertes Format. Erst ein Format nach EN 16931 wie XRechnung oder ZUGFeRD erfüllt die Anforderung.
Ein E-Mail-Postfach genügt für den Empfang. Für das Lesen und Prüfen brauchen Sie eine passende Software, etwa Ihre Buchhaltungssoftware.
Ja. Bestehende EDI-Verfahren dürfen nach Angaben des Bundesfinanzministeriums bis Ende 2027 weiter verwendet werden. Danach muss der Inhalt die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen.
E-Rechnungen sind Buchungsbelege und unterliegen seit 2025 einer Frist von acht Jahren. Bewahren Sie die Datei im Originalformat auf und stimmen Sie Details mit Ihrem Steuerbüro ab.
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