Bis zu 40% sparen
November und Dezember sind für viele Händler die umsatzstärksten Monate des Jahres. Gleichzeitig häufen sich an der Kasse die Sonderfälle, von Gutscheinen über Geschenkbelege und Aktionspreise bis zum Umtausch im Januar. Wer sein Kassensystem bis Ende Oktober durchgeht, vermeidet in der Hochphase lange Schlangen und mühsame Korrekturbuchungen. Dieser Ratgeber zeigt Schritt für Schritt, was Sie im Weihnachtsgeschäft im Einzelhandel an der Kasse vorbereiten sollten.
Im Dezember bleibt kaum Zeit, Artikel neu anzulegen, Benutzerrechte zu ändern oder einen neuen Bondrucker einzurichten. Jede Änderung an der Kasse während der Hochphase birgt das Risiko von Fehlbuchungen, die später in der Buchhaltung mühsam korrigiert werden müssen. Ein ruhiger Termin im Oktober reicht meist aus, um die wichtigsten Punkte zu prüfen. Planen Sie dafür einen halben Tag ein und beziehen Sie die Mitarbeitenden ein, die im Advent an der Kasse stehen.
Gerade im Einzelhandel zahlt sich diese Vorarbeit aus, weil Sortiment, Aktionen und Zahlungsarten in den Wochen vor Weihnachten besonders stark wechseln. Bei Fragen zur Einrichtung hilft in der Regel der Support Ihres Kassenanbieters, der vor der Saison erfahrungsgemäß besser erreichbar ist als im Dezember.
Geschenkgutscheine gehören vor Weihnachten zu den meistverkauften Artikeln. Seit dem 1. Januar 2019 unterscheidet das Umsatzsteuergesetz in Paragraf 3 Absatz 13 bis 15 zwischen Einzweck- und Mehrzweckgutscheinen. Beim Einzweckgutschein stehen Ort der Leistung und Steuersatz schon beim Verkauf fest, die Umsatzsteuer entsteht deshalb bereits beim Verkauf des Gutscheins. Beim Mehrzweckgutschein, etwa für ein gemischtes Sortiment mit 7 und 19 Prozent, wird erst bei der Einlösung versteuert.
| Gutscheinart | Typisches Beispiel | Besteuerung |
|---|---|---|
| Einzweckgutschein | Gutschein nur für Bücher mit einheitlichem Steuersatz | bereits beim Verkauf des Gutscheins |
| Mehrzweckgutschein | Wertgutschein für das ganze Sortiment mit 7 und 19 Prozent | erst bei der Einlösung |
| Aktionsgutschein | Rabattgutschein ohne Kaufpreis, etwa 10 Euro ab 50 Euro Einkauf | kein Gutscheinverkauf, sondern ein Preisnachlass beim Einkauf |
Legen Sie beide Varianten als eigene Artikel an und prüfen Sie, ob Ihr System Restguthaben zuverlässig verwaltet. Ein Gutschein, der in mehreren Schritten eingelöst wird, muss seinen Restwert sauber fortschreiben. Rabattaktionen sind keine Gutscheine im Sinne des Gesetzes, wie Sie diese korrekt abbilden, erklärt unser Ratgeber zur Rabattfunktion an der Kasse.
Die Zuordnung eines Gutscheins hängt vom konkreten Sortiment ab. Im Zweifel klärt Ihr Steuerbüro, ob ein Einzweck- oder ein Mehrzweckgutschein vorliegt. Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuerberatung.
Kundinnen und Kunden fragen beim Geschenkkauf häufig nach einem Beleg ohne Preis. Viele moderne Kassensysteme drucken auf Knopfdruck einen zusätzlichen Geschenkbeleg. Testen Sie diese Funktion vorab und schulen Sie Aushilfen darin. Wichtig ist, dass der Geschenkbeleg nur zusätzlich ausgegeben wird. Seit dem 1. Januar 2020 gilt die Belegausgabepflicht, der ordnungsgemäße Beleg muss also weiterhin angeboten werden, auf Wunsch auch digital.
Ein Barcode auf dem Beleg beschleunigt die Rücknahme im Januar erheblich, weil die Kasse den ursprünglichen Verkauf direkt findet. Denken Sie daran, dass auch Retouren und Stornos über die TSE erfasst werden, wie jeder andere Kassenvorgang. Ein schneller Scan mit einem Barcodescanner spart dabei Tipparbeit und Fehler.
An Adventssamstagen entscheidet die Geschwindigkeit an der Kasse über die Stimmung im Laden. Schon wenige Sekunden pro Bon summieren sich bei langen Schlangen zu Minuten. Diese Hebel haben sich bewährt.
Ein Tablet oder Handgerät mit Kartenterminal schafft an Spitzentagen schnell eine zweite Kassenstelle, etwa an der Geschenkverpackung.
Die häufigsten Artikel, Gutscheine und der Verpackungsservice gehören auf die erste Bildschirmseite.
Ein direkt angebundenes Kartenterminal übernimmt den Betrag automatisch und vermeidet Tippfehler.
Auch kostenlose Geschenkverpackung als eigenen Artikel buchen, so zeigt der Bericht später den Anteil der Geschenkkäufe.
Wer Geschenkverpackung als eigenen Artikel bucht, auch wenn sie kostenlos ist, sieht später im Report, wie viele Käufe tatsächlich Geschenke waren. Das hilft bei der Personalplanung für das nächste Jahr. Gerade kleine Geschäfte wie eine Boutique oder eine Buchhandlung gewinnen mit einer zweiten Kassenstelle an Spitzentagen spürbar Ruhe.
Ein Ausfall von Internet, Drucker oder Kartenterminal trifft im Dezember besonders hart. Prüfen Sie deshalb vor der Saison, wie sich Ihr System bei einer Störung verhält und ob ein Offline-Betrieb möglich ist. Fragen Sie Ihren Anbieter, ob eine Cloud-TSE bei fehlender Verbindung Vorgänge nachträglich signiert und wie lange das funktioniert. Praktische Tipps zur Fehlersuche finden Sie in unserem Ratgeber zu Problemen mit dem Kassensystem.
Im Weihnachtsgeschäft stehen oft Aushilfen an der Kasse, die das System kaum kennen. Legen Sie für jede Person einen eigenen Benutzer an, damit jeder Vorgang eindeutig zugeordnet bleibt. Begrenzen Sie die Rechte für Stornos, manuelle Preise und Rabatte, damit Fehlbedienungen nicht unbemerkt bleiben. Eine kurze Übungsrunde im Trainingsmodus, sofern Ihr System einen solchen anbietet, nimmt Unsicherheit.
Die Verkaufsdaten aus dem Vorjahr zeigen, welche Artikel im Dezember gefragt waren und wo Ware gefehlt hat. Ein Kassensystem mit Warenwirtschaft liefert diese Auswertung auf Knopfdruck und hilft, rechtzeitig nachzubestellen. Hinzu kommt die Beratung. Viele Kunden wissen nur, für wen sie etwas suchen, nicht aber was.
Wer sein Sortiment für Geschenkkäufer ergänzen oder das Team auf solche Gespräche vorbereiten möchte, findet in der Übersicht mit Weihnachtsgeschenken auf findedeingeschenk.de Anregungen, sortiert nach Interessen und Budget. Daraus lassen sich Geschenktische, Aktionsflächen oder fertige Bundles ableiten, die Sie im Kassensystem als eigene Artikel anlegen und nach der Saison gezielt auswerten.
Im Januar lohnt sich ein Blick in die Kassenberichte. Sie zeigen, welche Bundles, Gutscheine und Aktionen funktioniert haben und zu welchen Uhrzeiten der Andrang am größten war. Diese Erkenntnisse sind die beste Grundlage für die Planung des nächsten Weihnachtsgeschäfts. Wer Stammkunden gezielt zurückholen möchte, findet Ideen in unserem Ratgeber zur Kundenbindung im Kassensystem.
Im Preisrechner geben Sie Ihren Bedarf an und erhalten kostenlos passende Angebote für den Handel.
Ein gut vorbereitetes Kassensystem macht das Weihnachtsgeschäft im Einzelhandel ruhiger und profitabler. Gutscheine mit der richtigen Steuerlogik, getestete Geschenkbelege, eine zweite Kassenstelle für Spitzentage und klare Benutzerrechte für Aushilfen sind die wichtigsten Bausteine. Wer im Oktober prüft und im Januar auswertet, verbessert jedes Jahr seine Abläufe. Einen Überblick über Systeme für den Handel finden Sie in unserer Anbieterübersicht, etwa mit den Profilen zu Lightspeed und Shopify POS.
Am besten bis Ende Oktober. Dann bleibt genug Zeit, Artikel anzulegen, Funktionen zu testen und Mitarbeitende einzuweisen, bevor der Andrang im November beginnt.
Legen Sie Einzweck- und Mehrzweckgutscheine als getrennte Artikel an. Beim Einzweckgutschein entsteht die Umsatzsteuer schon beim Verkauf, beim Mehrzweckgutschein erst bei der Einlösung. Im Zweifel klärt das Steuerbüro die Zuordnung.
Ja, als zusätzlichen Beleg. Die Belegausgabepflicht gilt trotzdem, der ordnungsgemäße Beleg mit allen Angaben muss weiterhin angeboten werden, auf Wunsch auch digital.
Ja. Die technische Sicherheitseinrichtung zeichnet jeden Kassenvorgang auf, also auch Rücknahmen und Stornos. Nutzen Sie dafür die vorgesehenen Funktionen der Kasse statt manueller Korrekturen.
Für viele Geschäfte ja, weil eine zweite Kassenstelle Schlangen an Spitzentagen deutlich verkürzt. Ob sich das rechnet, hängt von Tarif und Laufzeit ab. Vergleichen Sie dazu Angebote über den Preisrechner.
Umsatz nach Warengruppen, Einlösequote der Gutscheine, Spitzenzeiten und Retourenquote. Diese Zahlen liefern die Grundlage für Sortiment und Personalplanung im nächsten Jahr.
Geben Sie Ihren Bedarf an und erhalten Sie kostenlos Angebote passender Anbieter.
Anforderungen, Funktionen und passende Anbieter für den Handel.
Wie Kartenzahlung an der Kasse schnell und sicher läuft.
Preisnachlässe korrekt einrichten und dokumentieren.
Stammkunden nach der Saison gezielt zurückholen.