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Rabatte gehören zum Alltag im Handel, in der Gastronomie und bei Dienstleistern. Mal gibt es zehn Prozent auf ein Einzelstück, mal einen Nachlass auf den ganzen Einkauf, mal einen Personalrabatt oder eine Aktion zum Saisonende. Eine gute Rabattfunktion in der Kasse macht diese Nachlässe schnell, einheitlich und nachvollziehbar. Gleichzeitig sind Rabatte ein sensibler Punkt, denn sie mindern den Umsatz und müssen bei einer Prüfung erklärbar sein. Dieser Beitrag zeigt, welche Rabattarten es gibt, wie Sie sie einrichten, welche Regeln für Beleg und Steuer gelten und wie Sie Missbrauch vorbeugen.
Ohne Rabattfunktion bleibt dem Team oft nur, den Preis von Hand zu ändern oder einen Betrag zu stornieren. Das ist fehleranfällig und in der Auswertung kaum nachvollziehbar. Eine Rabattfunktion legt dagegen fest, welcher Nachlass in welcher Höhe auf welche Artikel gilt, und speichert jeden Vorgang mit Datum, Bedienung und Grund. Das schafft Einheitlichkeit für Kunden, Kontrolle für den Inhaber und Nachvollziehbarkeit für das Finanzamt.
Alle Vorgänge in einer elektronischen Kasse werden seit 1. Januar 2020 durch die TSE abgesichert. Auch Rabatte sind Teil dieser Aufzeichnung. Sie sollten deshalb nicht als nachträgliche Korrektur, sondern als regulärer Bestandteil des Verkaufs erfasst werden. Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung beschreibt der Beitrag zum GoBD konformen Kassensystem.
| Rabattart | Funktionsweise | Typischer Einsatz |
|---|---|---|
| Artikelrabatt | Nachlass in Prozent oder Euro auf einen einzelnen Artikel | Einzelstück, Ausstellungsware, kleiner Mangel |
| Bonrabatt | Nachlass auf den gesamten Einkauf | Stammkunde, Gutscheinaktion, Kulanz |
| Mengenrabatt | günstigerer Preis ab einer bestimmten Stückzahl | Getränke, Verbrauchsware, Großabnehmer |
| Kundengruppenrabatt | fester Nachlass für eine Gruppe, etwa Vereinsmitglieder | Fachhandel, Vereine, Gewerbekunden |
| Mitarbeiterrabatt | Nachlass für eigene Mitarbeitende | Handel, Gastronomie, Drogerie |
| Zeit oder Aktionsrabatt | Nachlass in einem festgelegten Zeitraum | Happy Hour, Saisonschluss, Aktionswoche |
Im Getränkemarkt sind Mengenrabatte verbreitet, in einer Boutique eher Aktionen zum Saisonende. In Cafés und Bars sind zeitgesteuerte Preise wie eine Happy Hour beliebt, die die Kasse automatisch zu bestimmten Uhrzeiten anwenden kann.
Die meisten Systeme verwalten Rabatte in der Kassensoftware zentral. In Cloud Systemen gelten Regeln dann für alle Kassen und Standorte gleichzeitig. Ein Kundendisplay zeigt den Nachlass direkt beim Bezahlen an, was Nachfragen reduziert.
Rabatte sind ein bekannter Ansatzpunkt für Fehler und Missbrauch. Wer beliebig Nachlässe geben kann, kann auch Umsätze verringern, ohne dass es auffällt. Legen Sie deshalb fest, wer welchen Rabatt geben darf.
Aushilfen nur feste Rabatte, Schichtleitung höhere Nachlässe, Inhaber alle Rechte.
Rabatte über einem Grenzwert brauchen eine Freigabe durch eine berechtigte Person.
Kulanz, Mangel, Stammkunde oder Personal als Auswahl, statt freier Eingabe.
Berichte zu Rabatten je Bedienung und Zeitraum regelmäßig ansehen.
Ein klarer Unterschied besteht zum Storno. Ein Storno macht einen Vorgang rückgängig, ein Rabatt mindert den Preis eines bestehenden Verkaufs. Beides muss in der Kasse vollständig aufgezeichnet werden. Bei einer Kassenprüfung durch das Finanzamt werden auffällig hohe Rabatt oder Stornoquoten häufig hinterfragt.
Ein Rabatt mindert das Entgelt und damit die Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer. Damit die Steuer stimmt, muss die Kasse den Nachlass richtig zuordnen. Bei einem Artikelrabatt ist das einfach, der Nachlass gehört zum Steuersatz des Artikels. Bei einem Rabatt auf den ganzen Bon mit verschiedenen Steuersätzen muss der Nachlass anteilig auf die Steuersätze verteilt werden.
Auf dem Beleg sollte der Rabatt nachvollziehbar erscheinen, etwa als eigene Zeile mit Bezeichnung und Betrag. Die Belegausgabepflicht gilt seit 1. Januar 2020, der Beleg darf auch digital ausgegeben werden. In Betrieben mit Tischservice wie einem Restaurant sollte auch die Zwischenrechnung den Nachlass bereits zeigen.
Speisen werden seit 1. Januar 2026 dauerhaft mit 7 Prozent besteuert, Getränke grundsätzlich mit 19 Prozent. Gewähren Sie zehn Prozent auf die ganze Rechnung, muss die Kasse den Nachlass auf beide Steuersätze aufteilen. Prüfen Sie mit einer Testbuchung, ob Ihr System das automatisch erledigt.
Rabatte für eigene Mitarbeitende sind ein beliebter Vorteil. Steuerlich gilt für Waren und Dienstleistungen, die der Arbeitgeber selbst anbietet, nach Paragraf 8 Absatz 3 EStG ein Rabattfreibetrag von 1.080 Euro im Jahr. Was darüber hinausgeht, kann lohnsteuerpflichtig sein. Damit die Grenze geprüft werden kann, sollten Mitarbeiterrabatte je Person in der Kasse erfasst werden, etwa über eine eigene Rabatttaste und die Zuordnung zum Mitarbeitenden.
Personalverzehr in der Gastronomie, also Essen und Getränke für das Team, sollte ebenfalls über eine eigene Funktion gebucht werden und nicht als Rabatt auf eine Gastrechnung. Klären Sie die genaue Behandlung mit Ihrem Steuerbüro.
Eine Aktion lohnt sich nur, wenn der zusätzliche Umsatz den Nachlass ausgleicht. Werten Sie deshalb jede Aktion aus. Gute Kassensysteme zeigen, wie viele Rabatte gewährt wurden, in welcher Höhe, auf welche Artikel und durch wen.
Werben Sie gegenüber Verbrauchern mit einer Preisherabsetzung, verlangt die Preisangabenverordnung die Angabe des niedrigsten Gesamtpreises der letzten 30 Tage vor der Ermäßigung. Rabatte für Stammkunden verknüpfen Sie am besten mit einem Kundenprogramm, mehr dazu im Beitrag zur Kundenbindung im Kassensystem. Wie Sie Aktionen im Jahresendgeschäft vorbereiten, zeigt der Beitrag zum Weihnachtsgeschäft im Einzelhandel.
Vergleichen Sie im Preisrechner kostenlos Angebote und fragen Sie gezielt nach Rabattregeln und Rechten.
Die meisten dieser Fehler lassen sich mit klaren Regeln, einer kurzen Schulung des Teams und einem monatlichen Blick in die Rabattberichte vermeiden.
Eine gute Rabattfunktion in der Kasse macht Nachlässe schnell, einheitlich und nachvollziehbar. Legen Sie Rabattarten und Höchstwerte fest, vergeben Sie Rechte und Freigaben, achten Sie auf die richtige Aufteilung auf Steuersätze und werten Sie Aktionen regelmäßig aus. Mitarbeiterrabatte erfassen Sie getrennt je Person. So bleibt der Umsatz unter Kontrolle und jede Prüfung entspannt. Für den Einzelhandel mit vielen Aktionen lohnt ein besonders genauer Blick auf die Rabattregeln Ihres Systems.
Üblich sind Artikelrabatt, Bonrabatt, Mengenrabatt, Kundengruppenrabatt, Mitarbeiterrabatt und zeitlich begrenzte Aktionen. Der Umfang hängt vom System ab.
Technisch oft ja, besser sind aber feste Rabattregeln. Sie sind einheitlich, nachvollziehbar und lassen sich auswerten.
Mit Rollen und Rechten, Freigaben über einem Grenzwert, einem Pflichtgrund und regelmäßigen Berichten je Bedienung.
Der Nachlass wird anteilig auf die Steuersätze verteilt. Prüfen Sie mit einer Testbuchung, ob Ihre Kasse das automatisch erledigt.
Der Nachlass sollte auf dem Beleg nachvollziehbar sein, etwa als eigene Zeile mit Betrag. So passen Beleg und Kassendaten zusammen.
Für Waren und Leistungen des Arbeitgebers gilt nach Paragraf 8 Absatz 3 EStG ein Rabattfreibetrag von 1.080 Euro im Jahr. Darüber hinaus kann Lohnsteuer anfallen.
Ein Storno macht einen Vorgang rückgängig, ein Rabatt mindert den Preis eines Verkaufs. Beides wird in der Kasse vollständig aufgezeichnet.
Geben Sie Ihren Bedarf an und erhalten Sie kostenlos Angebote passender Anbieter.
Stammkunden mit Karte, Punkten und Gutscheinen binden.
Aktionen, Gutscheine und Stoßzeiten vorbereiten.
Varianten, Aktionen und Kundenkartei im Modehandel.
Mengenpreise, Pfand und Lager.
Preise und Nachlässe für Kunden sichtbar machen.