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Ein Kassensystem für Hostels muss Rezeption, Bar und kleinen Shop abdecken, einfach genug für wechselndes und internationales Personal sein und Übernachtung und Getränke steuerlich trennen. Für größere Häuser kommt die Schnittstelle zur Hotelsoftware hinzu. Wir vergleichen sieben Kassensysteme anhand belegter Anbieterangaben und zeigen, welches zu welchem Hostel passt.
Die Reihenfolge ist alphabetisch und keine Wertung. Die zweite Spalte zeigt, ob der Anbieter Hostels selbst als Zielgruppe nennt.
| Anbieter | Für Hostels ausgewiesen | Einstieg laut Anbieter | TSE | Support |
|---|---|---|---|---|
| helloCash | nicht ausdrücklich | Tarif Gratis 0 Euro im Monat, TSE für Deutschland 199 Euro im Jahr, Herstellerangabe ohne USt, Stand Oktober 2026 | TSE für Deutschland gesondert gebucht, 199 Euro im Jahr ohne USt, unbegrenzte Signaturen | KI-gestützter E-Mail-Support im Gratistarif, Team-Support ab Premium, Premium-Support gegen Aufpreis |
| Lightspeed | nicht ausdrücklich | Gastronomiepaket Basic 89 Euro im Monat laut Preisseite des Anbieters, Hinweis zur USt fehlt, Stand Oktober 2026 | Cloud-TSE über fiskaly, DSFinV-K-Export im Back Office | Rund um die Uhr an sieben Tagen, auch auf Deutsch, kostenfreie Rufnummern für Deutschland und Österreich |
| orderbird | nicht ausdrücklich | PRO Paket S 99,90 Euro im Monat mit orderbird-Kartenzahlung bei zwölf Monaten Laufzeit, Herstellerangabe ohne USt, Stand Oktober 2026 | Zertifizierte Online-TSE, in allen PRO-Paketen enthalten | Support rund um die Uhr in den PRO-Paketen |
| ready2order | nicht ausdrücklich | Kassensystem-Abo 35,90 Euro im Monat im Jahresabo plus TSE-Paket 15,90 Euro, zusammen 51,80 Euro, Herstellerangabe ohne USt, Stand September 2026 | Cloud-TSE als kostenpflichtiges Zusatzpaket, laut Drittquelle über fiskaly | Kostenloser Telefonsupport täglich 8 bis 22 Uhr, dazu Chat und Kontaktformular |
| SumUp | nicht ausdrücklich | Kassensoftware im Basistarif 0 Euro im Monat, SumUp Kasse einmalig 399 Euro, Herstellerangabe ohne USt, Stand Oktober 2026 | TSE-Konformität laut Anbieter in der Kasse enthalten, TSE-Dienst nicht genannt, beim Point-of-Sale-System Cloud-TSE ohne Aufpreis | Servicezeiten laut Anbieter nicht dokumentiert |
| Tillhub | nicht ausdrücklich | POS Go ab 30 Euro im Monat inklusive TSE, Herstellerangabe ohne USt, Stand September 2026 | Cloud-TSE von fiskaly, Server in Deutschland | Telefonsupport an sieben Tagen, am Wochenende 9 bis 18 Uhr, Werktagszeiten nicht dokumentiert |
| Zettle | nicht ausdrücklich | Kassen-App ohne Monatsgebühr, PayPal Reader ab 29 Euro für Neukunden, Herstellerangabe ohne USt, Stand Oktober 2026 | Cloud-TSE ohne zusätzliches Modul und ohne Monatsgebühr | Servicezeiten laut Anbieter nicht dokumentiert |
Stand Oktober 2026, Preise ohne Umsatzsteuer nach Anbieterangaben. Maßgeblich ist immer das konkrete Angebot.
Welche branchentypischen Funktionen die Anbieter nach eigenen Angaben mitbringen. Nicht dokumentiert heißt, dass wir dazu keine belastbare Angabe gefunden haben.
| Anbieter | Schnittstelle Hotelsoftware | Handheld-Bestellung | Barcode-Scanner | Warenwirtschaft | Mobile Kasse | Offlinebetrieb |
|---|---|---|---|---|---|---|
| helloCash | nicht dokumentiert | nicht dokumentiert | Zusatzmodul | Zusatzmodul | ja | nicht dokumentiert |
| Lightspeed | ja | ja | nicht dokumentiert | ja | ja | ja |
| orderbird | nicht dokumentiert | ja | ja | nicht dokumentiert | ja | nicht dokumentiert |
| ready2order | nicht dokumentiert | Zusatzmodul | ja | ja | ja | nicht dokumentiert |
| SumUp | nicht dokumentiert | nicht dokumentiert | Zusatzmodul | nicht dokumentiert | ja | nicht dokumentiert |
| Tillhub | nicht dokumentiert | ja | ja | ja | ja | ja |
| Zettle | nicht dokumentiert | nicht dokumentiert | ja | ja | ja | nicht dokumentiert |
Ausgewählt haben wir Kassen, die Rezeption, Bar und Shop abdecken und für wechselndes Personal einfach zu bedienen sind. Kein Anbieter nennt Hostels ausdrücklich, die Zuordnung beruht auf den dokumentierten Funktionen und den Angaben der Hersteller. Die Reihenfolge ist alphabetisch und keine Bewertung.
Eine Kasse an der Rezeption für Übernachtungen, Schließfächer und Snacks, oft rund um die Uhr besetzt. Gefragt sind einfache Bedienung, Kartenzahlung und niedrige Fixkosten.
Abends läuft die Bar, Getränke werden an der Theke oder am Tisch bestellt. Tischverwaltung, Handhelds und eine getrennte Auswertung von Bar und Rezeption werden wichtig.
Passende Kandidaten orderbird, ready2order, Tillhub
Mehrere Standorte mit einheitlichen Preisen und zentraler Auswertung, oft mit einer Hotelsoftware wie Mews. Wichtig sind zentrale Steuerung und belegte Schnittstellen.
Passende Kandidaten Lightspeed, SumUp, Tillhub
Was die Systeme im Alltag eines Betriebs leisten, wo ihre Stärken liegen und wo Sie genauer hinsehen sollten.
helloCash läuft im Browser auf vorhandenen Geräten und erlaubt unbegrenzte Nutzer je Konto, was bei wechselndem Personal hilft. Der Grundtarif kostet nichts, die TSE für Deutschland 199 Euro im Jahr, Lager und Barcode gibt es als Zusatzmodul. helloCash nennt Hostels nicht ausdrücklich als Zielgruppe, die Funktionen passen aber zum typischen Ablauf.
Passt, wenn Sie ein kleines Hostel mit Rezeption und Snackverkauf möglichst günstig ausstatten wollen.
Lightspeed hat getrennte Produktlinien für Gastronomie und Handel und beschreibt für das Restaurantsystem eine Integration mit der Hotelsoftware Mews, über die Bestellungen auf die Zimmerrechnung gehen. Offlinebetrieb, Warenwirtschaft und Support rund um die Uhr sind dokumentiert. Lightspeed nennt Hostels nicht ausdrücklich als Zielgruppe, die Funktionen passen aber zum typischen Ablauf.
Passt, wenn Ihr Hostel eine Bar oder ein Café mit Buchung auf das Gastkonto betreibt oder mehrere Häuser hat.
orderbird bietet für die Hostelbar Tischverwaltung und Funkbonieren auf dem iPad, das Komplettgerät MINI mit SIM-Karte eignet sich für Terrasse oder Veranstaltungen im Haus. Die Online-TSE ist in allen PRO-Paketen enthalten. orderbird nennt Hostels nicht ausdrücklich als Zielgruppe, die Funktionen passen aber zum typischen Ablauf.
Passt, wenn Ihr Hostel eine lebhafte Bar mit Bedienung betreibt.
ready2order deckt Gastronomie und Handel ab und läuft auf iOS, Android, macOS und Windows. Warenwirtschaft, Varianten und Barcode-Scanner für den Shop sind dokumentiert, Tischplan und Handheld gibt es als Zusatzmodul. ready2order nennt Hostels nicht ausdrücklich als Zielgruppe, die Funktionen passen aber zum typischen Ablauf.
Passt, wenn Sie Bar und Shop in einem System mit offenen Preisen abrechnen wollen.
SumUp verbindet Kartenterminal und Kassensoftware, die im Basistarif nichts kostet. An der Rezeption reicht oft die SumUp Kasse mit Kundendisplay, Tischverwaltung und Küchenfunktionen gibt es im Tarif Kassensystem Plus. SumUp nennt Hostels nicht ausdrücklich als Zielgruppe, die Funktionen passen aber zum typischen Ablauf.
Passt, wenn Sie an der Rezeption vor allem Kartenzahlungen mit geringen Fixkosten annehmen wollen.
Tillhub kombiniert Gastronomie und Handel mit filialübergreifender Warenwirtschaft und dem Kompaktgerät POS Go. Offlinebetrieb, Handheld-Bestellung, Barcode-Scanner und Gutscheine sind dokumentiert, die TSE ist im Preis des POS Go enthalten. Tillhub nennt Hostels nicht ausdrücklich als Zielgruppe, die Funktionen passen aber zum typischen Ablauf.
Passt, wenn Sie Rezeption, Shop und Bar mit einer Kasse und gemeinsamer Auswertung abdecken wollen.
Zettle richtet sich an kleinen Einzelhandel und Beherbergung und bietet eine Kassen-App ohne Monatsgebühr mit dem PayPal Reader. Warenwirtschaft und Barcodescanner für Snacks und Hygieneartikel sind dokumentiert, Gastronomiefunktionen nicht. Zettle nennt Hostels nicht ausdrücklich als Zielgruppe, die Funktionen passen aber zum typischen Ablauf.
Passt, wenn Sie an der Rezeption Übernachtungen, Snacks und kleine Shopartikel ohne Vertragsbindung verkaufen.
Artikeltasten für Bettwäsche, Schließfach, Frühstück und Getränke.
Karten und Smartphone-Zahlung für Gäste aus dem Ausland.
Prüfen, ob Oberfläche und Belege auch auf Englisch verfügbar sind.
Eigene Kasse oder mobiles Gerät für den Abendbetrieb.
Eigene Zugänge und Rechte für Aushilfen und Nachtschicht.
Schnittstelle zur Hostel- oder Hotelsoftware vorab klären.
Die kurzfristige Beherbergung unterliegt 7 Prozent. Seit dem 1. Januar 2026 gilt der ermäßigte Satz auch für Speisen, etwa beim Frühstück, Getränke und die Minibar bleiben bei 19 Prozent. Für Pauschalangebote gibt es Vereinfachungsregeln, die Aufteilung legen Sie am besten mit Ihrem Steuerbüro fest. Quelle DEHOGA Baden-Württemberg, Merkblatt Stand 9. Januar 2026.
Neben der Monatsgebühr zählen Hardware, TSE, Einrichtung, Laufzeit und Gebühren je Kartenzahlung. Wie das konkret aussieht, zeigt unser Ratgeber zu den Kosten.
Geben Sie Ihren Bedarf im Preisrechner an und erhalten Sie passende Angebote, kostenlos und unverbindlich.
Für ein Hostel brauchen Sie meist zwei Bereiche an der Kasse, die Rezeption mit Übernachtungen, Schließfächern, Bettwäsche oder Handtüchern und den Gemeinschaftsbereich mit Bar, Snacks und kleinem Shop. Kleine Häuser kommen mit einer Cloud-Kasse wie helloCash, SumUp, Tillhub oder Zettle aus, Hostels mit eigener Bar profitieren von Gastronomiekassen wie orderbird, ready2order oder Lightspeed. Soll die Bar direkt auf das Gastkonto buchen, ist die Schnittstelle zur Hotelsoftware das wichtigste Kriterium, im Vergleich ist sie nur bei Lightspeed mit Mews belegt.
Ein Hostel ist kein klassisches Hotel, aber auch kein reines Gastronomielokal. Es ist eine Mischform, die in der Praxis ganz eigene Herausforderungen an die Kassenlösung stellt. An der Rezeption werden Zimmer vergeben und Zahlungen entgegengenommen, oft rund um die Uhr. Im Gemeinschaftsbereich laufen gleichzeitig Getränkeverkäufe, Snackverkäufe und gelegentlich sogar kleine Veranstaltungen. Hinzu kommt, dass das Personal in Hostels häufig wechselt, international zusammengesetzt ist und nicht selten aus Quereinsteigern besteht.
Diese Kombination macht es notwendig, dass ein Kassensystem für Hostels sowohl einfach bedienbar als auch funktional vielseitig ist. Es muss gastronomische Grundfunktionen wie Tischverwaltung und Bestellabläufe genauso beherrschen wie kaufmännische Funktionen wie Rechnungsstellung, Tagesabschlüsse und DATEV-Export. Gleichzeitig sollte es möglichst nahtlos mit einem Property Management System (PMS) zusammenarbeiten oder zumindest eine manuelle Synchronisierung einfach gestalten.
Wie in allen anderen gastgewerblichen und handelsorientierten Betrieben gilt auch im Hostel seit dem 1. Januar 2020 die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Sie schreibt vor, dass elektronische Kassensysteme mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein müssen. Die TSE protokolliert jeden Kassiervorgang manipulationssicher und stellt sicher, dass Buchungsdaten bei einer Betriebsprüfung lückenlos nachvollzogen werden können.
Für Hostel-Betreiber bedeutet das konkret. Wer noch mit einer nicht-konformen Kasse arbeitet oder gar nur Zettel und Quittungen ausstellt, riskiert empfindliche Nachzahlungen und Bußgelder. Alle im Vergleich genannten Anbieter bieten eine zertifizierte TSE an. Beim Kauf oder Abschluss eines Abonnements sollte dies aber immer ausdrücklich schriftlich bestätigt werden (mehr zur Kassensicherungsverordnung).
Zusätzlich zur KassenSichV müssen Hostels auch die Meldepflichten im Beherbergungsbereich beachten. Die Kasse selbst ist dafür nicht zuständig, sie muss aber so gestaltet sein, dass Umsätze aus Beherbergung und Gastronomie klar getrennt ausgewiesen werden. Das ist insbesondere für die korrekte Umsatzsteuererfassung wichtig, da für Beherbergungsleistungen der ermäßigte Satz von 7 Prozent gilt, seit dem 1. Januar 2026 auch für Speisen, während Getränke grundsätzlich bei 19 Prozent bleiben.
Nicht jede Kassenfunktion, die ein System anbietet, ist auch für ein Hostel sinnvoll. Wichtig ist, dass der Funktionsumfang zu den tatsächlichen Abläufen passt. Die folgenden Funktionen sind für die meisten Hostel-Betriebe relevant.
Diese Frage stellt sich vielen Hostel-Betreibern beim ersten Systemvergleich. Cloud-basierte Kassensysteme haben in den letzten Jahren stark zugelegt und bieten klare Vorteile. Sie sind immer auf dem aktuellen Stand, erfordern keine aufwändige lokale IT-Infrastruktur und können von überall eingesehen werden. Wer mehrere Kassenstationen oder Standorte hat, profitiert besonders von zentralen Dashboards und Echtzeit-Reporting.
Der einzige echte Nachteil von Cloud-Systemen ist die Abhängigkeit von einer stabilen Internetverbindung. Für Hostels in städtischen Lagen ist das kein Problem. Wer jedoch einen ländlichen Standort mit schwankender Konnektivität betreibt, sollte prüfen, ob das System auch im Offline-Modus lauffähig ist. Wenn Sie die Vor- und Nachteile gegenüberstellen möchten, lesen Sie unseren Beitrag zu Kassensystem Cloud vs. Lokal.
Für die große Mehrheit der Hostels in 2026 ist ein Cloud-Kassensystem die sinnvollere Wahl. Die Wartungskosten sind geringer, Updates erfolgen automatisch und die Datensicherung findet in der Regel auf zertifizierten EU-Servern statt, was auch aus Datenschutzsicht wichtig ist.
Ein Property Management System (PMS) ist in der Hotellerie und im Hostelbereich die zentrale Software für Zimmerbelegung, Check-in, Check-out und Gästedaten. Bekannte PMS-Systeme wie Apaleo, Protel, Mews oder Cloudbeds sind bei Hostels weit verbreitet. Die Frage, ob das Kassensystem mit dem PMS kommuniziert, ist für viele Betriebe entscheidend.
Idealerweise überträgt das Kassensystem Gastronomieumsätze automatisch an das PMS, das sie dann der entsprechenden Zimmerbuchung zuordnet. Beim Check-out wird dann eine Gesamtrechnung erstellt, die alle Leistungen enthält. Diesen nahtlosen Ablauf bieten nicht alle Kassensysteme an, belegt ist er im Vergleich bei Lightspeed über die Integration mit Mews.
Für kleine Hostels ohne komplexe Anforderungen ist eine manuelle Trennung der Systeme oft der einfachere und günstigere Weg. Die Gastronomiekasse wird dann als eigenständiges System betrieben, und die Abgleiche erfolgen manuell bei Schichtende.
Die Hardwareanforderungen eines Hostels hängen stark vom Betriebsmodell ab. Ein kleines Hostel mit einer Rezeptionskasse und einer Bartheke kommt oft mit zwei Kassenstationen aus. Eine größere Einrichtung mit mehreren Servicepoints benötigt entsprechend mehr Stationen, Bondrucker und gegebenenfalls Küchendisplays.
Typische Hardware für Hostels umfasst ein Kassendisplay oder Tablet als POS-Terminal, Bondrucker für Barbestellungen und Rechnungen, Barcodescanner für den Shopbereich (Snacks, Hygieneartikel), Kartenterminal für bargeldlose Zahlung sowie optional ein Kundendisplay an der Rezeption. Viele Anbieter arbeiten mit standardisierten iPads oder Android-Tablets, was die Hardwarekosten niedrig hält und die Ersatzbeschaffung vereinfacht.
Die Gesamtkosten setzen sich aus Software, Hardware, TSE, Einrichtung und Gebühren je Kartenzahlung zusammen. Laut Herstellerangaben ohne Umsatzsteuer reicht die Spanne von Lösungen ohne monatliche Softwarekosten wie Zettle, SumUp im Basistarif oder helloCash im Gratistarif über Tillhub POS Go ab 30 Euro im Monat inklusive TSE und ready2order mit 51,80 Euro im Monat inklusive TSE-Paket bis zu orderbird PRO Paket S mit 99,90 Euro im Monat bei zwölf Monaten Laufzeit. Lightspeed nennt auf der Preisseite für die Gastronomie ab 89 Euro im Monat, ohne Hinweis zur Umsatzsteuer. Hinzu kommen Bondrucker, Kartenterminals und gegebenenfalls Kosten für die Schnittstelle zur Hotelsoftware. Alle Positionen erklärt unser Ratgeber zu den Kosten eines Kassensystems.
Die Entscheidung für ein Kassensystem ist langfristig, Laufzeiten von zwölf Monaten und mehr kommen vor. Deshalb lohnt es sich, vor der Entscheidung folgende Fragen zu klären.
Wenn Sie diese Fragen beantwortet haben, wird die Anbieterauswahl deutlich einfacher. Holen Sie anschließend mindestens zwei bis drei Angebote ein und lassen Sie sich eine kostenfreie Demo zeigen, bevor Sie sich entscheiden. Nutzen Sie für den direkten Vergleich auch unseren Kassensystem-Vergleich, um passende Lösungen nebeneinander zu sehen.
Ausdrücklich für Hostels wirbt keiner der sieben Anbieter. Für kleine Häuser mit Rezeption und Snacks passen helloCash, SumUp oder Zettle, für Hostels mit Bar orderbird, ready2order oder Tillhub. Soll die Bar auf das Gastkonto buchen, ist Lightspeed mit der Integration für Mews die belegte Option.
Nur wenn Gäste an Bar oder Shop auf ihr Gastkonto buchen sollen. Kleine Hostels führen Kasse und Hotelsoftware oft getrennt und gleichen die Umsätze bei Schichtende ab. Lassen Sie sich eine Schnittstelle zu Ihrer konkreten Hotelsoftware schriftlich bestätigen.
Für die kurzfristige Beherbergung gilt 7 Prozent. Seit dem 1. Januar 2026 gilt für Speisen, etwa das Frühstück, ebenfalls 7 Prozent, Getränke an der Bar bleiben grundsätzlich bei 19 Prozent. Einzelheiten zu Pauschalen klären Sie mit Ihrem Steuerbüro.
Laut Herstellerangaben ohne Umsatzsteuer reicht die Spanne von Lösungen ohne monatliche Softwarekosten wie Zettle oder SumUp im Basistarif über Tillhub ab 30 Euro im Monat inklusive TSE bis zu orderbird PRO Paket S mit 99,90 Euro im Monat. Hinzu kommen Hardware, Einrichtung und Gebühren je Kartenzahlung, ein konkretes Angebot erhalten Sie über den Preisrechner.
Ja. Jede elektronische Kasse braucht nach Paragraf 146a AO eine zertifizierte TSE und ist seit 2025 über ELSTER beim Finanzamt zu melden. Das gilt für Rezeption und Bar gleichermaßen.
Achten Sie auf eine einfache Oberfläche und fragen Sie, welche Sprachen die Kasse unterstützt, denn das ist bei den Anbietern nicht einheitlich dokumentiert. Eine Anmeldung je Mitarbeiter hilft, Umsätze und Kassenbestände jeder Schicht zuzuordnen.
Ohne monatliche Softwarekosten arbeiten die Kassen-App von Zettle, SumUp im Basistarif und helloCash im Gratistarif. Kosten entstehen trotzdem, etwa für Kartenleser, die SumUp Kasse, die TSE bei helloCash und Gebühren je Kartenzahlung.
Legen Sie Rezeption und Bar als eigene Kassen oder Bereiche an, damit Umsätze getrennt ausgewertet werden können. Jede elektronische Kasse braucht eine TSE und wird einzeln beim Finanzamt gemeldet.
Restaurant, Bar und Hotelsoftware verbinden.
Kleine Häuser mit Frühstück.
Schneller Ausschank an der Theke.
Theke, Stammgäste und Deckel.
Kasse auf dem Tablet für Rezeption und Bar.
Snacks und Shopartikel schnell erfassen.
Kartenzahlung für internationale Gäste.
Wie die Schnittstelle zum PMS funktioniert.
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Was bei schwankendem Netz zählt.
Anmeldung und Rechte je Mitarbeiter.
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Gastronomie und Handel mit Mews-Integration.
Kasse für Handel, Gastronomie und Filialen.
Die Angaben zu Anbietern beruhen auf Anbieterangaben und öffentlich zugänglichen Quellen, Stand Oktober 2026. Die Reihenfolge ist alphabetisch, eine Nennung ist keine Empfehlung und bedeutet nicht, dass ein Anbieter Partner von Kassensystem Experten ist. Bilder der Kassensysteme stammen von den jeweiligen Herstellern, Bilder zur Branche sind redaktionelle Symbolbilder. Steuerliche Hinweise ersetzen keine Beratung.
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