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Im Hostel wird an der Rezeption oft mehr verkauft als das Bett, etwa Frühstück, Getränke, Bettwäsche, Schließfächer oder Touren. Die Kasse muss viele kleine Posten schnell erfassen und unterschiedliche Steuersätze richtig zuordnen. Wir vergleichen fünf Kassensysteme anhand belegter Angaben.
Die Reihenfolge ist alphabetisch und keine Wertung. Die Spalte zur Branche zeigt, ob der Anbieter Hotels selbst als Zielgruppe nennt.
| Anbieter | Für Hotels ausgewiesen | Einstieg laut Quelle | TSE |
|---|---|---|---|
| Lightspeed | ja, ausdrücklich | 69 Euro im Monat im Jahresvertrag, Drittquelle | Cloud-TSE über fiskaly |
| ready2order | nicht ausdrücklich genannt | 35,90 Euro im Monat plus TSE 15,90 Euro | Cloud-TSE als Zusatzpaket |
| REA Card | nicht ausdrücklich genannt | Kasse K21 ab 49,90 Euro im Monat bei 60 Monaten Miete, zuzüglich Software und TSE | getrennt bepreist |
| Smartkasse24 | nicht ausdrücklich genannt | 39 Euro im Monat, Module 9 und 24 Euro | Cloud-TSE |
| Tillhub | nicht ausdrücklich genannt | POS Go ab 30 Euro im Monat inklusive TSE | Cloud-TSE über fiskaly |
Stand September 2026, Preise ohne Umsatzsteuer. Maßgeblich ist immer das konkrete Angebot.
Börsennotierter Anbieter aus Montreal mit getrennten Lösungen für Gastronomie und Handel. Stärken liegen bei mehreren Standorten, Warenwirtschaft und offener API. Lightspeed nennt Hotels ausdrücklich als Zielgruppe.
Cloud-Kasse aus Wien mit vollständig veröffentlichter Preisliste. Läuft auf iOS, macOS, Android und Windows, dazu vier Eigengeräte. Eine ausdrückliche Branchenlösung für Hostels nennt ready2order nicht.
Hersteller aus Mühltal mit eigener Fertigung in Deutschland. Terminal, Kasse, Software und Zahlungsabwicklung kommen aus einer Hand. Eine ausdrückliche Branchenlösung für Hostels nennt REA Card nicht.
Cloud-Kasse aus Essen mit schlankem Basistarif und Schwerpunkt Gastronomie und Lieferdienst. Einrichtung, Schulung und Support sind im Preis enthalten. Eine ausdrückliche Branchenlösung für Hostels nennt Smartkasse24 nicht.
Cloud-Kasse aus Berlin, seit 2022 Teil der Payment-Gruppe Unzer. Von der iPad-Kasse bis zum mobilen Kompaktgerät POS Go, auch für Filialnetze. Eine ausdrückliche Branchenlösung für Hostels nennt Tillhub nicht.
Artikeltasten für Bettwäsche, Schließfach, Frühstück und Getränke.
Karten und Smartphone-Zahlung für Gäste aus dem Ausland.
Prüfen, ob Oberfläche und Belege auch auf Englisch verfügbar sind.
Eigene Kasse oder mobiles Gerät für den Abendbetrieb.
Eigene Zugänge und Rechte für Aushilfen und Nachtschicht.
Schnittstelle zur Hostel- oder Hotelsoftware vorab klären.
Die kurzfristige Beherbergung unterliegt 7 Prozent. Seit dem 1. Januar 2026 gilt der ermäßigte Satz auch für Speisen, etwa beim Frühstück, Getränke und die Minibar bleiben bei 19 Prozent. Für Pauschalangebote gibt es Vereinfachungsregeln, die Aufteilung legen Sie am besten mit Ihrem Steuerbüro fest. Quelle DEHOGA Baden-Württemberg, Merkblatt Stand 9. Januar 2026.
Neben der Monatsgebühr zählen Hardware, TSE, Einrichtung, Laufzeit und Gebühren je Kartenzahlung. Wie das konkret aussieht, zeigt unser Ratgeber zu den Kosten.
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Ein Hostel ist kein klassisches Hotel, aber auch kein reines Gastronomielokal. Es ist eine Mischform, die in der Praxis ganz eigene Herausforderungen an die Kassenlösung stellt. An der Rezeption werden Zimmer vergeben und Zahlungen entgegengenommen, oft rund um die Uhr. Im Gemeinschaftsbereich laufen gleichzeitig Getränkeverkäufe, Snackverkäufe und gelegentlich sogar kleine Veranstaltungen. Hinzu kommt, dass das Personal in Hostels häufig wechselt, international zusammengesetzt ist und nicht selten aus Quereinsteigern besteht.
Diese Kombination macht es notwendig, dass ein Kassensystem für Hostels sowohl einfach bedienbar als auch funktional vielseitig ist. Es muss gastronomische Grundfunktionen wie Tischverwaltung und Bestellabläufe genauso beherrschen wie kaufmännische Funktionen wie Rechnungsstellung, Tagesabschlüsse und DATEV-Export. Gleichzeitig sollte es möglichst nahtlos mit einem Property Management System (PMS) zusammenarbeiten oder zumindest eine manuelle Synchronisierung einfach gestalten. Mehr praktische Hinweise und Anbieterinfos finden Sie auch bei Kassensystem-Experten.
Wie in allen anderen gastgewerblichen und handelsorientierten Betrieben gilt auch im Hostel seit dem 1. Januar 2020 die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Sie schreibt vor, dass elektronische Kassensysteme mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein müssen. Die TSE protokolliert jeden Kassiervorgang manipulationssicher und stellt sicher, dass Buchungsdaten bei einer Betriebsprüfung lückenlos nachvollzogen werden können.
Für Hostel-Betreiber bedeutet das konkret. Wer noch mit einer nicht-konformen Kasse arbeitet oder gar nur Zettel und Quittungen ausstellt, riskiert empfindliche Nachzahlungen und Bußgelder. Alle im Vergleich genannten Anbieter erfüllen die gesetzlichen Anforderungen und sind TSE-konform. Beim Kauf oder Abschluss eines Abonnements sollte dies aber immer ausdrücklich schriftlich bestätigt werden (mehr zur Kassensicherungsverordnung).
Zusätzlich zur KassenSichV müssen Hostels auch die Meldepflichten im Beherbergungsbereich beachten. Die Kasse selbst ist dafür nicht zuständig, sie muss aber so gestaltet sein, dass Umsätze aus Beherbergung und Gastronomie klar getrennt ausgewiesen werden. Das ist insbesondere für die korrekte Umsatzsteuererfassung wichtig, da für Beherbergungsleistungen ein reduzierter Mehrwertsteuersatz gilt.
Nicht jede Kassenfunktion, die ein System anbietet, ist auch für ein Hostel sinnvoll. Wichtig ist, dass der Funktionsumfang zu den tatsächlichen Abläufen passt. Die folgenden Funktionen sind für die meisten Hostel-Betriebe relevant.
Diese Frage stellt sich vielen Hostel-Betreibern beim ersten Systemvergleich. Cloud-basierte Kassensysteme haben in den letzten Jahren stark zugelegt und bieten klare Vorteile. Sie sind immer auf dem aktuellen Stand, erfordern keine aufwändige lokale IT-Infrastruktur und können von überall eingesehen werden. Wer mehrere Kassenstationen oder Standorte hat, profitiert besonders von zentralen Dashboards und Echtzeit-Reporting.
Der einzige echte Nachteil von Cloud-Systemen ist die Abhängigkeit von einer stabilen Internetverbindung. Für Hostels in städtischen Lagen ist das kein Problem. Wer jedoch einen ländlichen Standort mit schwankender Konnektivität betreibt, sollte prüfen, ob das System auch im Offline-Modus lauffähig ist. Wenn Sie die Vor- und Nachteile gegenüberstellen möchten, lesen Sie unseren Beitrag zu Kassensystem Cloud vs. Lokal.
Für die große Mehrheit der Hostels in 2026 ist ein Cloud-Kassensystem die sinnvollere Wahl. Die Wartungskosten sind geringer, Updates erfolgen automatisch und die Datensicherung findet in der Regel auf zertifizierten EU-Servern statt, was auch aus Datenschutzsicht wichtig ist.
Ein Property Management System (PMS) ist in der Hotellerie und im Hostelbereich die zentrale Software für Zimmerbelegung, Check-in, Check-out und Gästedaten. Bekannte PMS-Systeme wie Apaleo, Protel, Mews oder Cloudbeds sind bei Hostels weit verbreitet. Die Frage, ob das Kassensystem mit dem PMS kommuniziert, ist für viele Betriebe entscheidend.
Idealerweise überträgt das Kassensystem Gastronomieumsätze automatisch an das PMS, das sie dann der entsprechenden Zimmerbuchung zuordnet. Beim Check-out wird dann eine Gesamtrechnung erstellt, die alle Leistungen enthält. Diesen nahtlosen Ablauf bieten nicht alle Kassensysteme nativ an.
Für kleine Hostels ohne komplexe Anforderungen ist eine manuelle Trennung der Systeme oft der einfachere und günstigere Weg. Die Gastronomiekasse wird dann als eigenständiges System betrieben, und die Abgleiche erfolgen manuell bei Schichtende.
Die Hardwareanforderungen eines Hostels hängen stark vom Betriebsmodell ab. Ein kleines Hostel mit einer Rezeptionskasse und einer Bartheke kommt oft mit zwei Kassenstationen aus. Eine größere Einrichtung mit mehreren Servicepoints benötigt entsprechend mehr Stationen, Bondrucker und gegebenenfalls Küchendisplays.
Typische Hardware für Hostels umfasst. Kassendisplay oder Tablet als POS-Terminal, Bondrucker für Barbestellungen und Rechnungen, Barcodescanner für den Shopbereich (Snacks, Hygieneartikel), Kartenterminal für bargeldlose Zahlung sowie optional ein Kundendisplay an der Rezeption. Viele Anbieter arbeiten mit standardisierten iPads oder Android-Tablets, was die Hardwarekosten niedrig hält und die Ersatzbeschaffung vereinfacht.
Die Gesamtkosten eines Kassensystems für ein Hostel setzen sich aus mehreren Posten zusammen, die oft unterschätzt werden. Die reine Softwarelizenz ist nur ein Teil davon.
Ein detaillierter Anbietervergleich lohnt sich daher in jedem Fall.
Die Entscheidung für ein Kassensystem ist langfristig, Laufzeiten von zwei bis drei Jahren sind üblich. Deshalb lohnt es sich, vor der Entscheidung folgende Fragen zu klären.
Wenn Sie diese Fragen beantwortet haben, wird die Anbieterauswahl deutlich einfacher. Holen Sie anschließend mindestens zwei bis drei Angebote ein und lassen Sie sich eine kostenfreie Demo zeigen, bevor Sie sich entscheiden. Nutzen Sie für den direkten Vergleich auch unseren Kassensystem-Vergleich, um passende Lösungen nebeneinander zu sehen.
Keiner der fünf verglichenen Anbieter nennt Hostels ausdrücklich, Lightspeed nennt Hotels als Zielgruppe. Für Rezeption und Bar kommen auch Cloud-Kassen für Gastronomie und Handel in Frage, wenn Kartenzahlung und Steuersätze passen.
Für die kurzfristige Beherbergung gilt 7 Prozent, seit dem 1. Januar 2026 auch für Speisen. Getränke bleiben grundsätzlich bei 19 Prozent. Wie Zusatzleistungen wie Bettwäsche oder Schließfächer zu behandeln sind, klären Sie mit Ihrem Steuerbüro.
Das hängt von den Abläufen ab. Eine zweite Kasse oder ein mobiles Gerät ist sinnvoll, wenn Rezeption und Bar gleichzeitig besetzt sind. Jede elektronische Kasse braucht eine eigene Absicherung über die TSE und eine Meldung über ELSTER.
Die Einstiegspreise der verglichenen Anbieter liegen laut Quellen bei etwa 30 bis 70 Euro im Monat für die Software. Hinzu kommen Hardware, TSE, Einrichtung und Gebühren je Kartenzahlung. Ein konkretes Angebot erhalten Sie über den Preisrechner.
Kasse auf dem Tablet mit Ständer, Drucker und Kartenterminal.
Girocard, Kreditkarte und mobiles Bezahlen an der Kasse.
Kartenzahlung direkt auf dem Smartphone ohne eigenes Terminal.
Vor- und Nachteile beider Varianten.
Wann ein Beleg ausgegeben werden muss.
So melden Sie Ihre Kasse beim Finanzamt.
Anbieter und Anforderungen im Branchenvergleich.
Anbieter und Anforderungen im Branchenvergleich.
Anbieter und Anforderungen im Branchenvergleich.
Die Angaben zu Anbietern beruhen auf Anbieterangaben und öffentlich zugänglichen Quellen, Stand September 2026. Die Reihenfolge ist alphabetisch, eine Nennung ist keine Empfehlung und bedeutet nicht, dass ein Anbieter Partner von Kassensystem Experten ist. Steuerliche Hinweise ersetzen keine Beratung.