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Ein Kassensystem für eine Pension muss vor allem Übernachtung, Frühstück und Getränke steuerlich richtig trennen, Kartenzahlung annehmen und wenig kosten. Eine Schnittstelle zur Hotelsoftware lohnt sich erst, wenn eine Gaststube oder ein Restaurant dazukommt. Wir vergleichen sieben Kassensysteme anhand belegter Anbieterangaben und zeigen, welches zu welcher Pension passt.
Die Reihenfolge ist alphabetisch und keine Wertung. Die zweite Spalte zeigt, ob der Anbieter Pensionen selbst als Zielgruppe nennt.
| Anbieter | Für Pensionen ausgewiesen | Einstieg laut Anbieter | TSE | Support |
|---|---|---|---|---|
| gastronovi | nicht ausdrücklich | Preis auf Anfrage | Cloud-TSE als eigenes Modul mit 10.000 Transaktionen im Monat, RKSV-Lizenz für Österreich | Montags bis freitags 9.30 bis 18 Uhr, Notfallhilfe abends und am Wochenende |
| helloCash | nicht ausdrücklich | Tarif Gratis 0 Euro im Monat, TSE für Deutschland 199 Euro im Jahr, Herstellerangabe ohne USt, Stand Oktober 2026 | TSE für Deutschland gesondert gebucht, 199 Euro im Jahr ohne USt, unbegrenzte Signaturen | KI-gestützter E-Mail-Support im Gratistarif, Team-Support ab Premium, Premium-Support gegen Aufpreis |
| Lightspeed | nicht ausdrücklich | Gastronomiepaket Basic 89 Euro im Monat laut Preisseite des Anbieters, Hinweis zur USt fehlt, Stand Oktober 2026 | Cloud-TSE über fiskaly, DSFinV-K-Export im Back Office | Rund um die Uhr an sieben Tagen, auch auf Deutsch, kostenfreie Rufnummern für Deutschland und Österreich |
| ready2order | nicht ausdrücklich | Kassensystem-Abo 35,90 Euro im Monat im Jahresabo plus TSE-Paket 15,90 Euro, zusammen 51,80 Euro, Herstellerangabe ohne USt, Stand September 2026 | Cloud-TSE als kostenpflichtiges Zusatzpaket, laut Drittquelle über fiskaly | Kostenloser Telefonsupport täglich 8 bis 22 Uhr, dazu Chat und Kontaktformular |
| SumUp | nicht ausdrücklich | Kassensoftware im Basistarif 0 Euro im Monat, SumUp Kasse einmalig 399 Euro, Herstellerangabe ohne USt, Stand Oktober 2026 | TSE-Konformität laut Anbieter in der Kasse enthalten, TSE-Dienst nicht genannt, beim Point-of-Sale-System Cloud-TSE ohne Aufpreis | Servicezeiten laut Anbieter nicht dokumentiert |
| Tillhub | nicht ausdrücklich | POS Go ab 30 Euro im Monat inklusive TSE, Herstellerangabe ohne USt, Stand September 2026 | Cloud-TSE von fiskaly, Server in Deutschland | Telefonsupport an sieben Tagen, am Wochenende 9 bis 18 Uhr, Werktagszeiten nicht dokumentiert |
| Zettle | ja, ausdrücklich | Kassen-App ohne Monatsgebühr, PayPal Reader ab 29 Euro für Neukunden, Herstellerangabe ohne USt, Stand Oktober 2026 | Cloud-TSE ohne zusätzliches Modul und ohne Monatsgebühr | Servicezeiten laut Anbieter nicht dokumentiert |
Stand Oktober 2026, Preise ohne Umsatzsteuer nach Anbieterangaben. Maßgeblich ist immer das konkrete Angebot.
Welche branchentypischen Funktionen die Anbieter nach eigenen Angaben mitbringen. Nicht dokumentiert heißt, dass wir dazu keine belastbare Angabe gefunden haben.
| Anbieter | Schnittstelle Hotelsoftware | Tischplan | Gutscheine | Mobile Kasse | DATEV-Export | Offlinebetrieb |
|---|---|---|---|---|---|---|
| gastronovi | ja | nicht dokumentiert | Zusatzmodul | ja | nicht dokumentiert | nicht dokumentiert |
| helloCash | nicht dokumentiert | Zusatzmodul | Zusatzmodul | ja | Zusatzmodul | nicht dokumentiert |
| Lightspeed | ja | nicht dokumentiert | nicht dokumentiert | ja | ja | ja |
| ready2order | nicht dokumentiert | Zusatzmodul | ja | ja | ja | nicht dokumentiert |
| SumUp | nicht dokumentiert | Zusatzmodul | nicht dokumentiert | ja | ja | nicht dokumentiert |
| Tillhub | nicht dokumentiert | nicht dokumentiert | ja | ja | ja | ja |
| Zettle | nicht dokumentiert | nicht dokumentiert | nicht dokumentiert | ja | nicht dokumentiert | nicht dokumentiert |
Ausgewählt haben wir einfache Cloud-Kassen für kleine Häuser und zwei Gastronomiesysteme mit belegter Schnittstelle zur Hotelsoftware, Zettle nennt Pensionen selbst als Zielgruppe. Die Zuordnung beruht auf den Angaben der Anbieter und den Angaben der Hersteller. Die Reihenfolge ist alphabetisch und keine Bewertung.
Wenige Zimmer, Frühstück im eigenen Raum und Bezahlung an der Rezeption. Gefragt sind geringe Fixkosten, getrennte Steuersätze und Kartenzahlung.
Abends kommen auch Gäste von außen, Speisen und Getränke werden am Tisch serviert. Tischplan, Küchendrucker und idealerweise das Buchen aufs Zimmer werden wichtig.
Passende Kandidaten gastronovi, Lightspeed, ready2order
Neben der Übernachtung werden regionale Produkte, Fahrradverleih oder Ausflüge verkauft. Barcode, Gutscheine und eine einfache Warenwirtschaft helfen.
Passende Kandidaten ready2order, Tillhub, Zettle
Was die Systeme im Alltag eines Betriebs leisten, wo ihre Stärken liegen und wo Sie genauer hinsehen sollten.
gastronovi lohnt sich für Pensionen mit Gaststube oder Restaurant. Laut Anbieter gibt es Schnittstellen zu Hotelsoftware wie Apaleo, Casablanca, Mews und SoftTec, sodass Speisen und Getränke auf das Zimmer gebucht werden können. gastronovi nennt Pensionen nicht ausdrücklich als Zielgruppe, die Funktionen passen aber zum typischen Ablauf.
Passt, wenn Ihre Pension eine Gaststube mit eigener Küche hat und die Hotelsoftware angebunden werden soll.
helloCash läuft im Browser auf vorhandenen Geräten und bietet einen kostenlosen Grundtarif, die TSE für Deutschland kostet 199 Euro im Jahr. Für eine kleine Pension mit Frühstück und gelegentlichem Getränkeverkauf ist das ein günstiger Einstieg, Tischplan und Gutscheine gibt es als Zusatzmodul. helloCash nennt Pensionen nicht ausdrücklich als Zielgruppe, die Funktionen passen aber zum typischen Ablauf.
Passt, wenn Sie eine kleine Pension mit wenigen Zimmern führen und möglichst geringe laufende Kosten wollen.
Lightspeed nennt Hotels als Zielgruppe und beschreibt für die K-Series eine Integration mit der Hotelsoftware Mews. Für eine Pension mit Restaurant bietet das System Reservierung, Kundenbindung und Offlinebetrieb, ist aber eher auf größere Betriebe ausgelegt. Lightspeed nennt Pensionen nicht ausdrücklich als Zielgruppe, die Funktionen passen aber zum typischen Ablauf.
Passt, wenn Ihre Pension ein Restaurant mit eigenem Service betreibt und Mews als Hotelsoftware nutzt.
ready2order läuft auf einem vorhandenen iPad oder auf eigenen Geräten und hat eine vollständig veröffentlichte Preisliste. Gutscheine, DATEV-Export und Warenwirtschaft sind dokumentiert, Tischplan und Rechnung teilen gibt es als Zusatzmodul. ready2order nennt Pensionen nicht ausdrücklich als Zielgruppe, die Funktionen passen aber zum typischen Ablauf.
Passt, wenn Sie Frühstück, Getränke und Zusatzleistungen mit klaren Kosten über eine Tablet-Kasse abrechnen wollen.
Bei SumUp kostet die Kassensoftware im Basistarif nichts, die SumUp Kasse mit Kundendisplay kostet einmalig 399 Euro. Für Pensionen, die vor allem Kartenzahlungen an der Rezeption und im Frühstücksraum annehmen, ist das ein einfacher Einstieg. SumUp nennt Pensionen nicht ausdrücklich als Zielgruppe, die Funktionen passen aber zum typischen Ablauf.
Passt, wenn Sie vor allem Übernachtungen und Frühstück mit Karte abrechnen und wenige Funktionen brauchen.
Tillhub bietet mit dem POS Go ein kompaktes Android-Gerät mit Kartenleser, Scanner und Drucker ab 30 Euro im Monat inklusive TSE. Gutscheine, Kundenbindung, DATEV-Export und Offlinebetrieb sind dokumentiert, ein Tischplan nicht. Tillhub nennt Pensionen nicht ausdrücklich als Zielgruppe, die Funktionen passen aber zum typischen Ablauf.
Passt, wenn Sie Rezeption, Frühstück und einen kleinen Shop mit einem kompakten Gerät abdecken wollen.
Die Kassen-App von Zettle kostet keine Monatsgebühr, die Cloud-TSE ist enthalten, bezahlt wird über den PayPal Reader oder Tap to Pay. Für Pensionen ohne eigene Gastronomie reicht das für Übernachtung, Frühstück und kleine Verkäufe. Zettle nennt Pensionen ausdrücklich als Zielgruppe.
Passt, wenn Sie eine kleine Pension mit wenigen Verkäufen ohne Vertragsbindung führen.
Getrennte Artikel und Steuersätze für Zimmer, Frühstücksspeisen und Getränke.
Gäste zahlen bei der Abreise mit Karte oder Smartphone.
Auch Aushilfen und Familienmitglieder sollen ohne lange Schulung kassieren können.
Ob Kasse und Buchungssoftware zusammenarbeiten, erfragen Sie beim Anbieter.
Rechnungen mit allen Pflichtangaben, ab 2027 oder 2028 als E-Rechnung.
Monatspreis, Hardware und Laufzeit passend zur Größe des Hauses.
Die kurzfristige Beherbergung unterliegt 7 Prozent. Seit dem 1. Januar 2026 gilt der ermäßigte Satz auch für Speisen, etwa beim Frühstück, Getränke und die Minibar bleiben bei 19 Prozent. Für Pauschalangebote gibt es Vereinfachungsregeln, die Aufteilung legen Sie am besten mit Ihrem Steuerbüro fest. Quelle DEHOGA Baden-Württemberg, Merkblatt Stand 9. Januar 2026.
Neben der Monatsgebühr zählen Hardware, TSE, Einrichtung, Laufzeit und Gebühren je Kartenzahlung. Wie das konkret aussieht, zeigt unser Ratgeber zu den Kosten.
Geben Sie Ihren Bedarf im Preisrechner an und erhalten Sie passende Angebote, kostenlos und unverbindlich.
Die kurzfristige Beherbergung unterliegt 7 Prozent Umsatzsteuer. Seit dem 1. Januar 2026 gilt der ermäßigte Satz dauerhaft auch für Speisen und damit für das Frühstück, Getränke wie Kaffee oder Saft bleiben grundsätzlich bei 19 Prozent. Wer Übernachtung mit Frühstück als Paket verkauft, muss den Preis aufteilen, dafür gibt es Vereinfachungsregeln, die Sie mit Ihrem Steuerbüro festlegen. Legen Sie Frühstück, Getränke und Zusatzleistungen wie Fahrradverleih als eigene Artikel mit dem passenden Steuersatz an.
Viele Pensionsbetreiber starten mit einer einfachen Registrierkasse oder sogar einer handschriftlichen Abrechnung. Das mag bei zwei oder drei Zimmern noch funktionieren, ist aber spätestens ab dem Moment, in dem Gäste mit Karte zahlen, Frühstück bestellen oder Gutscheine einlösen möchten, nicht mehr zeitgemäß. Hinzu kommen die gesetzlichen Anforderungen der KassenSichV. Wer in Deutschland eine elektronische Kasse nutzt, ist seit 2020 verpflichtet, eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) zu nutzen und manipulationssichere Kassendaten zu speichern.
Ein modernes Kassensystem für Pensionen erfüllt genau diese Anforderungen und geht gleichzeitig weit darüber hinaus. Es erleichtert die tägliche Abrechnung, liefert aussagekräftige Umsatzberichte und übergibt Daten automatisch an den Steuerberater. Für Inhaber, die ihren Betrieb selbst führen, bedeutet das weniger Verwaltungsaufwand und mehr Zeit für die Gäste.
Diese Frage stellen sich viele Pensionsbetreiber, wenn sie zum ersten Mal nach einer digitalen Lösung suchen. Der Unterschied ist bedeutend. Eine Hotelsoftware, auch Property Management System (PMS) genannt, verwaltet Zimmerreservierungen, Check-in und Check-out, Housekeeping-Status und Channelmanagement für verschiedene Buchungsportale. Für kleine Pensionen mit direktem Gästekontakt sind solche Systeme oft überdimensioniert.
Ein Kassensystem für Pensionen deckt hingegen die täglichen Zahlungsvorgänge ab. Übernachtungsgebühren, Frühstückszusätze, Getränke, Souvenirs oder Zusatzleistungen wie Fahrradverleih. Es sorgt dafür, dass alle Transaktionen gesetzeskonform erfasst, quittiert und am Ende des Tages korrekt abgerechnet werden. Viele Pensionen kombinieren beide Welten. Ein schlankes Buchungstool für Reservierungen und ein modernes Kassensystem für alle Zahlungen vor Ort.
Bei der Auswahl eines Kassensystems für Ihre Pension sollten Sie auf folgende Kernfunktionen achten.
Die KassenSichV (Kassensicherungsverordnung) gilt für alle Unternehmen in Deutschland, die Barumsätze verzeichnen und ein elektronisches Aufzeichnungssystem nutzen. Das bedeutet, wenn Sie als Pensionsbetreiber eine elektronische Kasse verwenden, muss diese mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Alle in diesem Vergleich aufgeführten Anbieter erfüllen diese Anforderung.
Zusätzlich gilt die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Ein modernes cloudbasiertes Kassensystem ist in der Regel GoBD-konform. Alle Kassendaten müssen revisionssicher gespeichert, unveränderbar archiviert und auf Verlangen des Finanzamts jederzeit abrufbar sein. Ein modernes cloudbasiertes Kassensystem übernimmt diese Aufgabe automatisch. Manuelle Registrierkassen oder Excel-Tabellen erfüllen diese Anforderungen in der Regel nicht.
Achten Sie außerdem auf die Belegausgabepflicht. Seit 2020 müssen Kunden bei jeder Transaktion einen Beleg erhalten, entweder in Papierform oder digital. Lassen Sie sich vom Anbieter zeigen, wie digitale Belege ausgegeben werden.
Diese Frage hängt stark von der Struktur Ihrer Pension ab. Stationäre Kassenpulte sind robust, schnell und für Empfangsbereiche mit hohem Gästeaufkommen gut geeignet. Sie sind allerdings unflexibel. Wer Gäste am Frühstückstisch direkt bedienen oder abrechnen möchte, muss zur Theke. Tabletbasierte Systeme sind wesentlich flexibler. Sie können am Empfang, im Frühstücksraum, im Garten oder bei Veranstaltungen eingesetzt werden. In kleinen Pensionen, in denen eine Person häufig mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigt, ist ein mobiles Tabletgerät oft die praktischere Lösung.
Bei einigen Anbietern wie ready2order können Sie ein bereits vorhandenes iPad nutzen und sparen damit Hardwarekosten. Das ist sinnvoll, wenn Sie die Anfangsinvestition niedrig halten möchten. Überlegen Sie dabei auch, ob ein cloudbasiertes System oder eine lokale Installation besser passt; lesen Sie zur Entscheidungsfindung unseren Beitrag über die Unterschiede von Cloud- zu lokalen Kassensystemen.
Die Gesamtkosten setzen sich aus Software, Hardware, TSE, Einrichtung und Gebühren je Kartenzahlung zusammen. Laut Herstellerangaben ohne Umsatzsteuer gibt es Kassen-Apps ohne Monatsgebühr wie bei Zettle oder den Gratistarif von helloCash, bei dem die TSE für Deutschland 199 Euro im Jahr kostet. ready2order kostet im Jahresabo 35,90 Euro im Monat plus 15,90 Euro für das TSE-Paket, Tillhub POS Go ab 30 Euro im Monat inklusive TSE. Wer ein vorhandenes Tablet nutzt, spart Hardwarekosten. Einen Überblick über alle Positionen gibt unser Ratgeber zu den Kosten eines Kassensystems.
Ein häufig unterschätztes Detail ist die Abrechnung von Zusatzleistungen. Viele Pensionen bieten Frühstück, Halbpension, Fahrradverleih, Wäscheservice oder kleine Verkaufsartikel an. Diese Posten müssen korrekt dem jeweiligen Buchungsvorgang zugeordnet und steuerlich richtig ausgewiesen werden. Ein gutes Kassensystem trennt diese Kategorien automatisch und verhindert Fehler bei der Steuererklärung.
So können Übernachtungsgebühren, Frühstückspauschalen und Zusatzverkäufe sauber getrennt und korrekt abgerechnet werden, ohne manuelle Nacharbeit für den Steuerberater.
Am Ende kommt es auf Ihren konkreten Betrieb an. Folgende Fragen helfen bei der Entscheidung. Wie viele Zimmer hat Ihre Pension? Bieten Sie Frühstück oder andere Gastronomie an? Haben Sie Mitarbeitende, die das System nutzen werden? Planen Sie in den nächsten Jahren zu wachsen oder weitere Standorte zu eröffnen?
Unser Tipp. Sehen Sie sich unseren Kassensystem-Vergleich an, holen Sie mindestens zwei bis drei Angebote ein, testen Sie Demoversionen und sprechen Sie mit dem jeweiligen Support. Die meisten Anbieter bieten kostenlose Beratungsgespräche an. Nutzen Sie diese, bevor Sie sich binden.
Zettle nennt Pensionen ausdrücklich als Zielgruppe. Für kleine Häuser kommen auch helloCash, SumUp und Tillhub mit niedrigen Fixkosten in Frage, für Pensionen mit Gaststube gastronovi, Lightspeed oder ready2order. Entscheidend sind getrennte Steuersätze, Kartenzahlung und bei Gastronomie die Schnittstelle zur Hotelsoftware.
Eine allgemeine Pflicht zur elektronischen Kasse gibt es nicht. Wer aber eine elektronische Kasse nutzt, muss sie mit einer zertifizierten TSE ausstatten, über ELSTER melden und jedem Kunden einen Beleg anbieten. Die passende Form der Kassenführung klären Sie mit Ihrem Steuerbüro.
Die Übernachtung unterliegt 7 Prozent. Seit dem 1. Januar 2026 gilt für die Speisen beim Frühstück ebenfalls 7 Prozent, Getränke wie Kaffee oder Saft bleiben grundsätzlich bei 19 Prozent.
Laut Herstellerangaben ohne Umsatzsteuer reicht die Spanne von Kassen-Apps ohne Monatsgebühr bei Zettle und dem Gratistarif von helloCash mit 199 Euro TSE im Jahr bis zu ready2order mit 51,80 Euro im Monat inklusive TSE-Paket. Hinzu kommen Hardware, Einrichtung und Gebühren je Kartenzahlung. Ein konkretes Angebot erhalten Sie über den Preisrechner.
Kostenlos sind bei helloCash der Grundtarif, bei SumUp die Kassensoftware im Basistarif und bei Zettle die Kassen-App. Kosten entstehen trotzdem, etwa für die TSE bei helloCash, die SumUp Kasse oder den PayPal Reader und für Gebühren je Kartenzahlung.
Ja, bei ready2order ist ein vorhandenes iPad laut Anbieter nutzbar, helloCash läuft im Browser auf Tablet, Smartphone oder PC, und auch SumUp und Zettle arbeiten mit Apps. Für den Bondruck brauchen Sie meist zusätzlich einen kompatiblen Drucker.
Nicht zwingend. Viele kleine Pensionen verwalten Buchungen mit einem einfachen Buchungstool und rechnen alle Zahlungen vor Ort über die Kasse ab. Eine Schnittstelle lohnt sich, wenn Gäste in einer Gaststube auf das Zimmer buchen sollen.
Jede elektronische Kasse ist seit dem 1. Januar 2025 über ELSTER beim Finanzamt zu melden, neue Kassen innerhalb eines Monats nach Anschaffung. Die nötigen Angaben wie Seriennummer und TSE-Daten erhalten Sie vom Anbieter.
Restaurant, Bar und Hotelsoftware verbinden.
Rezeption, Bar und Shop im Hostel.
Viele Outlets auf einem Gelände.
Frühstück und Kaffee schnell abrechnen.
Kasse auf dem Tablet mit Drucker und Kartenterminal.
Kartenzahlung an Rezeption und Frühstückstisch.
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Worauf es bei Saisonbetrieben ankommt.
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Kassen-App ohne Monatsgebühr.
Cloud-Kasse mit offener Preisliste.
Die Angaben zu Anbietern beruhen auf Anbieterangaben und öffentlich zugänglichen Quellen, Stand Oktober 2026. Die Reihenfolge ist alphabetisch, eine Nennung ist keine Empfehlung und bedeutet nicht, dass ein Anbieter Partner von Kassensystem Experten ist. Bilder der Kassensysteme stammen von den jeweiligen Herstellern, Bilder zur Branche sind redaktionelle Symbolbilder. Steuerliche Hinweise ersetzen keine Beratung.
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