Kassensysteme für Physiotherapie 2026, 6 Anbieter im Vergleich

Ein Kassensystem in der Physiotherapie erfasst alles, was an der Rezeption bezahlt wird, also Zuzahlungen gesetzlich Versicherter, Selbstzahlerleistungen, Kurse, Gutscheine und kleine Produkte. Die Abrechnung mit den Krankenkassen läuft dagegen über die Praxissoftware. Die folgenden Abschnitte zeigen, wie beides zusammenpasst und welche Regeln für die Kasse gelten.

Was an der Rezeption kassiert wird

In einer Physiotherapiepraxis läuft der größte Teil des Umsatzes nicht über die Kasse. Leistungen für gesetzlich Versicherte werden mit den Krankenkassen abgerechnet, Privatpatienten erhalten in der Regel eine Rechnung. An der Rezeption bleiben trotzdem viele Zahlungen, die erfasst werden müssen. Dazu gehören die Zuzahlungen gesetzlich Versicherter, Selbstzahlerleistungen wie Massagen ohne Verordnung, Präventionskurse, Gutscheine und kleine Produkte wie Tapes oder Wärmekissen. Ob sich dafür eine elektronische Kasse lohnt, hängt davon ab, wie viele Zahlungen vor Ort anfallen und ob Patienten bar oder mit Karte zahlen möchten. Eine allgemeine Pflicht zur elektronischen Kasse gibt es nicht. Wer jedoch eine elektronische Kasse einsetzt, muss die Vorgaben für TSE, Beleg und Meldung erfüllen.

Zuzahlungen und Quittungen

Gesetzlich Versicherte ab 18 Jahren leisten bei Heilmitteln grundsätzlich eine Zuzahlung von 10 Prozent der Kosten sowie 10 Euro je Verordnung. Befreiungen sind möglich, etwa wenn die Belastungsgrenze erreicht ist und der Patient eine Befreiungsbescheinigung vorlegt. Die Praxis zieht die Zuzahlung ein und stellt eine Quittung aus, die Patienten für ihre Unterlagen benötigen. Eine Kasse, die Zuzahlungen als eigene Position führt und eine klare Quittung ausgibt, erleichtert die Arbeit an der Rezeption. Hilfreich ist es, wenn die Höhe der Zuzahlung aus der Praxissoftware übernommen wird, damit sie nicht von Hand berechnet werden muss.

Steuerfreie und steuerpflichtige Leistungen

Nach Paragraf 4 Nummer 14 UStG sind Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin, die im Rahmen der Ausübung eines arztähnlichen Heilberufs erbracht werden, in der Regel von der Umsatzsteuer befreit. Dazu zählt die Physiotherapie. Entscheidend ist das therapeutische Ziel. Leistungen ohne diesen Bezug, etwa Wellnessmassagen oder allgemeine Fitnessangebote, sind meist steuerpflichtig. Auch der Verkauf von Produkten ist in der Regel steuerpflichtig. In der Kasse sollten die Leistungen deshalb in Gruppen mit der passenden steuerlichen Behandlung angelegt sein. Die Abgrenzung im Einzelfall klären Sie mit Ihrem Steuerbüro, denn sie hängt von der konkreten Leistung und ihrem Zweck ab.

Abrechnung mit Krankenkassen allgemein

Die Abrechnung der Heilmittel mit den gesetzlichen Krankenkassen erfolgt in der Regel elektronisch über die Praxissoftware oder über ein Abrechnungszentrum. Diese Abrechnung ist von der Ladenkasse getrennt. Für den Alltag ist es dennoch wichtig, dass beide Systeme zusammenpassen. Wird eine Behandlung in der Praxissoftware erfasst, sollte die zugehörige Zuzahlung ohne doppelte Eingabe in der Kasse landen. Fragen Sie den Kassenanbieter, ob eine Schnittstelle zu Ihrer Praxissoftware besteht oder ob sich die Kasse in die Terminplanung einbinden lässt.

Kartenzahlung und Tagesabschluss

Immer mehr Patienten möchten auch kleine Beträge wie eine Zuzahlung mit Karte oder Smartphone bezahlen. Ein Kartenterminal, das mit der Kasse verbunden ist, übernimmt den Betrag automatisch und vermeidet Tippfehler. Am Ende des Tages zeigt der Tagesabschluss, welche Beträge bar und welche unbar eingegangen sind. So lässt sich die Handkasse an der Rezeption sauber führen, auch wenn mehrere Mitarbeitende kassieren.

Gutscheine, Datenschutz und Pflichten

Gutscheine für Massagen oder Kurse sind ein beliebtes Geschenk. Weil steuerfreie und steuerpflichtige Leistungen nebeneinander stehen, ist die steuerliche Einordnung von Gutscheinen anspruchsvoll. Klären Sie das vorab mit dem Steuerbüro. Bei Patientendaten gilt besondere Vorsicht, denn Gesundheitsdaten sind nach der Datenschutz-Grundverordnung besonders geschützt. Speichern Sie in der Kasse nur, was für den Zahlungsvorgang nötig ist. Für die elektronische Kasse selbst gelten die allgemeinen Pflichten mit zertifizierter TSE, Belegausgabe, Meldung über ELSTER und Export der Daten im DSFinV-K-Format.

TSE und Kassensicherungsverordnung in der Physiotherapie

Für Physiotherapiepraxen gelten bei der Kasse dieselben Regeln wie für jeden anderen Betrieb. Die Kassensicherungsverordnung und Paragraf 146a AO verlangen seit dem 1. Januar 2020 für jede elektronische Kasse eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, unabhängig vom Umsatz. Das gilt auch dann, wenn ein großer Teil der Leistungen umsatzsteuerfrei ist. Jedem Patienten ist für eine Zahlung an der elektronischen Kasse ein Beleg auszugeben, gedruckt oder digital, eine Befreiung gibt es nur auf Antrag beim Finanzamt nach Paragraf 148 AO. Seit dem 1. Januar 2025 ist jede elektronische Kasse über ELSTER zu melden, neue Kassen innerhalb eines Monats nach Anschaffung. Bei einer unangekündigten Kassennachschau nach Paragraf 146b AO müssen die Kassendaten im DSFinV-K-Format exportiert werden können. Wer keine elektronische Kasse nutzt, führt eine offene Ladenkasse mit Kassenbuch. Welche Lösung für Ihre Praxis sinnvoll ist, klären Sie mit Ihrem Steuerbüro.

Vergleichen Sie die Anbieter oben anhand der Funktionsmatrix und der Szenarien und holen Sie über den Preisrechner passende Angebote für Ihre Praxis ein.