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In vielen Praxen fallen Barzahlungen an, etwa für Privatleistungen, Atteste oder Produkte. Sobald dafür eine elektronische Kasse genutzt wird, gelten dieselben Pflichten wie im Handel. Wir zeigen, worauf Praxen achten sollten, und vergleichen fünf Kassensysteme anhand belegter Angaben.
Die Reihenfolge ist alphabetisch und keine Wertung. Die Spalte zur Branche zeigt, ob der Anbieter Arztpraxen selbst als Zielgruppe nennt.
| Anbieter | Für Arztpraxen ausgewiesen | Einstieg laut Quelle | TSE |
|---|---|---|---|
| Lightspeed | nicht ausdrücklich genannt | 69 Euro im Monat im Jahresvertrag, Drittquelle | Cloud-TSE über fiskaly |
| ready2order | ja, ausdrücklich | 35,90 Euro im Monat plus TSE 15,90 Euro | Cloud-TSE als Zusatzpaket |
| REA Card | nicht ausdrücklich genannt | Kasse K21 ab 49,90 Euro im Monat bei 60 Monaten Miete, zuzüglich Software und TSE | getrennt bepreist |
| Smartkasse24 | ja, ausdrücklich | 39 Euro im Monat, Module 9 und 24 Euro | Cloud-TSE |
| Tillhub | nicht ausdrücklich genannt | POS Go ab 30 Euro im Monat inklusive TSE | Cloud-TSE über fiskaly |
Stand September 2026, Preise ohne Umsatzsteuer. Maßgeblich ist immer das konkrete Angebot.
Börsennotierter Anbieter aus Montreal mit getrennten Lösungen für Gastronomie und Handel. Stärken liegen bei mehreren Standorten, Warenwirtschaft und offener API. Eine ausdrückliche Branchenlösung für Arztpraxen nennt Lightspeed nicht.
Cloud-Kasse aus Wien mit vollständig veröffentlichter Preisliste. Läuft auf iOS, macOS, Android und Windows, dazu vier Eigengeräte. ready2order nennt Arztpraxen ausdrücklich als Zielgruppe.
Hersteller aus Mühltal mit eigener Fertigung in Deutschland. Terminal, Kasse, Software und Zahlungsabwicklung kommen aus einer Hand. Eine ausdrückliche Branchenlösung für Arztpraxen nennt REA Card nicht.
Cloud-Kasse aus Essen mit schlankem Basistarif und Schwerpunkt Gastronomie und Lieferdienst. Einrichtung, Schulung und Support sind im Preis enthalten. Smartkasse24 nennt Arztpraxen ausdrücklich als Zielgruppe.
Cloud-Kasse aus Berlin, seit 2022 Teil der Payment-Gruppe Unzer. Von der iPad-Kasse bis zum mobilen Kompaktgerät POS Go, auch für Filialnetze. Eine ausdrückliche Branchenlösung für Arztpraxen nennt Tillhub nicht.
Selbstzahlerleistungen, Atteste und Bescheinigungen als Artikel mit richtigem Steuersatz anlegen.
Belege auf Papier oder digital für jede Barzahlung.
Kartenzahlung am Empfang statt Bargeldkasse.
Möglichst wenig Patientendaten in der Kasse, Gesundheitsdaten bleiben in der Praxissoftware.
Pflegeprodukte oder Hilfsmittel getrennt vom Leistungsumsatz erfassen.
DATEV-Export für das Steuerbüro.
Heilbehandlungen sind nach Paragraf 4 Nummer 14 UStG in der Regel umsatzsteuerfrei. Leistungen ohne therapeutisches Ziel, etwa manche Schönheitsbehandlungen oder Produktverkäufe, können steuerpflichtig sein. Lassen Sie die Steuersätze in der Kasse mit Ihrem Steuerbüro festlegen.
Neben der Monatsgebühr zählen Hardware, TSE, Einrichtung, Laufzeit und Gebühren je Kartenzahlung. Wie das konkret aussieht, zeigt unser Ratgeber zu den Kosten.
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Ein Kassensystem für die Arztpraxis ist kein optionales Extra mehr, es ist eine gesetzliche Pflicht für alle Praxen, die Barzahlungen oder Kartenzahlungen außerhalb der GKV-Abrechnung entgegennehmen. Die gute Nachricht. Die modernen Systeme im Vergleich 2026 sind erschwinglich, schnell eingerichtet und erfüllen alle relevanten Anforderungen.
Unsere Empfehlungen zusammengefasst.
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Die Frage, ob eine Arztpraxis ein Kassensystem benötigt, wird häufig falsch beantwortet, und das kann teuer werden. Die verbreitete Annahme, dass nur Einzelhandel und Gastronomie kassenpflichtig sind, ist schlicht falsch. Sobald eine Praxis Einnahmen außerhalb der gesetzlichen Krankenversicherung in bar oder per Karte vereinnahmt, greift die KassenSichV (Kassensicherungsverordnung). Das betrifft.
Wer irrtümlicherweise davon ausgeht, dass ein einfaches Kassenbuch oder eine offene Handkasse ausreicht, riskiert im Rahmen einer Betriebsprüfung Nachzahlungen, Schätzungen und im schlimmsten Fall Bußgelder. Das Finanzamt kann bei Nichtkonformität die gesamte Buchführung anzweifeln. Weiterführende rechtliche Hinweise haben wir im Beitrag Kassensystem Pflicht zusammengefasst.
Die technische Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, ist seit 2020 für alle elektronischen Kassensysteme in Deutschland verpflichtend. Sie sorgt dafür, dass jeder Kassenvorgang unveränderlich digital signiert und gespeichert wird. Diese Signatur kann im Rahmen einer Steuerprüfung nachvollzogen werden und schützt gleichzeitig den Praxisinhaber vor dem Verdacht der Manipulation.
Für Arztpraxen bedeutet das konkret. Wer ein elektronisches Kassensystem einsetzt, muss sicherstellen, dass dieses TSE-zertifiziert ist. Alle fünf Systeme im Vergleich auf dieser Seite erfüllen diese Anforderung. Wichtig ist darüber hinaus die seit dem 1. Januar 2025 geltende Meldepflicht. Jede Kasse muss über das ELSTER-Portal beim zuständigen Finanzamt angemeldet werden, innerhalb eines Monats nach Inbetriebnahme. Die gesetzlichen Grundlagen und technischen Anforderungen sind in der Kassensicherungsverordnung beschrieben.
Wer unsicher ist, ob seine Praxis unter die Kassenpflicht fällt, sollte das Gespräch mit einem Steuerberater suchen. Die Grenzen können je nach Praxisform, Umsatzvolumen und Art der Einnahmen unterschiedlich zu bewerten sein.
Arztpraxen unterliegen besonders strengen Datenschutzanforderungen. Die Verarbeitung von Patientendaten, auch wenn es sich „nur“ um den Kassenvorgang handelt, ist an strenge Anforderungen der DSGVO geknüpft. Dabei ist zu unterscheiden. Ein Kassensystem verarbeitet in der Regel keine medizinischen Daten, sondern lediglich Zahlungsinformationen. Dennoch gelten folgende Grundsätze.
Bei anderen Anbietern im Vergleich sollte die DSGVO-Konformität vor Vertragsabschluss aktiv hinterfragt werden. Wenn Sie einen kurzen unabhängigen Einstieg suchen, besuchen Sie die Seite der Kassensystem-Experten für weiterführende Hilfestellungen und Orientierung.
Nicht jede Funktion, die ein modernes POS-System bietet, ist für eine Arztpraxis relevant. Aus der Praxis heraus haben sich folgende Kernfunktionen als unverzichtbar erwiesen.
Funktionen wie Tischverwaltung, Lieferdienst-Schnittstellen oder Restaurantpläne sind für eine Arztpraxis irrelevant, und sollten bei der Systemauswahl nicht als Entscheidungsfaktor zählen, auch wenn sie von manchen Anbietern als Paket mitgeliefert werden.
Wenn Sie die passende Lösung für Ihre Anforderungen suchen, ist ein strukturierter Vergleich sinnvoll. Starten Sie am besten mit unserem Kassensystem Vergleich, um die für Sie relevanten Kriterien gegenüberzustellen.
Individuelle Gesundheitsleistungen, kurz IGeL, sind ein zentrales Thema für viele Arztpraxen. Privatpatienten wie auch Kassenpatienten können IGeL-Leistungen in Anspruch nehmen, die sie selbst bezahlen. Korrekte Abrechnung bedeutet hier.
Ein gutes Kassensystem für Arztpraxen erlaubt es, Steuersätze je Artikel individuell zu hinterlegen. Da viele ärztliche Leistungen gemäß § 4 Nr. 14 UStG von der Umsatzsteuer befreit sind, aber beispielsweise der Verkauf von Produkten nicht, muss das System diese Unterscheidung sauber abbilden können.
Viele Praxisinhaber unterschätzen die Gesamtkosten eines Kassensystems. Die monatliche Software-Miete ist nur ein Teil der Rechnung. Folgende Kostenpunkte sollten in die Kalkulation einfließen.
Hardware-Abschreibung) eine realistische Zielgröße. Wer zusätzlich Kartenzahlung anbietet und dabei auf Transaktionsgebühren achtet, sollte das Volumen der Kartentransaktionen bei der Anbieterwahl berücksichtigen.
Ja, grundsätzlich gelten für Heilpraktiker dieselben steuerrechtlichen Anforderungen. Heilpraktiker erhalten keine Kassenzulassung, alle Leistungen werden privat abgerechnet. Wer Barzahlungen entgegennimmt, ist damit in vollem Umfang kassenpflichtig.
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die erweiterte Meldepflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme. Jede Kasse, die in einer Praxis eingesetzt wird, muss beim Finanzamt über ELSTER gemeldet werden. Für die Praxis bedeutet das.
Viele moderne Kassensysteme unterstützen diesen Prozess aktiv, indem sie die nötigen Daten automatisch bereitstellen oder Anleitungen zur Meldung liefern. Es empfiehlt sich, die Meldung zusammen mit dem Steuerberater durchzuführen, um Fehler zu vermeiden. Zusätzlich können Sie sich im Beitrag zur Kassenprüfung Finanzamt über mögliche Prüfabläufe und typische Fehlerquellen informieren.
Eine Pflicht zur elektronischen Kasse gibt es nicht. Wer Barzahlungen über eine elektronische Kasse erfasst, braucht aber eine zertifizierte TSE und muss die Kasse beim Finanzamt melden.
Heilbehandlungen sind in der Regel steuerfrei. Leistungen ohne therapeutisches Ziel oder Produktverkäufe können steuerpflichtig sein. Die genaue Einordnung sollte das Steuerbüro vornehmen.
Unter den verglichenen Anbietern nennen Smartkasse24 Arztpraxen und ready2order den Gesundheitsbereich ausdrücklich. Wichtig sind einfache Bedienung und wenig Patientendaten in der Kasse.
Nein. Die Abrechnung mit gesetzlichen Krankenkassen läuft über die Praxisverwaltungssoftware. Die Kasse erfasst nur direkte Zahlungen.
Kasse auf dem Tablet mit Ständer, Drucker und Kartenterminal.
Girocard, Kreditkarte und mobiles Bezahlen an der Kasse.
Belege und Küchenbons schnell und zuverlässig drucken.
Wer eine elektronische Kasse braucht und was dann gilt.
Wann ein Beleg ausgegeben werden muss.
So melden Sie Ihre Kasse beim Finanzamt.
Anbieter und Anforderungen im Branchenvergleich.
Anbieter und Anforderungen im Branchenvergleich.
Anbieter und Anforderungen im Branchenvergleich.
Die Angaben zu Anbietern beruhen auf Anbieterangaben und öffentlich zugänglichen Quellen, Stand September 2026. Die Reihenfolge ist alphabetisch, eine Nennung ist keine Empfehlung und bedeutet nicht, dass ein Anbieter Partner von Kassensystem Experten ist. Steuerliche Hinweise ersetzen keine Beratung.